二章秘书的素养.pptVIP

自测：自己是否适合当秘书？ 1.是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵？ 2.小时候，妈妈如果让你去打酱油，买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好的计划一下，再有条不紊地完成呢？ 3.当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又是星期一了”？ 4.当你考虑一个问题而没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向的角度加以考虑？ 5.小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家？ 6.你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？ 7.你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密吗？ 8.你是否从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢？ 9.你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情？ 10.上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？ 11.小时候你的朋友如果比你出色很多，你是否不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好？ 12. 当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你是否不会很在意？ 13.你是否从小就是个热心肠，喜欢到处张罗？ 14.你是否觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢？ 15.你是否从小就很细致，做事情一丝不苟？ 16.你是否喜欢比你强的人物在一起，并且还不觉得有压力？ 17.你是否很善于弥补别人或者事情的不足？ 18.是否你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子？ 19.是否你的口才不错？ 20.你是不是总在看有些什么事情需要做，不等人说，就主动完成？ 如果你具备其中的10条，你就是块当秘书的好材料了 美国前“全美秘书协会”对秘书职业的描述: 1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交官一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟谙各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当地金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种资料进行整理归类。 一、秘书的素质 1、身体素质 2、心理素质 3、思想素质 二、秘书的知识结构 相 关 知 识 基 础 知 识 专业知识 行业知识 能力等级 能力名称 具体内容 A基本能力 1日常事务管理能力 办公室环境管理、办公室效率和时间管理、印信管理、基本信息管理、接待、现代设备及技术的应用等。 2文书处理能力 各类文书的撰写和处理，信息保密等。 3信息管理能力 信息的获取、选择、预测、处理、运用和保密的能力等。 4会议管理与商务活动能力 会议与活动的筹备、期间的服务，会后的总结，相关材料的汇总，信息传达、事务催办和协调、宴请等 5体察判断与应变能力 察言观色、体察领导的心理，把握领导的意图，判断形势，随机应变等 6沟通与社交能力 沟通技艺的运用，社交礼仪的把握，相关禁忌的回避等 B高级能力 1辅助决策能力 知识、信息和经验的积累能力，方案制订，政策研究，提供建议的能力，工作的创新能力等 2项目管理能力 项目范围、时间成本、质量、人力资源和风险管理等 3知识管理能力 组织知识与个人知识的接受、积累、交流、分享、创新等 4人际协调能力 与领导的关系、与同事的关系、与下级的关系，组织内的协调能力 5公共关系能力 社交能力，危机应对能力，很强的应变的能力和谈判能力等 角色 角色要求和工作职责 应具备的能力 助手 负责处理日常事务、安排领导行程、传递信息、收集资料、组织活动等，以节省领导的时间和精力，使领导能集中精力思考重大问题 A1，A2，A3，A4，A5，A6，B1，B3 参谋 为领导有效决策提供直接及时的智能辅助，为领导出谋划策和拾遗补缺，拓展领导思维领域的创造性和创新性，主要是文字工作、信息工作、咨询服务性工作 A1，B1，B3 代理人 代表领导参加某些会议、出席某些活动、组织某些工作、处理某些综合协调或外部公关事宜等，能代表领导进行讲话、开展工作，需维护领导和组织的形象，又需按照领导意愿和指示行事。 A3，A5，A6，B4，B5 四、职业道德 职业道德：是从事一定职业的人们在职业劳动中必须遵循的行为规范的总称，是社会道德在职业活动中的具体表现。 　　 秘书人员的职业道德：秘书人员的职业道德是规定秘书人员在职业活动中的行为规范。 日本秘书的素质要求中包含以下职业道德要求：　　（1）富有奋发进取的职业精神。　　（2）创造性地完成工作任务。　　（3）对待机密能够守口如瓶。　　（4）对外接待做到热情诚实。　　（5）善于与领导融洽相处。　　 俄罗斯秘书的职业道德要求：　　（1）可靠，有效，责任心。　　（2）独立性和主动精神。　　（3）善于外交，严守机密。　　（4）准确严密。　　（5）忠诚于领导，忠诚于工作。 我国秘书职业道德的基本要求