行政专员岗位职责和工作流程.docVIP

灵信互动职位说明书（行政专员） 职位名称 行政专员 职位代码 XZ001 所属部门 人事行政部 职位关系图 公司其他部门部门其他人员人事行政经理行政专员 公司其他部门 部门其他人员 人事行政经理 行政专员 工作地点 北京 直接上级 人事行政经理 直接下级 无 工作目标 保证公司行政工作正常运转。 轮岗方向 不能胜任本职工作时，调换到本部门其他基层岗位工作； 本职工作优秀时，可考虑调换到其他相关岗位学习。 职位职责 操作类 1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作，建立完善的文书管理目录及手册。 2.负责各项规章制度文件的发放、推行、执行和跟踪，维护公司各项规章制度的权威。 3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作，做好与其他外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。 4.稽查考勤记录，负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。 5.负责日常办公用品的库存管理，并按照公司相关规定对企业行政财产物资登记、造册、定期进行盘点，并负责财产物资的维修和保养。 6.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程，并向其提出文书修改的意见和建议。 7.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。 8.负责公司各部门及领导办公室所属设施、设备的管理和维护工作。 9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时分析各项数据，确保正常使用。 10.负责领导办公区域及公共办公区域卫生的清理及维护工作。 11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实施工作。 12.参与公司后勤、人事等事务。 13.完成领导交办的其他工作事项。 辅助类 协助行政人事经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。 协助 任职资格 专科以上学历，两年以上同岗位工作经验； 熟悉OFFICE办公软件，熟练操作各类办公设备； 具有一定的文字表达及公文写作能力； 良好的协调、组织、沟通、语言表达能力； 为人诚实、正值、可靠，能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强，具有服从意识、团队合作精神。 任职者签名 直接主管 批准者签名 执行时间 行政专员岗位流程、规范、及常见问题 序号 工作项 流程 规范 时间 常遇问题 解决办法 1 日常工作事项 开启门厅灯 上班开启、下班关闭。 每日9:00前、18:00后 ① 因本人晚来、或请假，需由本部门人员执行其工作。 2 员工考勤 统计考勤情况 ① 每日从打卡机内导出前一天的打卡记录，将异常出勤人员汇总并发布； 每日12:00前 员工请假时只跟直属上级请假而从未通知人事行政部； 员工请假多数为请过假后不主动补假条，而由人事行政部追要假条； 如有迟到便不打卡，之后追问便说忘记； 员工外出从未主动填写外出申请单。 建议各部门负责人在每天9：00上班时向人事行政部报一下考勤情况； 凡是后补假条的员工未能及时补交假条的，人事行政部将视为这天考勤为旷工； 由各部门负责人统计下属员工考勤，每周向人事行政部提交一次； 凡早晨未打卡人员将视为迟到（外出人员除外）； 凡外出人员不填写外出申请单，视为此次外出无效，并按旷工或者请假处理。 ② 每日将异常出勤人员填写到《未（漏）打卡说明表》内,再逐一找其个人及部门负责人签字确认； 每日12:00前 ③ 将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。其中包括：每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到及未打卡的情况； 每日12:00前 ④ 每日巡查各部门员工到岗情况； 每日11:00前 ⑤ 每周一进行对各部门所提交的值班表进行审核； 每周一12:00前 每月1号向张经理提交月度考勤表，每月5号发布月度考勤表，每月8号提交最终月度考勤表。 18:00前 3 日常办公用品 日常办公用品管理 ① 领取办公用品； 上午10点半-11点之间、下午为3点半-4点之间 通常负责人在下达命令时，员工未能及时有效地执行，无视于负责人（包括人事行政部在发布通知及相关制度）。 如有员工不能及时有效地执行公司制度及负责人下达的命令，是否该考虑该员工试岗问题。 ② 每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品桌台账中； 每日18:00前 每周五将部分部门下周所需的日常办公用品领出； 每周六18:00前 每周五将更新的办公用品桌台账提交张经理； 每周六18:00前 ⑤ 每月中、月末采购日常办公用品，将各部门填写的物品申请表进行汇总，再结合库存情况，填写采办单； 每月中、月末18:00前 因其它部门未及时申报需求，故不能按时采购办公用品。 ⑥ 将采购回的办公用品进行审核入库，并逐一填写物品价格； 采购回后18:00前 员工流动性大、对薪资不满、与其它部门员工发生口角 增加沟通力：员工如有任何想法应及时与负责人沟通；同时负责人应不定期主动和员工进行交流沟通。 各部门查看办公物品使用程度进行购买（提前2天查看；此3种物品由外