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会议其他服务 会议值班工作 会议安全保卫工作 会议医疗卫生服务工作 会议车辆服务 会议游览和联谊服务工作 突发事件的处理 一、会议值班的主要内容和要求 会议值班的主要内容和要求 值班工作的主要内容包括以下几方面：电话、通知和传真的转达；来访接待；重要紧急事项的报告；突发性事务的处理；信息传递；安全保卫；领导临时交办的事项。 值班是一项原则性强的工作，其基本要求如下：坚守岗位，不得擅自离岗；要善于随机应变，不要手忙脚乱；要言行谨慎，不得有损形象；要请示汇报，不可越俎代庖；要规范高效，不得推托扯皮。 填写会议值班安排表及各种记录表 会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时间里由不同的人进行同样的工作，这就要编排一个值班表，注明值班人员和时间及联系方式等信息。会议值班还需要使用其他各种记录表，主要有值班日志、来访接待登记表、电话记录表、交接班记录表等。 二、会议安全保卫工作 会议安全保卫的基本要求 （1）会议安全保卫人员应熟悉地方和国家法律、法规。 （2）会议安保人员能够防范火灾，熟知会场的紧急疏散示意图，应了解如何在大规模恐慌中维持秩序，并及时向领导汇报事故情况。 （3）会议安保工作不仅要面向参会的人员，还要监督装卸会议用品。 （4）安全保卫人员要坚守岗位。 会议安保工作的工作要点 （1）配置安保人员与设备。 （2）会议保卫工作的检查。 （3）会议嘉宾的安全和保卫。 三、会议医疗卫生服务工作 根据会议需要设立医务室 检查饮食，保证安全 四、会议车辆服务 首先，要合理确定车辆类型和数量。根据会议规模和议程安排车辆的类型和数量。 其次，要根据会议需要征调车辆。 最后，要建立会议车辆管理制度。 五、会议游览和联谊服务工作 会议游览活动 会议联谊活动 六、突发事件的处理 会议突发事件的类型和预防应对措施 处置突发事件的基本原则 （1）及时报告。 （2）提前采取应急处置措施。 实训练习 一、某企业办公室王秘书负责会议期间的值班工作，下午5点接到一个紧急电话。电话内容是：本单位的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内五人重伤，车损严重，不能开动，特请求单位急速处理。 秘书做好了电话记录，想到了四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。 这几种方法中哪一种是最优化的选择？具体应怎么做？应注意哪些方面？ 实训练习 二、某企业正在召开由各部门经理参加的内部会议，营销部经理在谈到本部门上半年的销售业绩时因为过于激动，他用力一挥手，不料刚续上茶水的茶杯被打翻了，开水全泼到了旁边生产部门经理的手上。假如你是在场的秘书，面对这一情况应如何处理这种突发事件？ 案例导入 某大学学生会邀请了一位著名作家举行了一场报告会。报告会现场座无虚席，就连通道和出入口都挤满了人。作家妙语连珠，现场的学生也听得津津有味。就在主持人宣布报告会结束后，大家依然热情不减，坐在前几排的同学一拥而上，将作家包围在了讲台中央，纷纷要求签名、合影。 活动组织者见状，派出了几名身材高大的保安人员冲进人群之中，连推带搡将学生挤到两侧去，把作家“解救”了出来。在混乱的拥挤中，讲台上摆放的白板被推倒了，钢铁支架正好砸到了一位女生的额头，一下子将她打晕了过去。有同学赶紧拨打了急救电话，将该名女生送到医院，幸好伤势不重，没有发生危险。 想一想 1.在本案例中，报告会结束环节，组织者为了“解救”作家而强行推搡围观的学生，这一做法是否妥当？为什么？ 2.从组织者角度来看，造成女生受伤的主要原因是什么？应如何避免此类事故？ 3.当具有明星身份的嘉宾参加会议时，在结束环节应注意哪些事项？ 会议闭幕服务 会议退场工作 会场清理工作 一、会议退场工作 会议结束时，一般先安排在主席台就坐的人员退场，或者主要领导、嘉宾等人员退场后，其他参会者再退场。在这个过程中，会场服务人员应协助组织不同身份的人员有序退场。对于首先退场的人员，应给予引导，将其引导至休息区或会场之外的乘车地点。在引导退场的过程中，应注意必要的礼仪规范，和入场引导礼仪基本相同。 待主要领导或嘉宾退场后，其他参会者可以依次退场。退场时，应按座位顺序有序地向最近的出口缓行或顺着人流行进。工作人员应及时提醒参会人员携带自己的随身物品，禁止将文件、纸张随手丢弃。还应保持会场内桌椅等设施的整齐，不得大幅度搬动座椅，不得随意移动会场内的设施与设备。 二、会场清理工作 会场清理工作基本要求 清理会场首先要做到文件和物品应收尽收。 清理会场应做到恢复如初。 清理会场还应做到不