秘书的素修养.ppt

从命题的思路来说，主要考察考生的组织协调能力和应变能力。解决考题中提出的问题，着重要把握三点：一是要分清事情的轻重缓急。什么事情最重要，什么事情次要，什么事情可以委托他人，要能够分清。如果把握不住，就会出现问题，如同“捡了芝麻，丢了西瓜”；二是对事情的处理要符合组织的权属关系。就是个人服从组织，下级服从上级。在组织这个大家庭中，组织观如何对于一个 公务员来说是非常重要的，尤其是当家庭和工作出现矛盾时，谁先谁后，如何认识？如何处理？更是一个考验。三是要能够合理安排和调节时间。事情有轻重缓急，人只有一个，虽无分身之术，但时间是“活”的，可以根据事情的轻重缓急自如地调节 根据轻重缓急 做好时间安排 其实，要回答好这个问题并不难，那么，应该怎样回答才能在面试中得高分呢？那就是根据事情的轻重缓急，做好时间安排就行了。因为是明天上午的事，有的事情，今天就可以作好安排，并不一定要等到明天，即便白天不行，晚上也是可以的。 　　第一件事，就可以今天安排。为了尽孝道，在下午或晚上去 医院同医护人员接触，做好该做的工作，并同母亲说明情况，然后委托妻子或家里其他人明天上午陪伴。待明天上午处理完公务，再去看望母亲。既不影响母亲开刀，又不影响工作和尽孝道。对于这一问题的回答，绝大多数考生在回答的时候比较好，只有很少考生回答的不完整。 　　第二件事，是明天上午自己必须要参加的。因为是自己起草的重要材料讨论会，自己不去，就无法了解别人所反映的意见，更不便于修改。不仅要在8点前到达，还要事先准备好会场和材料的讨论稿。对于这一问题的回答，一部分考生认为是自己必须要参加的；一部分考生认为可以委托别人参加，只要做好记录就行了；还有人认为有领导者，可以“委托”领导，颠倒了主次和上下级之间的关系，应当说是非常错误的。 第三件事，是一个次要会议，自己是不必要去参加的。但是自己必须做到：一要向单位办公室请假，说明情况；二要委托其他处室参加会议的人将报告会的记录借给自己向全处人员传达一下；或者有会议材料的话，请其他处室参加会议人代领一份；自己也可以在会议过后去领一份材料；然后向全处人员传达。对于这一问题的回答，有的考生想到了要在会后领一个材料，却没有想到要请假、借记录。 　　第四件事，是一个更改时间的问题。既然是和兄弟单位的同志的一个约定，就完全可以更改时间，因为在一周前有约定，说明这个合作事项不是紧急事情，可以改在下午或其他时间。另外，这个时间既可以在上班时间，也可以在休息时间。但是，更改时间必须提前告诉对方。对于这一问题的回答，多数考生在回答的时候认为是可以更改时间的，但是没有一个人想到提前在今天晚上前告诉对方，让对方有所准备。 　　第五件事，也是一个更改时间的问题。因为上级机关来人明天上午9点到并没有实质性任务，可以事先电话同来人联系，请来人推迟1小时到达，或直接到宾馆休息。但是要注意事先安排好宾馆，并请宾馆安排人负责接待。同时告诉来人住什么宾馆、谁接待，自己因为什么事情，只能在10点以后去接待，请给予谅解。这一切的安排都要在今天晚上9点前告诉对方，让对方知道。对于这一问题的回答，有考生认为，在自己参加起草的重要材料的讨论会时，在9点前向领导请假半个小时，去接待上级机关来人，安排到宾馆休息后再去参加会议，应当说也是可以的。但是，假如会议地点与接待地点很远，需要的时间很长，应当怎么办？所有这样回答的考生都没有想到。 （五）交际能力 （六）操作能力 案例分析 某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后，董事长感到非常气愤。立即把秘书叫来，说：“真没想到会收到这么不讲道理的信，虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要秘书迅速复函给对方。那么，秘书应采取何种态度呢？分析下列几种做法（1）“好的！董事长。”说完，立刻走出办公室，去打字、投邮。（2）认为这项在董事长盛怒之下做出的决定，对公司、对董事长都没有好处，倒不如把这封信“压下来”，不必去打字，也不必邮寄。（3）“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提出了这样的建议。（4）当天晚些时候或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送给他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？” 第一种：对董事长的命令绝对的重视与服从，但不能盲目服从。第二种：是为董事长和公司利益着想的，但实际上，他逾越了秘书的权限，所以并不妥当。第三种：从秘书是协助者的角度看，实际自然的反应。帮着领导出主意，让领导思考后再作决策，但严格说来，这也是对公司决策的干预，也属越权行为。第四种：是正确做法，理由：董事长也是人，难免有怒不可遏的时候，在怒气消退后，自然会冷静地思考问题。这时，一句“您觉得这样可以寄出去吗？”在提