全宗卷规范-广东万维博通信息技术有限公司.PDFVIP

全宗卷规范 DA/T 12-94 (1995年6 月 12 日批准 1995 年 10月 1 日实施) 1、主题内容与适用范围 1.1 全宗卷是档案馆(室)在管理某一个全宗过程中形成的,能 够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 l.2 本规范规定子全宗卷的编制原则,主要内容和整理,管理 方法。 1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关,团体,企事业单 位档案机构(以下统称档案室)。 2、引用标准 DA/TI一92 档案工作基本术语 GB9705一 88 文书档案案卷格式 3、全宗卷编制原则 3.1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制 全宗卷。 3.2 全宗卷的各种文件材料,包括凭据,清册,报表应做到准 1 以上资料由广东万维博通信息技术有限公司整理，请多详情请关注 确、齐全、规范。 3.3 全宗卷内的文件材料,应按照其固有的特点,保持文件材 料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。 4、全宗卷的主要内容 4.1 档案收集:档案交接文据,移交目录,接收,征集记录,档案 来源和价值说明等。 4.2 档案整理:整理工作方案,分类方案,案卷目录说明,整理工 作小结等。 4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单,档案保管期限表,鉴定档案 分析报告,销毁档案的请示与批复,销毁档案的清册等。4.4 档案保 管:档案安全检查记录,报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案 的抢救与修复情况报告。 4.5 档案统计:档案收进,移出登记,案卷基本情况统计和重要 的利用统计表等。 4.6 档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围 说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益和 经济效益的典型事例等。 4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情 况的文字说明材料 5、全宗卷的整理 2 以上资料由广东万维博通信息技术有限公司整理，请多详情请关注 5.1 全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的, 平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归人预设的 卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量较多 的可设分卷。 5.2 整理组卷时,必须认真检查,鉴定文件材料的完整程度及 其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 5.3 卷内文件材料按问题——时间进行系统排列,排列顺序为: 全宗指南(全宗介绍),立档单位大事记和有关档案收集,整理,鉴定, 保管,统计,利用,现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制 卷内目录。 5.4 卷内文件材料逐件加封面,封底,编件号,装订后装入卷 盒。其封面,封底尺寸长 X 宽为 260mmXl85mm,封面著录全宗号、件 号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图 1)。(图略) 5.5 卷盒外形尺寸长 X 宽为310mmX220mm,其高度可根据需 要分别设置30mm,40mm的规格(见图2)。(图略)卷盒面,脊印“全 宗卷”三字,并分别著录全宗号,全宗名称和编制日期(见图3)。(图 略) 6、全宗卷的管理 6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全 宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷, 3 以上资料由广东万维博通信息技