专题4 事务管理之办公环境.ppt

专题三 事务管理 办公环境 挑错办公环境案例 一、办公环境布置原则： 1）有利于沟通 2）便于监督 3）协调、舒适 二、办公室布置基本要求： 1)尽量采用一间大办公室，布置成开放式的办公环境 2）办公桌椅统一颜色、款式、规格 3）办公设备统一 4）接待区安排在部门入口处，尽可能使来客不干扰其他人工作 5）传真机、复印机等办公设备统一放在一个区域 6）办公桌间预留有足够空间， 7）主管位置位于员工座位之后，使主管可观察到其他员工的工作状态 8）自然光来自桌子的左上方或斜后上方，职员勿面对窗户、太靠近热源或坐在通风口上。 9）有足够的电源插座，供办公之用 10）保证常用的资料文件档案放在伸手可及的地方，便于查找 办公室布置的基本要求 11）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。 12）办公桌排列按照直线对称原则和工作程序的顺序。避免倒退、交叉与不必要的文书移动 13）同室工作人员朝面门的同一方向，避免面面相对，互相干扰 13）办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。 14）在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。 15）办公桌和办公区域要保持清洁。 常见的有碍健康和安全的隐患 思考：后面两张表格用途上有何不同。 隐患记录及处理表 设备故障请修单 思考：开放式办公室的特点 开放式办公室的特点 封闭式办公室的特点 思考 封闭式办公室和开放式办公室的优缺点 封闭式办公室和开放式办公室的优缺点 谢　谢 * * * 课程内容 1、办公室布置的基本要求和原则 2、办公室环境的维护与管理？ 3、开放式与封闭式办公环境 轻松一刻 挑错办公环境案例 三、影响办公室氛围的要素 色彩 光线 空气 温度 湿度 噪音 色彩和光线环境： 色调原则：淡雅、柔和、单纯 地面：耐脏、稍深的颜色 天花板：白色 办公桌：灰色、咖啡色、纯木色 窗帘：单色 摆放适当的绿色植物、挂画 光线：自然光线和人工光线 空气环境： 空气原则：清新、怡人， 温度：最好不低于16度，20~25度最佳 相对湿度：40%~60% 经常开窗通风透气 听觉环境排毒： 选用吸音、隔音材料； 临街的窗户可以使用中空玻璃 对容易发出噪音的办公用具放置软垫； 办公室内辅设地毯 秘书应尽可能地减少人为产生的噪音 四、如何进行办公室的安全检查 　1. 地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门；　　2. 室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼；　　3. 办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作；　　4. 办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露；　　5. 工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品；　　6. 工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上；　　7. 火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。 购买灭火器 清理 购买安装窗帘 采取的措施 4-15 4-15 4－15 完成时间 生产部李经理 火灾 灭火器损坏 库房 4月1日 3 行政部王经理 行走安全 堆放纸箱，挡道 楼梯口 4月1日 2 总经理秘书钟苗 有损眼睛 没窗帘 靠窗电脑屏幕耀眼 办公室 4月1日 1 完成结果 处理人 隐患 危害 及后果 造成隐患原因 发现的隐患 地点 时间 序号 完成维修时间 预约维修时间 维修负责人 维修要求 故障原因 设备名称 发现人 时间 五、选择合适的办公模式 封闭式与开方式办公环境 1、不设个人专用办公室 2、组合工作间的材料丰富多彩 3、工作人员的地位级别是凭借所承担的任务来确定位置 按照办公职能设置分隔成的若干个相对独立办公室的做法。带有独立的门、窗，每个房间有一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备 封闭式办公室和开放式办公室有什么优缺点？ 开放式办公室： 优点：1、灵活应变，工作位置能随需要移动 2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纲更多的员工； 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察 5、容易集中化服务和共享办公设备 缺点：1、难保机密 2、难集中注意力，员工容易受电话、人们走动干扰 3、房间易有噪音，易影响他人； 4、员工难于找到属于自己的私人空间 封闭式办公室： 优点：1、比较安全，可以锁门 2、易于保证工作的机密 3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作 4、易于保证隐私，明确办公空间由自己使用 缺点： 1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多，并要装修 2、难于监督工作人员的活动 3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独