袁嘉萍PPT-7天.ppt

秘书怎样提高办事效率? 06法律文秘 袁嘉萍 由以上报道，同学们想到了什么？ 思考: 随着生产力的发展,人们生活节奏加快,工作效率的高低成了人们衡量工作的重要指标.尤其对于从事秘书工作的人们来说,经常处理些零碎的事物,更要求有高效率,否则工作就会变得一塌糊涂. 有些人经常抱怨：同样一件工作,为什么你要一天才能完成而别人只需要半天甚至一个小时就能完成呢? 为什么有时候你感觉自己在天天忙碌,而似乎没有任何成果,工作总是裹足不前呢? 在工作中,这些问题也许总是困扰着你,而且久而久之如果总是效率低下还会影响到自己的前途. 所以,提高7天快捷酒店如家工作效率是一个刻不容缓的问题,特别是从事秘书工作人们更是如此.那么秘书该怎么提高办事效率呢?  秘书要提高办事效率,首先应明确秘书人员的专业能力有哪些,从培养专业能力着手 较高的文字水平秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。 较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作 .  广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。 秘书提高工作效率小提示 ?熟悉办事渠道：秘书人员必须知晓办理某项事务的渠道和途径，才能及时、准确、妥善地处理各种事务。 掌握办事程序：遵循既定程序办事，可以少走弯路，提高效率。 提高交往能力：办理事务的过程，其实也是与人交往的过程，秘书要了解人事关系，长于待人接物，善用交谈艺术，以有效地建立和处理各种复杂的人际关系，提高办事效能。 ??善于应变和变通：要具备较强的应变能力，能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对于突发事件，更要机敏应对。要具备较强的变通能力，不墨守成规，不死套框框，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动地处理事务。 建立工作列表随时记下要做的工作，所有事情一目了然 ,注意区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。 设置并重视完成期限，就像对自己的承诺。 具体明确，如果太大就分解成简单的工作.这一方法比较容易，大多数人都可以使用. 作用： 既减少记忆，又避免遗忘。 能快速着手工作.有效利用琐碎时间。 利用日程安排 当工作列表上的工作很多，让你感到烦乱的时候，就要考虑使用日程安排了。 日程安排与工作列表7天快捷酒店如家的不同在于，工作列表只是说明要做什么，而日程还确定了按什么顺序去做，什么时间去做。养成制定日程的习惯有些难度。  我们可以先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等。 逐渐培养日程安排能力，根据个人习惯，将事务安排在合适的时间.不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。 相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。 特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。  演说完毕,谢谢大家! 祝各位学习工作步步高升! * * 让我们先看一则新闻报道 来源： 北京人才市场报 日期： 2007-06-06 据北京市速记协会最新一份数据显示，截至目前，全国从事速录行业的人员超过10万人，这个新兴行业以其独特的形式创造出了一批新职业人——速录秘书。目前，银行、房地产、文化、金融、法律、IT、电子、医院、咨询等行业已开始引入这类新兴人才，并允以高薪。 我国经济目前正处于高速发展时期，国内企业如何在竞争中赢得先机，效率是关键。因此，“效率”一词已成为很多企业的“关键词”，像SOHO中国、今典集团、中铁快运等国内知名企业为了把内部每次会议的精华记录下来，都不惜花“高价”招聘亚伟速录的秘书。 据透露，想要成为一名合格的速录秘书，