商务谈判的仪式.doc

商务洽谈中的礼仪 商务洽谈也称商务谈判，是指双方促成交易，或为了解决双方的争端并 取得或维护各自经济利益进行的一种双边信息传播行为。洽谈与谈判并无根 本区别，但 “判”字有评判的意思。相对来讲来得比较严厉和生硬，而洽谈 则比较注重温和性和灵活性，因而洽谈也就更要注重礼仪。在现代商务活动 中，洽谈作为传递信息，沟通产销的桥梁和纽带，得到了广泛的运用，成为 商品交易过程的重要组成部分。洽谈既是一门科学，又是一种艺术。优秀的 洽谈者需要具备全面的良好素质，这其中，礼仪方面的知识是非常重要的。 一、洽谈准备阶段的礼仪要求 了解对手的有关情况 “知已知彼，百战不殆”，这是众所周知的古训。 在洽谈准备阶段要了解对手的情况，这当然是为了实现洽谈的目标，另一方 面也有利于对对方表示出充分的尊重，为洽谈创造有利的条件，比如： （一）谈判对手的情况 了解对方人员的年龄、资历、地位、性格特点，对我方的态度，以及与 我方交往历史等。这样，我方可以按照礼仪交往中对等性原则，组织与对方 人员职务相近的谈判班子，并根据此安排食宿、设计日程等。 （二）对方的文化背景和礼仪习惯 “入国问禁，入乡问俗”这些似乎与谈判无直接关系，但有时却会起到 意想不到的作用。如果了解并尊重对方的礼俗，双方容易沟通感情，增加信 任，对谈判起到积极的作用。 （三）洽谈场所的准备 1.场所的选择 洽谈地点的选择应当注重礼仪。大型的洽谈，其礼仪要求相对高些。可 在双方所在地轮流进行，以示平等：也可在第三地进行，以示公正。小型的 洽谈，参加人数少，则不重视地点。一般说来，在自己熟悉的场所要比生疏 的地方得心应手，但须征得对方同意。 2.会场的布置 商务洽谈一般安排在会议室进行，有时也可以安排在会客室。大型的商 务洽谈，要选择宽敞明亮、整洁安静的场所，会场要精心布置，这也是对对 方的一种尊重。会场的桌子可以是圆型、方型，也可以是长条桌。桌上应设 有席位卡，注有入席者的名字或职务，以便导引入座。要备有一定的茶具、 茶水和饮料。还要准备好音响设备、灯光设备以及通讯、复印设备及必要的 文具。 3.座次的安排 大型的洽谈会气氛比较严肃、郑重、对等性强，座次的安排更讲究双方 或各方的平衡。最常见的是长方形桌横向摆放，宾主相对而坐。以正门为准， 主人在背门一侧，客人面向正门，即所谓 “迎门为上”。主谈人居中，译员 安排在主谈人右侧或身后，其他按礼宾顺序左右排列。 （如图3—1） 如果会谈长桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以入门方向为准，右为客 方，左为主方。 （如图3—2） 多方参加的洽谈，座位最好围成圆型或方型 （如图3—3） 如果洽谈是在不设谈判桌的会议室进行，其座次安排的要求是：主宾坐 在右边，主人坐在左边，如需译员和记录员则安排分别坐在主宾和主人的身 后。其他客人按礼宾顺序在主宾的一侧就座，主方其他人员在主人的一侧就 坐。座位不够时可在后排加座。具体有圆型和门型两种形式。 （如图3—4 和3—5） 大型洽谈会，主、宾双方分开来坐，一能加强气势，二能协助主谈人。 小型洽谈会，双方参加人员较少，或是相互间较熟悉，则可随意落座。 二、洽谈过程中的礼仪 商务洽谈总在人与人之间进行的，洽谈过程就是一个人际交往的过程。 在洽谈过程中，人际关系往往有着十分微妙的作用，如果能够以诚相待，尊 重对方，礼仪有加，洽谈就能取得理想的结果。因此在洽谈过程的各个阶段 都要遵守一定的礼仪规范。 （一）开局阶段礼仪 开局是洽谈的起点，起着引导洽谈的作用，关系到能否取得洽谈的控制 权和主动权。开局阶段的礼仪规范一般有： 1.穿着得体 参加商务洽谈要注意装束，既要干净整齐，又要庄重大方。男士一般着 质料较好的深色西装，有时也可着中山装西装，衬衫、领带及皮链要搭配得 和谐。女士可着西服套装或西装套裙，以显得自信、干练为好，切忌打扮得 花哨艳丽。 2.相互介绍 双方见面时，如果是初次交往，应相互自我介绍。介绍的礼仪，关系着 洽谈气氛的形成。一般是主方先将自己的谈判成员介绍给客方，以示尊重。 介绍时，被介绍者应站立示意，面带微笑注视对方，介绍完毕相互握手致礼。 如果对方是外商，要尊重对方的习惯和风俗。 3.不急于切入正题 相互介绍完毕，不宜马上切入正题。需选择一些不涉及各方利益的中性 话题开头，这时的话题应具有积极向上，令人愉快的特点，容易引起双方兴 趣，有利于消除双方的陌生感和压抑、防范的心理，创造出轻松、愉快、诚 挚、友好的