我院人事档案信息化建设若干问题思索.doc

我院人事档案信息化建设若干问题思索关键词：人事档案；信息化；管理；效率 中图分类号：G647；G472.3：G472.4 文献标识码：B 文章编号：1008―2409(2007)05―1108－03 随着以计算机技术为核心的信息技术飞速发展和应用，人们越来越感受到时代的变革、信息的冲击，感觉到在这个知识爆炸的时代，传统的人事档案管理已难以适应现代化发展的需求，人事档案管理信息化建设已成为发展的必然趋势。 1　我院人事档案信息化建设存在的问题 1.1　认识问题 不少人对人事档案的信息化建设重视程度不够，认为不搞信息化建设，人事档案管理照样能搞好，没有认识到信息系统能把人事档案管理得井井有条，可以为领导提出很有价值的辅助决策信息，而且在效率方面比人做得更好。 1.2　硬件问题 硬件设施薄弱，除配了一台电脑外，其他信息化建设所需要的设备基本没配齐。 1.3　档案材料收集不便 随着我院的发展，管理制度的改革、干部考核、各种培训、专业技术晋升等等需要入档的材料不断增多，给档案材料的收集带来了新的要求，增大了难度。 1.4　人事档案的管理手段明显滞后 不适应现代化的要求。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作，费时费力。由于历史和体制的原因，人事档案工作存在一些弊端，如档案材料陈旧，缺乏新材料；对人的鉴定、考察等雷同；写评语时，往往是优点多，缺点少；收集的材料单一，缺乏全面特征，记载信息比较简单等，不能全面反映个人的德才情况。 2　人事档案信息化建设的必要性 2.1　人事档案信息化建设是时代发展的需要，是档案工作的发展方向 为适应国家信息化建设的需求，国家档案局2004年颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”期间全国档案事业发展的一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。 2.2　是教职工信息规范化的需要 在日常的管理工作中，形成了大量的教职工信息档案，这部分信息档案大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了信息内容不规范，信息流程不科学。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理教职工人事档案，从而提高人事档案的规范程度与利用效率。 2.3　是合理使用先进的现代化办公设备的需要 随着学院的发展，各二级学院各直属部门都添置了先进的办公设备，学院内部网络系统也初步铺设完成，计算机应用和信息化工作也取得了长足进展。当然也存在着许多问题。例如，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源．提高应用水平和工作效率。 3　人事档案信息化建设的促进作用 3.1　提高管理人员的工作效率 我院的人事档案管理侧重于档案实体管理，基本上属于手工操作，工作量大，效率很低。如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用．在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，在提供利用上，充分体现了其特有的优越性。档案利用者处可以超越时间、地域的限制，多次利用多份人事档案，检索与查询起来也变得非常方便，只需要通过网络就可以实现即时的查询，极大提高了管理的工作效率。 3.2　有利于档案管理员业务水平的提高 人事档案信息化后，可以将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来，有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识．不断提高管理水平。同时，减少了管理员在库房中逗留的时间，有益于管理员的身心健康，更能体现“以人为本”的人性化管理理念。 3.3　有利于人事档案纸制载体的保护 人事档案纸制载体是最原始的证据材料，它的客观性是不可置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得非常重要，而人事档案利用率比较高，工作中经常要查询有关人员的信息，平均每份每年都要翻阅两三次，有人事争议的翻阅次数更多，再加上反复拆装，更加不利于纸质档案的保存。信息化后，人员的信息均可以从数据库中查询，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制裁体的保护。 3.4　为领导和相关部门提供全方位的干部信息，使干部任免更加科学化 人事档案信息化建立以后，不但可以快速准确地获取干部的简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，全方位了解干部。 以往讨论干部任免，基本上是采取到各部门调研谈话的传统方式，而很多人对任免的干部不够熟悉，往往以不了解、不