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试论高校网络会计档案科学管理摘要:本文结合网络环境下高校会计档案的新特点及主要存在问题，提出了高校网络会计档案管理的科学方法。 关键词:高校网络会计 档案 科学管理 近年来，随着计算机技术的广泛应用和网络技术的日益完善，高校网络会计应运而生，弥补了计算机会计不足，成为高校会计信息化发展的新领域。网络环境下，高校会计档案管理面临新的机遇和挑战，如何科学管理好高校网络会计档案成为新时期我国档案领域迫切需要研究解决的一个新课题。本文结合工作实践，对高校网络会计档案的科学管理作一浅析。 一、高校网络会计档案的新特点 高校会计档案是指高校在行政教学、科学研究、成果转让、后勤服务等经济活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及会计核算网络化后的存储软件、会计数据储存介质及打印出的帐、表等史料和证据。网络环境下，高校会计档案与传统会计档案相比，档案内容有了新的内涵和外延，管理效能有了新的提升和质的飞跃，形成了独具特色的现代会计档案。 (一)载体多样性 随着电子技术的不断发展，网络会计电子档案介质材料日益丰富，主要有磁介质、光介质和电介质等储存介质，磁介质有软磁盘和硬磁盘等，光介质有只读光盘、一次写光盘等，电介质有存储芯片等。 (二)环境依赖性 传统的会计档案不需要计算机软、硬件的支持，可以直接查阅到会计档案信息，而网络会计电子档案是以数字编码序列的形式存在的，肉眼不能直接看到其信息，必须由相应的计算机程序解码，转换成可识读格式，显示在屏幕上或打印在纸上。网络会计电子档案文件从制作、处理、传输到存储都是通过IT技术来实现的，离开计算机操作系统及应用软件，就无法对会计电子档案文件进行写、读及其他管理，且随着网络会计管理系统的升级，还存在系统软件兼容性问题。 (三)保管特殊性 网络会计档案载体的物理特性决定了保管特殊性。电子档案载体保管环境与纸质保管环境有较大区别，磁盘、光盘等电子档案载体的适宜保管温度为17℃-20℃、湿度为35%-45%，且要求存放场所无有害气体，远离强磁场。 (四)安全隐蔽性 会计电子档案在网络会计信息系统中比较容易修改且不易被发现，在储存介质中比较容易受光、电、磁等干扰而导致会计电子档案数据失真。这些安全隐患在网络会计工作中，非常隐蔽，难以及时发现。 (五)资源共享性 网络技术的运用提高了会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，实现会计档案共享。在会计档案电子文件中心内部局域网内，利用者可以不受时空限制，随时随地访问会计档案电子文件中心，查阅高校网络会计电子档案。 (六)管理高效性 会计档案管理人员利用网络资源共享和计算机强大数据处理能力对会计档案进行科学的分类、编目、保管、检索等，协助高校管理者利用会计数据对本校经济活动进行系统分析与比较，为高校决策者提供详实可靠的第一手会计资料。 二、高校网络会计档案管理中的主要问题 网络信息时代，高校在网络会计建设过程中往往“重会计财务管理轻会计档案管理”，对会计档案工作中出现的新情况新问题不能及时研究并采取相应措施，仍以传统保管理念和方法笼统保管纸质会计档案和电子会计档案，给高校网络会计档案管理带来了一些新的问题。 (一)高校网络会计档案保管不安全 一些高校没有按照电子文件保管要求来保管高校网络会计档案，给会计电子档案带来安全隐患。一是没有按照电子文件载体特性来保管会计电子档案。既没有按照光磁介质档案温湿度保管环境保管会计电子档案，也没有考虑到电子文件载体不能接触磁场和不能受挤压的要求。二是没有按照电子文件的备份要求多备份会计电子档案。有的高校仅保存1套会计电子档案；有的高校仅本地保存2套会计电子档案，而没有异地保存1套会计电子档案。三是没有按照电子文件定期复制的要求复制会计电子档案。会计电子文件入库后，没有按照磁性载体每满2年、光盘每满4年转存1次的要求进行复制。 (二)高校网络会计档案制度不完善 一些高校在推进会计信息化工作的同时，制定了许多会计信息化管理制度，但却忽视了网络会计电子档案方面相应制度的起草与制定。主要缺少如下制度：一是没有制定网络会计电子文件归档制度；二是没有制定网络会计电子档案保管制度；三是没有制定网络会计电子档案利用制度等。这些会计电子档案管理制度的缺失，容易造成网络会计电子档案的丢失或残缺不全，影响整个高校会计信息化事业的又好又快发展。 (三)高校网络会计档案人员信息化管理水平不太高 目前，高校会计档案管理人员主要有三种情况，第一种情况是由会计专业人员兼任会计档案管理人员；第二种情况是由档案专业人员任会计档案管理人员；第三情况是由既不是档案专业人员也不是会计专业人员任会计档案管理人员。上述三种人员知识