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分析如何加强高校人事档案管理摘要:本文罗列出高校人事档案管理的几大主要的问题。并且提出几个解决问题的方法。 关键词:高校人事档案;管理 中图分类号:G647文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0175-02 由于高校领导人对人事档案的重要性还是有些不重视。所以高校人事档案管理,还是存在些许问题的。这些问题说大不大,说小不小。但是足以影响很多事情。所以我们必须加强高校人事档案管理。首先让我们来看下几大主要问题。 一、高校人事档案管理的几大主要问题 (一)管理理念滞后,管理制度不完善。高校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足,没有把这项工作列入议事日程,人、财、物的投入不足,对人事档案工作重视不够,“重藏轻用”现象比较普遍。较长时间以来,不少高校领导对人事档案工作缺少重要性的认识;立卷不够规范,案卷质量不高,档案材料内容填写前后不一,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。档案材料短缺。 (二)人事档案内容失真。现有的档案材料中内容的真实性不高。材料归类不准确。有的档案中材料内容前后不符,如时间方面,出生年月公历、农历填写随意,且没有说明;参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月,每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名,也不加以说明,这给材料的归档造成麻烦,尤其是一些比较常用的名字。更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核材料大多只有优点、没有缺点,只有成绩、没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么写,而与自己关系不大的则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关,及时地发现问题,解决问题,而是任其一错再错,致使人事档案不能如实反映本人的真实情况,给档案的利用带来困难。 (三)人事档案材料不全。究其原因有两方面:一方面,干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了,自己近年来也没有太大的变化,不填也罢。有的人在填写表格时能省则省,履历表中学习简历从高中或大学开始填,家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,他们就放在自己身边,认为这样更安全,用起来也方便。另一方面,分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些高校分管人事档案工作的人员并非专职人员,往往是身兼数职,于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时归档,导致个人档案中材料内容不全,更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中,因而造成高校干部人事档案材料的缺失。 二、加强高校人事档案管理的方法 (一)提高高校档案管理人员素质。人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质显得尤为重要。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。对人事档案收集材料要“求全”、“求细”、“求准”、“求美”、“求严”,加强人事档案的动态管理,变被动方式为主动方式。才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别档案材料的真伪,才能按照要求将档案材料及时归档、整理成册,才将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高。通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。 (二)完善高校人事档案管理制度。人员是基础,制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作,必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度办事,以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度,使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立高校人事档案材料收集网络,明确收集的范围和要求,让制度使人事档案内容充实,更全面地反映一个人的情况;遵循《鉴别归档制度》,明确鉴别的内容和归档的要求,对材料进行有效的鉴别,及时存真去假、查漏补缺;遵循《保管保密制度》,采取切实有效的措施,减少人为因素的破坏,保障人事档案的安全,延长使用寿命;遵循《查制度》,明确人事档案利用的方式和方法,以保证人事档案的安全性和真