团队出团操作流程指引.doc

营销总部团体销售中心 销售人员团队操作流程指引 第一步：充分准备 第二步：接收包团信息 第三步：销售跟进 第四步：团队成行相关操作 第五步：团队结算及客户维系 备注1： 销售员登陆B2B，点击“询价管理（销售）”版块，完整填写《询价单》。 备注2： （1）销售员口头与客户沟通好合同与行程安排等相关内容后，须认真详实填写《信息表》（为合同与交接信息，表格以“信息表+订单号+销售员名”命名），连同行程发给“行”；“行”审核后根据销售员提供的相关信息制作《合同》，经市场部确认后，“行”将盖好公章的《合同》与行程给回销售员，销售员再与客户签订；《合同》签订好后连同行程再交回给“行”（《合同》须在“行”发出后的三个工作日内交回，最迟在团队出发前一天交回，如逾期须提交书面报告）。（2）大型或特殊团队，如果《合同》无法盖章或不能及时签订，但团队操作需要客户的相关确认，应填写《客户信息表》，操作模式同上。（3）在《合同》签订前，如需签订相关确认函，如：机票、酒店等，应填写《确认函需求表》，操作模式同上。（4）如有部分内容不宜在合同上出现的，如备用金与代垫金等，须填写《补充协议需求表》，操作模式同上。（5）如在“行”做好《合同》后出现变更，应重新填写《信息表》（用红色字体标注更改部分），发给“行”操作。（6）单订车、酒店、机票，应填写对应的需求表，操作模式同上。（7）如团队特殊，销售员可提前发送“团队操作细节要求”给“行”，由“行”一并发给市场部。 备注3： （1）国内团队如需领取雨伞、气枕等小礼品，由销售人员填写礼品领取单（黑单）到“行”签批，后凭黑单到市场推广部敏姐处领取礼品；如需领取旅行包，到一楼团队服务部樊慰处填写团队相关信息后领取。出境团队如需领取旅行包，到计调处打印客户名单后由计调签名，后到一楼团队服务部光哥处领取；如需领取转换器等小礼品，找计调办理即可。如遇紧急团队，可到行政部领取相关物品。（2）如政府机关、大型企业团队需要订做小册子、小折页、房卡、行李牌等，由销售员填写《工作联系书》并提供行程景点等资料电子版给“行”，由“行”负责跟进后续事宜。 备注4： （1）客户如要求购买旅游意外保险，销售员须在团队出发前至少一天，发客户证件号码到“行”（表格以“人寿/美亚+订单号+销售员名+天数”命名）。（2）国内团队由“行”审核该笔保险费用是否已在《信息表》上注明，统一开具我司发票，如客户要求单独开具保险发票，则需在我司开具的发票中剔除保险费用；出境团队用现金（可自行收取）、支票/汇款（单独保险金额），开具保险公司发票。 备注5： （1）制作《出团通知书》，与客户再次确认出团集中时间与地点，并告知导游的联系方式给客户，同时与导游做好细节交接工作。（2）对大客户、VIP客户，销售员应酌情前往送机/火车。重要团队、一级接待团队需上报主管领导，由其请示公司领导是否送机/火车。 备注6： （1）在客户签订好《合同》后，如团队发生变更，销售员应及时填写《变更单》发给“行”（须详细列明变更内容与收支变化，表格以“变更+订单号+销售员名”命名），“行”审核后发给市场部。（2）团队出发前，如增加备用金、代垫金等，“行”将根据变更内容制作补充协议，交由销售员与客户签订，确认回收后，“行”再发《变更单》给市场部。（3）如变更发生在节假日，销售员须以短信形式告知计调，并后补变更单。特殊情况可作特殊处理。（4）在团队行进过程中，如取消景点参观、未吃团餐等而使团费减少的，客户如已交齐团款且有地接社的团队由地接社垫付退款；如在当地因增加餐费、门票等而使团费增加的，原则上由客户现付解决。如遇公务团队或单位包团，有地接社的由地接代垫，无地接社的由导游代垫或客户自付，导游人员填写书面确认函给客户签名确认；如在组团社（即我司）发生机票变更、房费变更而使团费增加的，由销售员告知导游人员填写书面确认函给客户签名确认，待团队结束后再与客户结算。（5）特殊情况，报相关领导审批。 备注7： （1）团队如有变更（以《合同》约定为准），经与计调沟通后，由计调按照《合同》与变更单内容制作《结算函》（列明详细的团队应收费用），“行”根据《结算函》做好《费用确认函》后盖章并交销售员与客户确认，客户确认后销售员须交回给“行”（《费用确认函》须在“行”发出之后三个工作日内交回）。（2）后续收款与退款工作由“行”负责跟进，而销售员也应提供相关协助。 备注： 合同盖章问题 除已报备的政府单位及某些特殊企事业单位外，合同均须盖章。 如客户无法在正式合同或后续相关确认函上盖章，可先签订《初步合作意向书》或《介绍信》（须盖章），确认相关事宜。 如客户确定无法盖章，须事先在《信息表》上注明缘由，并由中心领导审批。 如客户最终未盖章，销售员又未事先报备的，该团不予操作。 客户授信额度 团费总额 团队出发前须支