SP-P-016印章管理办法.doc

印章管理办法 文件编号： SP-P-016 版 次： B/0 生效日期： 2011-7-14 编 制 审 核： 批 准： 文件修订变更履历栏 版次 修订内容摘要 修订页次 修订日期 B/0 按照集团化管理规定，整版升级 全部 2011-7-10 1 目的 为进一步加强公司各类印章的使用管理，维护各公司权益，特制定本规定。 2 适用范围 本程序适用于机床数控集团（新瑞重工、新瑞长城、新瑞铸造）内各部门的印章、用章管理。 3 定义 3.1一级章：包括各公司公章、法人代表章、财务专用章、合同专用章、发票专用章。 3.2二级章：包括各公司部门专用章，如物流部章、品管部章、市场部章、报关专用章、发货专用章、现金收讫专用章等。 3.3三级章：包括各公司技术文件和管理文件章；如:受控章、外来文件章、外来图纸章、生产用图章、作废保留章、一次性用图章等。 3.4公司员工私章：公司员工因工作需要，刻制的个人签章。 4职责 4.1总经办：负责公司印章的雕刻刻制，对经公司审批后的所有印章进行留样存档管理。 4.2财务部：对公司一级章进行保管、使用。公司一级章须填写《用章申请单》（SP-P-016-01），报总经理、总裁或董事长签字后使用。如专门负责人出差，需指定相关代理人负责保管。 4.3各部门负责人：负责“二级”印章的保管、使用。如部门专门负责人出差，需部门经理指定相关代理人负责保管。 5 工作程序 5.1 印章刻制 5.1.1公司一级章的刻制,在企业开办或变更时,由总经办专人提交申请,报总裁和董事长批准后,委托工商行政管理部门统一安排刻制。 5.1.2公司二级章的刻制,由申请部门填写《申请印章新刻/重做/停用申请单》（SP-P-016-02）,报总经办审核印章用途，并经分管领导审核批准后,由总经办专人到公司规定的印章雕刻店刻制。 5.1.3 公司三级章的刻制,由申请部门填写《申请印章新刻/重做/停用申请单》（SP-P-016-02）,报总经办审核印章用途，并经领导审核批准后,由总经办专人到公司规定的印章雕刻店刻制。 5.1.4公司员工私章的刻制，由员工个人填写“申请印章新刻/重做/停用申请单（SP-P-016-02），报总经办审核印章用途，并经总经理审核批准后,由总经办专人到公司规定的印章雕刻店刻制。 5.2 印章保管 5.2.1公司“一级章”由财务部专人负责保管,未经董事长批准,不得任意委托他人代行职责。如责任人出差，时间长于1个工作日，则需向董事长报备，由董事长指定临时责任人代行职责。 5.2.2公司“二级章”,各部门负责人指定专人为该印章责任人，如责任人出差，时间长于1个工作日，则由部门负责人指定临时责任人代行职责。 5.2.3公司“三级章”由总经办档案管理专员为该印章的责任人，如责任人出差，时间长于1个工作日，则由总经办负责人指定临时责任人代行职责。 5.2.4公司员工私章，由员工自己保管，不得转借,离职时必须上缴办理销毁。 5.3 印章使用 5.3.1一级章 5.3.1.1公章 5.3.1.1.1遇公司设立、合并、分立等特殊情况或涉及产权转移事项的用章,必须有董事会书面决议方可盖章。 5.3.1.1.2各部门在使用公章时,必须由部门申请人填写《用章申请单》（SP-P-016-01），经各级领导审核并经总经理批准后方可用章。 5.3.1.1.3公章原则上不得外带,因特殊原因需要外带的,需填写《公章外带申请单》（SP-P-016-03），经各级领导审核并报总经理批准。市内由财务部派人携带外出；市外携带仅限于招投标。 5.3.1.1.4禁止在空白表格、证书、信笺等空白件上盖章。 5.3.1.1.5盖章申请人应将对外公函盖公章后的文件复印,交持章人编号归档。常规性的文件资料不需要复印归档。 5.3.1.2合同专用章 合同专用章主要用于公司对外签署采购合同或签署销售合同。合同专用章在申请用印时,应填写《用章申请单》（SP-P-016-01），应遵守合同审核程序,审核完毕后印章责任人方可盖章。 5.3.1.3法人代表章 法人代表章主要用于公司对外开具的票据与公司相关的金融事务以及财务报表之用途,在申请用印时，应填写《用章申请单》（SP-P-016-01），经各级领导审核并经总经理批准后方可用章。 5.3.1.4财务专用章 财务专用章用于公司对外开具的票据与公司相关的金融事务以及财务报表之用途,及公司成品发货之用途，用印手续参考第“5.3.3”条。 5.3.1.5发票专用章 发票专用章用于公司开具发票和发票清单上用章，用印手续