信息大楼会议室使用管理规定（试行）.PDFVIP

信息大楼会议室使用管理规定(试行) 信息大楼会议室使用管理规定(试行) （经 2006 年 9 月 22 日信息大楼管委会工作会议通过） 一、 总则 第一条 为加强信息科学技术大楼( 以下称：信息大楼)会议室的管理，合理有效的使用信息 大楼公共会议室资源，特制定本规定。 第二条 信息大楼会议室为信息学院内各单位科研活动、重大外事活动提供场所，可用于楼 内各单位内部学术交流、国际学术交流会议、参观接待等活动。不得用于培训、 联谊等与科研工作无关的活动。 二、 职责 第三条 信息大楼管委会负责信息大楼会议室使用管理的重大决策，信息大楼管理小组作为 管理部门履行日常监督、管理职责，信息大楼物业管理公司负责提供会议相关服 务。 第四条 会议室配置的设备由信息大楼物业管理公司负责维护和保养，须定期检查并做好记 录，如有损坏要及时明确责任。 第五条 物业管理公司负责公用会议室的及时清扫和服务供应，做到会议室干净整洁，桌椅 排放整齐，并按会议需要提供许可范围内的服务。 三、 会议室使用细则 第六条 信息大楼公共会议室采用网上预定登记为主、电话预定为辅的方式，可预定未来一 月内的会议室资源，需提前预定的到物业管理公司备案。 第七条 会议室预定帐号的申请 (一) 使用会议室网上预定功能须通过清华信息国家实验室－信研院联合办公 室（以下简称联合办公室）申请网上会议室预定账号并备案； (二) 清华信息国家实验室和信研院按直属单位、信息学院及其所属院、系、所 按单位在联合办公室申请，签订《信息大楼会议室使用协议》。在大楼内工作的教 师、教授可以申请免费会议室的帐号并签订协议备案，但需经其直属单位负责人批 准。 第八条 会议预定账号的使用 (一) 会议预定的入口链接在清华信息国家实验室（ ）及 第 1 页 共 3 页 信息大楼会议室使用管理规定(试行) 信研院网站（ ）首页。 (二) 使用会议室须在网上办理预订登记，如实填写会议信息（包括会议时间、 会议主题、人数、需用设备等）。 (三) 免费会议室可直接预定；收费会议室的预定须经联合办公室审批。各种会 议室的预定，最终需经物业管理公司服务人员确认。 (四) 会议室使用单位应按需预定，会议室预定后需取消的，应及时取消预定， 释放会议室资源，不得无故占用会议室资源，避免浪费人力、物力投入。 (五) 会议室使用完毕后，由会议服务人员验收设备及设施情况，并填写会议情 况评价，会议室使用单位有义务保证设备的完好。 (六) 各使用单位应对会议室预定帐号要妥善管理，因管理不善，密码泄露引发 的一切相关责任由帐号所有者自负。 四、 费用结算 第九条 会议室费用按月结算，即本月结算上月会议室使用费用，超过一月未结清费用的帐 号，会议预定系统将限制该帐号的预定权限。 第十条 会议室使用费用在信息大楼联合办公室财务助理处缴纳。 第十一条 缴费信息及账号相关信息可自行在网上查询，撤销、停用账号须结清费用后，向管 理员重新提出书面申请。