101 学年度第1 次总务会议总务处与环安中心业务报告 - 网路系统组 .pdfVIP

101 學年度第 1 次總務會議 總務處與環安中心業務報告 102.05.31 一、101 學年度已完成之總務業務： 文書業務： 1.落實行政院「電子公文節能減紙推動方案」政策，積極進行本校「電子公文線上簽 核」專案，並貫徹節能減碳及精實要義，相關重要作業程序，擇要說明如下： (1) 101 年6月 11-13日進行「公文及檔案管理資訊系統驗證」。 (2) 101 年6月 28日至 7月 10日辦理自然人憑證申請收件及初審，並於 7月 24日辦 理發卡作業。 (3) 101 年7月 5日通過中華民國資訊軟體協會「公文及檔案管理資訊系統」驗證 (4) 101 年8月 13日及 9月 25日進行公文製作更新。 (5) 101 年8月 13日人事室、文書組業務討論會議。 (6) 101 年8月 23日由計通中心協助電子公文線上簽核系統災難復原演練。 (7) 101 年 9 月 17日電子公文線上簽核系統驗收前討論會議 (總務處、帝緯系統公 司 ) ，並於11月 29日辦理驗收。 (8) 101 年9月 19日及 102 年5月 15日分別辦理電子公文線上簽核系統教育訓練。 (9) 101 年9月 28日推動小組第 12 次會議。 (10) 102 年4 月 25日簽准同意電子公文線上簽核系統伺服器置放於計通中心機房， 免付主機代管服務管理費。 (11)持續進行系統修正 。 2. 為提升公文製作品質，102 年3月 27日與人事室合作辦理「公文寫作」研習課程， 並提供常犯錯誤供課程參考。 3. 為提升對公文格式應用認知，改正報部公文常犯缺失，特針對「函」與「書函」之 使用方式加強宣導。 4. 101 年4月至102 年5月間，陸續完成：20,173件收文；7,186件發文；3,370件（共 37,307頁）檔案掃描；29,324件檔案點收及立案編目；225,101件銷毀檔案目錄彙送； 509筆案卷目錄彙送； 48,300件檔案清查；255件機密檔案解密； 1,653頁永久檔案 修護； 45-81 年收發文簿修護；101 年度檔案機關內部檢調3,020件。 5. 完成修訂本校檔案分類及保存年限區分表，並經檔案管理局審核通過。 6. 持續進行「檔案文創設計」專案，並已完成「紀念梅貽琦校長檔案文創產品」如帆 布手提袋、帆布筆袋、資料夾、別針胸章及不鏽鋼隨手杯等，為本校首創檔案加值 產品。 出納業務： 1. 完成101 學年度下學期學雜費收費作業，銷帳總金額為272,820,970 元。 2. 完成 101 年全校個人綜合所得稅申報，申報總件數 18,696 件，申報所得總額計 2,777,397,582 元。 3.邀請國稅局新竹分局於 102 年4月 17日派員蒞校宣導 101 年度個人所得稅申報稅務 1 講習；另於 102 年5月 20日，派員至校設置臨時櫃台辦理個人綜合所得申報案件收 件服務。 4. 101 年度自行收納統一收據開立共計21,312張，金額共計 5,370,651,123 元。 5. 於102.4月配合清華會館短期住宿，實施預收訂金線上刷卡收費作業開立收據。 6. 於101 年11月 1日及 102 年5月 2日辦理對所存管之現金、票據、有價證券、自行 收納款項收據及其他保管品等定期盤點，並請會計單位監督盤點，盤點結果正確。 7.修改學生註冊繳費系統「大專教育學費資料轉出」作業；新增加含外籍生及增加居 留證號之檢查。 8. 為配合二代健保補充費薪資管理系統 , 新增「計算補充健保費」及「健保補充費刪 除」作業。修改「獎助學金轉入」作業，另增「獎助學金刪除」作業。 9. 為簡化全校各單位參與政府機構相關投標案，需檢附本校往來帳戶於投標截止日之 前半年內所出具之最近三年內無退票紀錄證明之申請，自 102.01.17起由出納組負責 每