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邮件礼仪及沟通效率 唐均 2012-9-14 邮件主题 邮件主题 简明扼要地指明邮件主要事件或问题。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 邮件称谓及收件人 收件人: 邮件内容处理的主要负责人，可以是一个人，也可以是二个以上的主题。但在邮件中需要明确指明收件人需要配合的操作事务。 抄送人: 对于邮件内容相关联的或者应该知晓此事件的人员。如相关主收件责任人的部门主管人员。 关于称呼与问候1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度??????邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。??????如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。??????不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 邮件内容 邮件内容 关于事件的描述，尽量简明，直接，清楚。用事实和数据说话。邮件中需要提出问题或解决方案。避免说套话，不解决问题的邮件。常见邮件操作要求如下： . Email正文要简明扼要，行文通顺?1. Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。????正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。  2. 注意Email的论述语气????根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。????尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。????电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 邮件内容 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。????如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息????最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查????这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。????在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 邮件内容 6. 合理提示重要信息????不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述????对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻?????Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)  邮件敬语 Email开头结尾最好要有问候语??????最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， ??????中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。所谓礼多人不怪，即使邮件有些不妥的地方，邮件收件人也会相应地谅解。 邮件字体 选择便于阅度的字号和字体????中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 邮件签名 结尾签名????每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件