数码照片归档和管理办法.docVIP

数码照片归档与管理办法 总则 第一条 为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》等标准，结合本馆实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于本市各级党政机关、团体、国有企业、事业单位，其他单位参照执行。 第三条 本办法所称数码照片是指用数字照相机拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。 第四条 本办法所称数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。 第五条 数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由本单位实行集中统一管理。 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向同级档案部门移交。 收集和归档 第六条 数码照片档案的收集范围和密级的确定按照国家《照片档案管理规范》执行。 第七条 数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和长期两种。 划为长期的一般应定为30年。 第八条 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，本年度照片定期归档应在下一年度6月底前完成。 具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档。 第九条 数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。 数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上在线移交。 第十条 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。 经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。 第十一条 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。 反映同一场景的数码照片一般只归档一张。 第十二条 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。 第十三条 归档的数码照片应附加文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。 整理和著录 第十四条 在同一全宗内，数码照片档案按“形成年度——组”分类。组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。 分类方案应保持前后一致，不应随意变动。 不同年度的数码照片应分别整理。 第十五条 数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同事件建立层级文件夹，并以年度-日期-事件-摄影者-张数命名层级文件夹。 例：XX局的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年XX局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年一组照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下： D：\数码照片档案\永久 \2009年1月1日 XX工作会议 摄影者：XX 100 张\.. 第十六条 数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机读目录著录要求》（见附件1）。 存储、保管和利用 第十七条 数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。 第十八条 不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。 数码照片档案光盘应一式二套，一套封存保管，一套提供使用。 封存的该套光盘不得提供利用。 第十九条 数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》的规定执行。要建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。 第二十条 数码照片档案的利用应遵守各单位档案利用借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果。 附件1： 数码照片档案机读目录著录要求 1、著录项目及要求 数码照片档案应至少著录以下字段：全宗号、保管期限、年度、部门、张号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期 年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字。 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。 照片号：在某一年度内的组