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医学探究所照片档案管理1 医院照片档案的功能 医院照片档案作为特殊载体，已经成为档案大家族中一个不可缺少的门类。它与文字档案一样，是档案的重要组成部分。照片档案不仅具有查考价值，而且与文字档案相比，具有形象、直观的特点，具有更强的感染力和说服力。常常能起到“一图抵千字”的效果。随着现代社会文明程度的不断提高，医院照片档案的利用率也在大幅度提高，其利用价值得到充分的体现。因此，它得到了人们普遍的重视和广泛的利用。 加强医院照片档案的规范化管理十分重要。首先，应提高这项工作的认识。使档案部门的各级领导真正认识和重视照片档案，真正提高档案管理水平。同时，要加强横向交流和学习，特别是同医院图书馆、医院宣传部门的交流，借鉴其工作经验，完善照片档案的规范化管理，使医院照片档案管理逐步走上法制化轨道。 2加强收集工作 照片档案的收集应注意以下几个方面内容：一是反应本单位主要职能活动和工作成果的照片，如代表不同历史时期反映各项工作现状和成就的照片。二是反映本单位领导和著名人物参与有关重大公务活动的照片。三是反映本单位组织或参加的重要外事活动的照片。对此，我们一方面对“办理完毕”的照片随时追踪收集，一方面对过去散存于医院宣传部门及个人手中的照片进行集中收集。在收集过程中严把质量关，既要注意照片内容的真实，又要注意照片技术和载体情况，要求照片档案所提示的人物、事件、环境都应该是具体和真实的，而且底片、照片、文字说明同时收集，有毛病的底片处理后再存档。几年来，经过档案人员的辛勤劳动及有关科室的大力协助，目前我所已保存各类照片500余张，主要内容有：(1)代表研究所集体及个人荣誉的奖状、锦旗、镜匾、证书及领导人、知名人士的题词、题字等照片。(2)研究所大型医疗设备购入、安装调试，新技术新实验方法的讲解及应用，科研课题的研究、成果鉴定，聘请专家来所讲学、指导工作等情况的照片。(3)研究所发展建设中重大事件，如各次重要会议，临床实验室室间质评活动，重要领导来所检查指导工作、兄弟单位来所参观学习，本所职工参加院、所和上级单位组织的各种竞赛活动及文体娱乐活动等。(4)研究所重要工程建设项目照片，如：研究所几次重要的搬迁、辅助设施建设等。 3 照片和底片档案的分类管理 如何科学地管理，使它便于查找和利用，是照片档案整理工作的重要内容。 3.1 照片的分类与整理 照片可以按所提示的内容或专题分类。根据照片档案的数量以及照片内容，可以先拟定照片档案分类方案，把每张照片分别装入相应的类别之中，每类内各张照片之间按时间顺序排列，在注明标题和文字说明外，要把底片号同时排上，以免利用时查找不方便。 3.2 底片的分类与整理 底片分类方法要根据照片档案的具体情况决定。底片分类大体上和照片分类相同，首先要确定全宗，然后区别分类。在全宗内，底片分流水号，也就是说，一个全宗的底片号不能重复。这种方法便于查找利用。 4注意照片档案的保管 作为特殊载体的照片档案，需要特殊的保管条件，工作中我们严格按照《照片档案管理规范》的要求，选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所，有专门的柜、箱来保管，其中对于底片的保管条件，要求更为严格一些，库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不应大于±5%，同时库房还要注意防火、防尘、防光和防污染。夏季雨水多时，我们在装具外面套一塑料袋，内放干燥剂以防湿度过高；为防止有害气体，不易将照片档案放在新制木材家具中，因新制木材家具的涂料产生的甲醇，会对照片档案造成损害，我们还定期对照片档案进行检查，发现问题及时处理、修复。查看时一定要戴手套，并且尽量不讲话，避免把湿气和唾液溅到照片档案上。如果没有妥善保管，极易造成照片泛黄起斑，彩色照片会出现褪色等现象。 5 在利用中提高照片档案意识 保存照片档案的目的是为了更好地利用，做好照片档案的利用工作，是对照片档案最实际、最有效的宣传。例如，每年我所在年终的工作总结、科研论文报告会等中加入相应的照片以再现全所一年来的工作情况；医院、研究所某些重要活动结束后，我们会挑选一些具有代表性的照片或按一定的主题，系统陈列照片档案，采用这种方式，形象、直接，易于为职工所接受，有利于提高我所职工对照片档案的注意和利用的兴趣。 在科技、经济迅猛发展的今天，照片档案不仅仅是一种档案，而且是科研成果推广及科研单位宣传和推销自己的重要工具。只要我们遵循档案工作和科研工作的规律，不断地进行探讨，不断地满足照片档案规范化管理的要求，就能够使照片档案在研究所的发展中更好的发挥作用，为研究所的各项工作提供更好、更全面的服务，使照片档案工作逐步走向制度化、规范化的管理轨道。 参考文献 1《照片档案管理规范》（修订）.中国档案.2003.8 2邱