行政管理制度(20150306).docVIP

佳鑫集团行政管理制度 总则 目的 为适应公司集团化发展，根据集团及旗下各公司业务发展和经营管理需要，确保各项行政管理工作规范化、科学化、制度化，提高工作质量和办公效率，树立良好的形象，特制定本制度。 范围 行政管理范围包括各公司的办公室日常管理、会议管理、印章管理、证照管理、公文管理、办公用品管理、车辆管理等，集团及旗下各公司全体员工须遵照执行。 职责 集团行政部负责本制度的编制、宣贯、执行、监督、处罚和归口管理等工作。 各公司总负责本制度在各公司的实施管理工作。 各公司的行政专员负责本制度在各公司的执行工作。 办公室日常管理规定 文明、整洁的办公环境和良好的办公秩序，有助于提高工作质量和办公效率，树立良好的形象，为明确办公室日常管理工作，特制定本规定。 办公环境 整理：全体员工每天必须整理扔掉废弃物。 将不再使用的文件资料或破旧书籍等按要求进行销毁废弃； 将不经常使用的文件资料进行分类编号，整齐存放于文件柜中； 将经常使用的文件资料进行分类整理，整齐放于办公桌抽屉； 将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类，整齐放于办公桌面，做到需要的文件资料能快速找到； 个人用品等存放于不影响办公室形象及办公的地方； 柜顶、长椅上、沙发上、窗台上禁止摆放任何物品。 整顿：全体员工的办公用品等必须整顿摆放整齐，能迅速取出、能立即使用、处于节约的状态，以确保在三十秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零。 办公桌、椅、柜、饮水机、打印机、报架等物品放置要规划有序，布局美观； 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、茶杯等物品，要求放置整齐有序； 办公桌挡板、办公椅上禁止搭挂任何物品； 笔、墨、橡皮、尺子等办公用品整齐放于桌面一侧或抽屉中； 办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置； 报纸、杂志等阅读资料看完后要收起，需要存放的整齐存放于文件柜内或报架上； 办公室内电器线路走向规范、布局设置美观、不凌乱。 清扫：清扫、打扫干净环境。全体员工须将各自的岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。 办公室门窗要里外清洁、门框上无灰尘，地面及四周踢脚干净，要显露本色，无灰尘、污迹； 室内墙壁及天花板每周清扫一次，做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网，墙上不乱贴、乱画、乱挂、乱钉； 窗玻璃干净透明，无水迹、雨迹、污迹，窗框洁净无污迹，窗台无杂物、无灰尘，不挂贴报纸等，窗帘整齐洁净、无灰尘，悬挂整齐； 灯具等电器表面洁净，无灰尘，各种电器开关、线路无灰尘，无安全隐患； 文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹，柜内各种资料、票据分类整齐存放，并根据资料内容统一标识； 办公桌面、沙发等办公家具应保持清洁、无灰尘、无污迹； 电话要擦拭干净，整齐放于办公桌面，电话线要整齐有序，不凌乱； 垃圾桶要及时清倒，不能超过3/4，门后禁止存放垃圾，清洁用具整齐放于卫生间内，抹布等不能乱挂乱放。 清洁：全体员工须将整理、整顿、清扫进行到底，持之以恒，并且制度化，有关管理公开化、透明化。 每天上班前对自己的卫生区进行清扫，上班时随时保持清洁，自我检查，对发现的不符合项随时整改； 下班前整理好当天的资料、文件、票据，分类归档；下班后整理办公桌上的物品，放置整齐，整理好个人物品，有序存放。 办公纪律 素养：全体员工需保持良好的精神面貌，以优良的素养投入工作。 上班时间穿戴整洁，仪容整齐大方； 言谈举止文明有礼，对人热情大方，不大声喧哗； 工作时精神饱满，乐于助人； 工作安排科学有序，时间观念强。 纪律：全体员工需遵守办公纪律，不得做与工作无关的事情。 不聚众聊天，不因私会客； 私人电话务必简短； 办公区域严禁吸烟； 保存好各种文件、资料，不得对外泄露； 爱护公物，发现损坏应及时向行政部门报修，因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿； 个人负责的公文、印章、票据、现金及贵重物品等须及时锁入保险柜或抽屉内； 最后离开办公室者须关灯、关窗、锁门后方可离开。 办公电脑 爱护电脑，发现故障应及时向行政部门报修，以免影响工作。 输入电脑的信息属公司机密，未经批准不得向任何人提供、泄露 必须按照要求和规定，科学采集、输入、输出信息，为公司领导和有关部门的决策提供信息资料 信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效 严禁用于私人事项或从事娱乐活动、玩游戏、看视频、放音乐等 下班或离开办公室30分钟以上者，须关闭不使用的电脑、打印机等耗电设备。 会议管理规定 规范的会议管理制度，合理的安排各项会议，有助于提高公司行政及业务管理效能，为明确会议管理工作，特制定本规定。 集团司务会 集团司务会是集团公司仅次于董事会的高层议事会议，分析研究集团公司长期发展战略和重大业务决策，审定各公司发展战略和重大业务决策，传达通报董事会的重要决定和集团的经营管理、效益情况