品质系统稽核技巧.pptVIP

品質系統稽核實務與技巧 Agenda 稽核的目的及稽核的形式 稽核員與稽核小組 稽核的方法與技巧 稽核結果與追蹤 ? 稽核目的﹕ ? 對品質系統符合要求之程度作出判斷 ? 評估管理系統符合法令要求之能力 ? 評估管理系統符合規定目標之實施有效性 ? 鑒別管理系統有改善空間之區域 ?稽核員的職責 稽核員﹕ ? 執行分派的稽核項目 ? 協助作成稽核結論 ? 協助完成稽核報告 ? 協助解決稽核中的問題 ? 稽核前准備﹕ ? 決定稽核范圍 ? 准備稽核計划 ? 稽核小組指派 ? 閱覽相關背景資料 ? 准備工作文件﹐如行業指引﹑查核表﹑記錄表等 ? 稽核計划(Audit Program) ? 稽核日期 ? 稽核標准 ? 稽核范圍 ? 稽核小組成員名單 ? 各部門稽核時程及相對應稽核項目 ? 啟始及總結會議時程 ? 每日稽核發現檢討會議及不符合事項 ? 報告會議時程 稽核查核表(Checklist) 內容﹕ ? 考慮相關標准﹑法規﹑程序流程 好處﹕ ? 确保重點不會遺漏 ? 作為稽核依據 注意事項﹕ ? 作為輔助性引導稽核之工具﹐但不 被它限制 ?稽核手法﹕? 縱向稽核﹕ ? 路徑稽核 ? 選擇一項產品相關流程﹐查証相關系統條文要求是否确實執行? 橫向稽核﹕ ? 部門稽核 ? 依各部門權責﹐查証相關系統條文是否确實執行 ?稽核技巧﹕ 停--看--听 ? 詢問 -- 開放性問題 ? 觀察 -- 察其反應 ? 查核 -- 執行程序与記錄 ? 記錄 -- 查証証据 ?記錄查証﹕ ? 隨机抽樣 ? 查証最近--三年的記錄 ? 記錄保存情況 ? 其它相關記錄﹕內/外部稽核記錄 ?人員訪談 ? 訪談人數? ? 以方便方式抽樣 ? 隨机抽樣 ? 所有區域﹑部門 ? 所有作業班 ? 問話型態 ? 開放式 (open-ended) ? 易了解 ? 避免錯誤引導或高陷阱 ?人員訪談技巧 ? 解釋訪談的目的 ? 用不同方式詢問使對方了解問題 ? 必要時暫時休息以舒緩壓力 ? 先訪談領班 ? 訪談后表示感謝 ?開放性問題 ? How/What/When/Who/Why ? ? 配合适切地封閉性問題 (Yes/No) ? 得到更多的訊息 ? 避免被稽核者有被審問的感受 發現問題時﹕ ? 勿批評,勿使領班失面子 ? 勿停止工作,進一步調查 ? 記錄細節,保持客觀 ? 有不符合事項須堅持 ? 勿煩燥,勿偏袒 ? 自我判斷 ? 有效管理時間 ? 正向態度 ?稽核發現(Audit findings) ? 當場澄清确認并由引導人員見証 ? 記錄細節 ? 取得被稽核者認同 ? 顧及現場主管面子 總結會議 ? 報告被稽單位的优點 ? 報告稽核整体發現并說明各類不符合事項 ? 說明稽核中是抽樣結果 ? 申明改善措施允許期限  ?避免爭議 ? 充分証据 ? 解釋不符合事項對公司的不利影響 ? 避免個人主觀意見 ? 不要吹毛求疵 ? 避免陷入情緒化爭辨 ?總結 -- 關鍵問題 ? 是否以客戶需求的鑒別与評估作為依据? ? 是否程序囊括所有標准的條款規定? ? 系統的實施是否一致﹑有規划? ? 是否訂定量化目標﹐以為績效管理及持 續改善之衡量依据﹐并符合要求? 稽核報告內容 ? 稽核結果整体概述 ? 主要优點(努力成果) ? 關鍵建議事項 ? 不符合事項完整報告 ? 參考記錄或文件作為附件 ?稽核后改善及追蹤 ? 矯正措施 ? 分析問題原因 ? 建議矯正行動 ? 追蹤稽核(如果有必要) ? 确認矯正行動 ? 确認完成狀況,標准化 THE END * * 報告人:劉艷麗 Date: 2005 年12月15日 Ver:X01 稽核的目的及稽核的形式 ? 稽核的形式﹕ ? 內部稽核:稽核者來自組織內部(第一方稽核)  ? 外部稽核:稽核者來自組織外部(第二方稽核,如客戶稽核;第三方稽核,如認証公司,商檢局公正机构等) 稽核的目的及稽核的形式 稽核的目的及稽核的形式 供應商協力厂 認証單位 如﹕商檢局 ﹔ BSI﹔DNVI﹔TUN等 公司/工厂本身 主要客戶 第三方 認証 (稽核) 第一方認証 ( 稽核 ) ( 內部稽核 ) 公証單位 第 三 方 認 証 ( 稽 核 ) 第二方認証 (稽核) 第 二 方 認 証 ( 稽 核 ) ( 外 部 稽 / 評 估 ) ? 稽核員特質 ? 客觀 ? 專業 ? 經驗 ? 思想開通 ? 有效聆