档案利用制度-哈尔滨工业大学（威海）图书馆.docVIP

哈尔滨工业大学（威海）文件 校图发〔2012〕103号 哈尔滨工业大学（威海） 关于印发《档案利用制度》的通知 各院（系）、部、处、办、直属单位： 现将《哈尔滨工业大学（威海）档案利用制度》印发，请遵照执行。 哈尔滨工业大学（威海） 2012年10月19日 哈尔滨工业大学（威海）档案利用制度 第一条 根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国2008年第27令）和《哈尔滨工业大学档案工作规范》（校档发〔2009〕484号）精神，结合学校实际情况，特制定本制度。 第二条 凡持有合法证明的单位或个人，表明利用档案的目的和范围均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。 第三条 校内师生员工借阅开放范围的档案或查阅、借阅不属于开放范围的档案，均要填写档案利用审批表（见附件1），经利用档案部门领导和归档部门领导审批后，方可查阅、借阅；校外单位或个人利用学校不属于开放范围的档案，需持单位介绍信，经学校有关归档部门批准后，方可利用；境外组织或个人利用档案，按照国家有关规定办理。 第四条 填写档案利用审批表时，若因特殊情况相关领导不能审批签字时，档案工作人员需通过电话联系得到领导批准后，才能查阅、借阅档案并在事后补办审批手续。 第五条 审计部门查阅档案，填写档案利用审批表，经审计部门领导和归档部门领导审批后，由审计部门的相关人员负责查阅。 第六条 查阅档案只能在综合档案室阅览室里进行，不得携带出阅览室；查阅档案人员未经许可不得进入档案库房；阅览室内严禁吸烟，保持肃静。 第七条 借出档案一般不得超过7天，因故不能按期归还者，应向档案工作人员说明情况，并办理续借手续。在借用档案期间，借用人严禁把档案转借他人、带到公共场所或给无关人员翻阅，应确保档案内容和实体安全。 第八条 利用档案人员要爱护档案，不得污损、涂改、拆卷、剪载和抽换，不得在档案上划任何标记。 第九条 档案室提供利用的重要、珍贵的档案一般不提供原件，加盖档案室公章的档案复制件与原件具有同等效力。需要复制（复印、扫描和刻制光盘）档案的，必须由档案工作人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案室印章后方可有效。 第十条 档案工作人员在接收归还的档案时，必须认真检查，核对无误后方可办理注销借用手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施并追究借阅者责任，按规定处理。 第十一条 利用涉密档案，按照学校保密条例相关规定执行。 第十二条 各类档案利用具体规定如下： （一）党群、行政 1．与学生学籍有关的文件，需由所属学院（系）辅导员、教学秘书和教务部门人员阅览、摘录和复制。其他部门或个人查阅学籍档案由教务处代查。 2．个人查阅本人的新生录取名册、毕业证（学位证）发放登记表和售房协议等档案，持有效证件方可阅览、摘录、复制；个人被委托利用他人的新生录取名册、毕业证（学位证）发放登记表、售房协议等档案，需持本人有效证件和委托人的有效证件复印件（传真件或电子邮件）。 3．存档的党委会、书记办公会、党委民主生活会党政领导班子会记录等材料需经党委书记批准；校长办公会记录等材料需经校长批准；各种会议纪要等材料需经学校办公室主任批准；审计处理案件材料、重要的群众来信来访及处理材料等，需经纪检部门领导批准；上级直接下发宣传统战部的统战内部文件等需经统战部门领导批准。因特殊情况需要复制或借出，按照管理权限经有关领导批准。 （二）教学、出版、声像 教学档案包括本科生毕业成绩、优秀论文和研究生毕业成绩、论文和教材等。 1．利用教学（除成绩之外）、出版和声像档案，需持有效证件方可阅览、摘录和复制。 2．个人查阅本人的成绩，需持本人有效证件方可查阅；个人被委托利用他人的学生成绩，需持本人有效证件和委托人的有效证件复印件（传真件或电子邮件）。 （三）科研、基建、设备、招标 利用科研、基建、设备和招标档案，需填写《档案利用审批表》，经利用档案部门和归档部门领导审批后，方可查阅、借阅。其中，科研档案归档部门领导包括课题组负责人。 （四） 会计 1．查阅会计档案，需填写档案利用审批表，经财务部门领导审批后，由财务部门兼职档案员负责查阅。 2．会计档案原则上不得外借，确因特殊情况需要借出时，经有关领导审批后，方可借出。财务部门借出档案，需经财务部门领导审批；上级部门、其他部门和个人借出档案，需经借阅部门的主管校领导和财务部门领导审批。 （五） 干部人事 1．个人因考研（博士）等事项，利用本人学习成绩单，需持本人有效证件，方可查阅。个人不准翻阅本人档案，由档案工作人员负责利用。 2．查阅干部人事档案，填写档案利用审批表，经组织或人事部门领导审批后，由组织或人事部门的有关工作人员负责利用。 3．干部人事档案原则上不得外借，因特殊情况需要借出时，经有关领导审批。组织部门借出档案，经组织部门领导审批；人事