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电子档案管理中问题及其解决对策探究摘要：我国的发展已经步入信息时代，所以随着信息数字化的快速发展，档案管理也逐步实现现代化管理，电子档案成为了档案管理的重要形式。电子档案管理是社会进步的产物，但是电子档案出现和发展时间短，出现了较多的问题，比如说信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、网络病毒的威胁等等，所以我国面临一个重要课题――对电子档案的科学管理。本文从分析电子档案管理中出现的问题入手，进一步研究解决这些问题的对策，希望本文能够为电子档案的科学化管理做出贡献，使电子档案管理步入成熟发展、科学发展、规范发展的轨道。 关键词：电子档案；管理；问题；解决对策 中图分类号：G642文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2011）07-0-01 一、电子档案管理中出现的问题 1.电子档案管理中的接收格式不一致，导致电子档案难于统一化管理。由于各单位形成档案和处理档案的方法格式不一致，且各地区之间、单位之间使用不统一的软件，所以同一项目所形成的电子档案格式也就不一样，这样增加了电子档案统一化管理的难度。 2.电子档案的管理存在缺乏原始性、真实性和完整性。电子档案的内容与形式是相对独立的，内容没有固定形式并且变化大，档案管理部门对其进行检验时，很难判断电子档案的原始性、真实性和完整性。这样使得电子档案信息内容的错误率远高于传统档案容易被复制，甚至被篡改后不留任何痕迹。电子文件是处于流动状态，储存方式多样，所以容易造成信息的缺损，导致电子档案的不完整。 3.档案管理的标准化进展缓慢，并且计算机技术尚未大规模应用于档案管理，制约了电子档案文件的整理与归档。档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础，但是各单位、各地区没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，制定了不同的实施方法，使得档案管理工作的标准化、规范化难以实现。并且很多电子档案的管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能熟练的使用电子档案软件，所以不能充分发挥电子档案管理的便利作用，从而制约了电子档案文件的整理和归档。 4.电子档案信息安全问题亟待解决。由于我国已经步入了全球化、信息化和网络化的时代，换句话说就是我们使用了全球性、开放性、共享性、动态性发展因特网，电子政务系统的政府公文通过因特网发布和流转，所以电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，甚至电子档案在发送、接收、保管、归档时会面临病毒的入侵，对黑客高手防不胜防，使电子档案信息的安全存在严重的威胁。 二、针对电子档案管理中出现的问题提出解决对策 1.建立电子档案管理中统一的接收数据格式，推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板，采用通用、统一的文件格式，形成统一的接收数据格式，并推广应用到各个单位和各个地区，从而保证电子档案管理建立的统一性，减小电子档案统一化管理的难度，保证电子档案的长期可读。 2.采用有关的技术措施，保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性，提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有：使用背景信息和元数据，作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据；使用签署技术，如光笔签名、数字签名；实行消息认证和身份验证，存储该用户的相关资料，在使用时必须进行认证；推行一种访问控制技术――防火墙技术，在本机构和其它系统网络之间设置障碍，防止非法访问，盗窃机要信息和专利信息；使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性，增加人们对于电子档案的信任，使其能够为更多的人、更多的单位有效利用，并且放心使用。 3.加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才，并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习，使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强，为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训，增强他们的档案管理专业知识，提高他们的素质，同时让他们与时俱进，熟悉和使用计算机进行档案管理操作，做到档案管理现代化。 4.建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范，使各单位、各地区统一使用，推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改或者丢失，所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定，使人们能够自觉地遵守这些规定，建立健全相关的法律法规和管理制度，者有利于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全性。同时在各地区、各单位，电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来，