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北市政府文理施要部分修正文照表年月修修正文行文修正理由壹依暨用壹依暨用略一般定一般定一公文子交指文件料透及信路予以收受者各於合子交之公文以子交行之二各由文位或位收理公文子交作但依公文性行文位及效有控管程序及管理如附二之一二之二者可指定人或授所理三因需求得公文登於子公布必要以子件告知相不另行文明登期限超期限者自子公布移除四各公文子交或登子公布之相得需要予以存五各於其他子公布所登之其容性自行下使用必要之理六子交收文理程序通行子收文收文列印理分文登送等七公文子交文理程序列印全文校列示清通行子文送文加已
「臺北市政府文書處理實施要點」部分修正條文對照表97年10月修
修正條文 現行條文 修正理由 壹、依據暨適用範圍 壹、依據暨適用範圍 略 貳、一般規定 貳、一般規定 (一)機關公文電子交換,係指將文件資
料透過電腦及電信網路,予以傳遞
收受者。各機關對於適合電子交換
之機關公文,應以電子交換行之。
(二)各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效,有適當控管程序及管理規範(如附錄二之一、二之二)者,可指定專人或授權所屬機關辦理。
(三)機關因業務需求,得將公文登載於電子公布欄,必要時應輔以電子郵件告知相關機關,不另行文;並應註明登載期限,超過期限者,應自電子公布欄專區移除。
(四)各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄,得視需要予以儲存。
(五)各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊,應視其內容性質,自行下載使用並為必要之處理。
(六)電子交換收文處理程序:識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
(七)公文電子交換發文處理程序:列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
(八)機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體,其公文電子交換收、發文程序,由發文機關依業務需要與受文對象相互約定,但應採電子認證方式處理,並得視需要增加其他安全管制措施。
(九)人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時,應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。
六、機關公文電子交換一般處理原則如下:(一)機關公文電子交換,係指將文件資
料透過電腦及電信網路,予以傳遞
收受者。各機關對於適合電子交換
之機關公文,於設備、人員能配合
時,應以電子交換行之。
(二)各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效,有適當控管程序及管理規範(如附錄二之一、二之二)者,可指定專人或授權所屬機關辦理。
(三)機關因業務需求,得將公文登載於電子公布欄,必要時應輔以電子郵件告知相關機關,不另行文;並應註明登載期限,超過期限者,應自電子公布欄專區移除。
(四)各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄,得視需要予以儲存。
(五)各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊,應視其內容性質,自行下載使用並為必要之處理。
(六)電子交換收文處理程序:識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
(七)公文電子交換發文處理程序:列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
(八)機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體,其公文電子交換收、發文程序,由發文機關依業務需要與受文對象相互約定,但應採電子認證方式處理,並得視需要增加其他安全管制措施。
(九)人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時,應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。
因目前各機關均可電子交換,修正以符實際。
參、分層負責 參、分層負責 略 肆、公文製作 肆、公文製作 略 伍、收文處理伍、收文處理 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發,各類送件、簽收清單其保管年限為一年;收發文紀錄保存年限為三十年。 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發,承辦人員簽收清單及各類送件清單其保管年限為一年。
納入「機關共同性檔案保存年限基準表」規定。 三十六、分文應依下列規定辦理:
(一)分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌,認定其承辦單位,分別在原文左上角加蓋承辦單位戳,依序迅確分辦;對來文未區分等級而認定內容確係急要者,應加蓋戳記,以提高承辦人員之注意。
(二)如係電報或外文文件,應指定人員譯出主旨後,再按程序分辦。
(三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。
(四)來文屬急要件或案情重大者,應先提陳核閱,然後再照批示依收文手續辦理分送承辦單位,如認有及時分送必要者,應同時影印分送。
(五)機關首長或單位主管交下之公文,分文時應於公文上加註「○○○交下」。
(六)凡經本府分辦之文件,機關收文人員認為不屬於本機關主管業務範圍者,應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後,於工作時間八小時內退回本府總收發改分。 三十六、分文應依下列規定辦理:
(一)分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌,認定
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