文书照片档案整理课件.ppt

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从里到外，从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。 （十一）入库排架 谢谢大家！ 照片档案的整理 一、概念介绍 1、照片档案 国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。 2、常规照片档案 目前的照片档案有两种:一种是用一般相机和普通胶卷,采用可见光使胶片感光的照片，包括三个方面：底片、照片和说明（符号说明、文字说明） ;另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片,即我们通常说的数码照片，包括两个方面：数字影像（或照片）和说明 . 国家有关规范： 国家技术监督局2002年批准发布国家标准《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002 数码照片档案的管理要执行2003年5月1日实施的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894———2002） 二、照片档案管理现状 照片档案存在的问题： 1、 收集不全。 2、 整理凌乱。 3、 装具混乱。 尤其是收集不全的问题特别突出： a材料不全 b底片不全 c照片说明不全 1、 历史记录的真实见证。 2、 维护单位利益的旁证。 3、 基建维修的依据。 三、照片档案的作用 1、范围(七个方面)： A、本单位各种重要工作会议的照片。 B、党和国家领导人、人民代表 、上级机关领导等视察检查本地区本单位的工作时的照片。 C、本单位重要外事活动照片。 四、照片档案的收集 D、记录本单位重大事件活动的照片(反映主要工作职能、工作成果) E、本单位获得各种荣誉的照片。 F、与其它载体档案有密切联系的照片。(文书档案、基建档案的补充) G、其它具有保存价值的照片。 a 随时归档 b 阶段性工作结束归档 c 年底归档 2、归档时间 1、照片档案的整理原则 真实性保障原则 择优归档（保存）原则 有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 便于利用的原则。 五、照片档案的整理 从今年开始，我区照片档案统一采用分年度，参照文书档案以“件”（一张照片为一件）为单位归档。 同一年度内按照片拍摄时间结合事由排列。 2、照片档案的组卷方法 照片档案的分类,排列及编号 分 类：永久，目录号与档案局联系确定 档号格式： 全宗号—年度— 目录号—盒号—张号 例如：0320－2010－006－0002－0056 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号 年 度：照片拍摄年度目录号：与档案局联系后确定 盒 号:某一年度照片册的排列从“1”开始编流水号，如2009年度：1~N；2010年度：1~N。 张 号:某一年度内照片的排列从“1”开始的顺序编号，如2009年：1~N；2010年度：1~N。 目录输入：专门档案（Zp）—照片档案 平常小单位形成 的照片较少，目前情况下，可以不分年度、类别，按下面编制档案号： 1、全宗号—保管期限—册号—张号 2、全宗号—保管期限—张号 以上两种只能选一种，而且要保持不变。 照片背面编档号 每张照片的背面右上角都要编上档号，最好用2B以上的铅笔或黑色水彩笔。 照片档案 “照片号/底片号”：完整的档号 “参见号”：不填 “事由、时间、地点、人物、背景、摄影”：概括照片反映的全部信息；文字简洁，语言通顺；用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“ . ”来表示，即2010.10.25。 3、照片档案盒的式样 盒内照片档案总说明 照片档案卷内目录 备考表 4 .备考表的填写：填写立卷人、检查人姓名、立卷时间。 5. 案卷内封面的填写： 第一栏：填写单位全称。第二栏：按问题—年度分类的，应填写问题名称，按年度—问题分类的，可不填。第三栏（中间空白处）：填写案卷标题：按问题—年度分类组卷的，题名为：XXX（单位名称）二〇〇X—二〇〇X年党群工作活动照片；按年度—问题分类组卷的，题名为：XXX（单位名称）二〇〇X年工作活动照片。另案卷号、保管期限号、卷内照片张数等栏目如实填写。 XX镇人民政府 本镇 6. 脊背的填写：如照片册脊背有固定栏目的，可如实填写，如没有，则可贴四线标签，第一格填全宗号，第二格填目录号，第三格填案卷流水号，第四格填卷内照片起止号。 7. 案卷目录的编制：栏目有档号、题名、日期、张数、保管期限、备注。 谢谢大家！ 收集－确