浅论档案管理工作现代化遇到挑战.doc

浅论档案管理工作现代化遇到挑战摘要：随着信息时代的到来，对信息的需求是日益增多，档案是最可靠的信息源。如何使档案工作满足时代的需求，实现档案工作现代化成为我们档案工作者面临的重大课题，成为我国档案工作发展的方面和必然趋势。 关键词：档案管理；现代化；计算机；服务 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）06-0324-01 1 档案电子信息化的发展趋势及其优势 随着科学技术的进步，计算机技术在社会生活各个领域得到了广泛的应用，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成、签发、催办、归档等运作过程发生了深刻的变化，档案管理的电子信息化是今后档案管理和利用工作的必然的发展趋势。 1.1 提高贮存、收藏能力 缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。 1.2 提高信息处理能力 档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。 1.3 提高档案信息资源开发利用能力 应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。 2 计算机技术在档案工作中的应用 2.1 整理工作 文件在阅办前先进行登记、编号。然后按所编顺序将文件号、责任者、文号、标题、形成时间、主题词录入微机，并将文件正文扫描入微机。这样文件原件与微机内保存的文件在内容上没有什么不同，并且形成了一一对应关系。登录完毕，将文件发出供各部门阅办。每隔一段时间，将阅办完毕的文件全部收集起来，按件号先后顺序装入卷盒。在卷盒脊背上编盒号，内容包括全宗号、年度和盒内文件起止号。在不改变原有件号的前提下，利用微机对机内文件进行分类，模拟人工立卷，然后按类别将属于目录条的内容打印出来，按文件形成时间先后顺序排列后进行打印。这样，整理工作就在平时的文件登录和次年年初的装订、装盒工作中即告完成.采用这种方法有很多优点。 2.2 利用问题 微机检索是把利用者提供的文件责任者或标题或文号或形成时间或主题词等信息输入微机，微机就能迅速将符合要求的文件调出。因为微机内已录入文件正文，因此一般情况下利用者在微机上就能达到查阅目的，并将自己需要的内容打印出来。如果需要文件原件，则可根据文件编号从卷盒中调出即可。这种查阅速度很快，而且非常准确。 2.3 档案移交与接收 档案移交时，只需将录入微机的东西制成光盘，除本单位留存外，至少送一式两份光盘随同装盒后原件一起移交给档案馆。本单位查阅利用可在光盘上进行，一般情况下都能满足需要，如确实需要利用原件，可与档案馆联系。 3 档案管理现代化对档案工作人员的要求 档案管理现代化是一个不断完善、不断深化的过程，它始终依赖于档案工作人员素质的提高。在新形势下，档案管理现代化对档案工作人员提出了更高的要求。 3.1 增强现代化意识 增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步想适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。 3.2 调整知识结构，掌握多种技能 实现档案管理现代化，要求工作人员相应的调整自身的知识结构，形成一支有较高的知识化和专业化水平的队伍。建造多元化知识结构，全面系统地掌握档案专业知识，学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识，尤其是电子计算机、光学等学科知识，训练和培养出复合型专业人才，有效的提高档案工作人员的素质，适用现代化的需要。 3.3 开展计算机普及教育 鉴于信息时代档案管理与计算机应用的不可分割的关系，档案部门内部工作人员都会与计算机发生不同程度的联系，因此在档案工作人员中普及计算机知识显得尤为重要。通过有针对性和实用性的计算机知识普及教育，较好的促进档案工作人员工作能力和业务水平的提高。 4 管理人才创新，提高档案服务水平 4.1 在信息化社会的今天，档案管理人员不再单纯是档案的保管员，档案室也不再是单纯的保管机构，在档案工作不断深入发展过程中要培养和造就一批掌握现代科学技术知识的复合型档案管理人才，以实现我局档案事业的持续发展。 4.2 档案管理人员要用科学的理论武装自己，有明确的政