台北政府文书处理实施要点部分条文修正条文对照表.doc

「臺北市政府文書處理實施要點」部分修正條文對照表97年10月修 修正條文 現行條文 修正理由 壹、依據暨適用範圍 壹、依據暨適用範圍 略 貳、一般規定 貳、一般規定 （一）機關公文電子交換，係指將文件資 料透過電腦及電信網路，予以傳遞 收受者。各機關對於適合電子交換 之機關公文，應以電子交換行之。 （二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序及管理規範（如附錄二之一、二之二）者，可指定專人或授權所屬機關辦理。 （三）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔以電子郵件告知相關機關，不另行文；並應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 （四）各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以儲存。 （五）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容性質，自行下載使用並為必要之處理。 （六）電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 （八）機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。 六、機關公文電子交換一般處理原則如下：（一）機關公文電子交換，係指將文件資 料透過電腦及電信網路，予以傳遞 收受者。各機關對於適合電子交換 之機關公文，於設備、人員能配合 時，應以電子交換行之。 （二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序及管理規範（如附錄二之一、二之二）者，可指定專人或授權所屬機關辦理。 （三）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔以電子郵件告知相關機關，不另行文；並應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 （四）各機關公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以儲存。 （五）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容性質，自行下載使用並為必要之處理。 （六）電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 （八）機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。 因目前各機關均可電子交換，修正以符實際。 參、分層負責 參、分層負責 略 肆、公文製作 肆、公文製作 略 伍、收文處理伍、收文處理 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，各類送件、簽收清單其保管年限為一年；收發文紀錄保存年限為三十年。 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，承辦人員簽收清單及各類送件清單其保管年限為一年。 納入「機關共同性檔案保存年限基準表」規定。 三十六、分文應依下列規定辦理： （一）分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定其承辦單位，分別在原文左上角加蓋承辦單位戳，依序迅確分辦；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以提高承辦人員之注意。 （二）如係電報或外文文件，應指定人員譯出主旨後，再按程序分辦。 （三）來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。 （四）來文屬急要件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示依收文手續辦理分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。 （五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○○○交下」。 （六）凡經本府分辦之文件，機關收文人員認為不屬於本機關主管業務範圍者，應簽註意見送由主任秘書以上人員核章後，於工作時間八小時內退回本府總收發改分。 三十六、分文應依下列規定辦理： （一）分文人員應視公文之時間性、重要性、依本機關之組織與職掌，認定