对数字档案云计算管理思索.docVIP

对数字档案云计算管理思索当前各行各业都在研究和开发基于云计算的应用，在云计算的研究和开发热潮中，档案工作者应该探讨和思考一些问题：什么是云计算，它有哪些特点？它将对档案管理工作产生什么样的影响？在档案工作中如何利用云计算技术？ 一、云计算及其特点 云计算（cloud computing）是一种基于因特网的超级计算模式，在远程的数据中心，几万甚至几千万台电脑和服务器连接成一片“云”。这片“云”可以让普通用户拥有每秒10万亿次以上的运算能力，强大的计算能力可以模拟核弹爆炸、预测天气变化和在海量数据库里查找资料和信息……用户通过电脑、笔记本、手机、IPAD等终端设备接入“云”，按各自的需求获得所需的存储和运算能力。狭义的云计算是指信息技术基础设施的交付和使用模式，指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需的资源（硬件、软件、平台）。提供资源的网络被称为“云”。用户使用“云”提供的计算和存储能力。“云”中的资源对于使用者来说可以无限扩展，随时获取，按需使用，人们象使用水电一样使用信息技术。广义的云计算是指服务的交付和使用模式，指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需的服务。这种服务可以是狭义的信息技术基础设施服务，也可以是其他的服务。云计算有如下特点： 1.强大的计算和数据存储能力。“云”计算一般拥有成千上万的服务器，能够根据用户要求提供前所未有的计算能力，同时也为用户提供海量存储数据的空间。 2.安全，云计算提供了最可靠、最安全的数据存储中心。保存在“云”中的数据被复制到了“云”中的多个电脑中，即使一台或几台电脑崩溃或脱机，“云”也能够继续正常工作，数据中心的管理者对数据进行统一管理，最大限度地保证用户数据的安全，用户不用再担心数据丢失、病毒入侵等麻烦。 3.可以轻松实现不同设备间的数据与应用共享。云计算的用户使用的终端可以是手机、IPAD、电脑、笔记本等各种各样的上网设备，用户通过它们上网后使用云计算的计算能力和存储空间。用户关心的数据和应用都存在“云”中，所以不需要考虑这些设备之间数据和应用是否兼容。 4.对用户端的设备配置要求低，只要设备能上互联网就能方便地使用“云”计算平台。 二、云计算对档案信息化管理工作的影响 1.改变档案文件的管理模式。档案文件分为开放和内控两部分。在“云”计算技术之前，这两种档案资料的信息化管理模式是一模一样的。都需要档案部门投入大量的人力、物力和财力建设信息化管理所需的软、硬件平台，把数字化档案文件信息按密级分别存放于两个系统中。为保障系统的安全工作，每个档案局（馆）都必须组建一个维护队伍。“云”计算技术将根本改变这种管理方式。对于开放的档案文件，档案部门可以从收集、管理、服务等多种职能中脱身出来，只需要为“云”数据存储中心提供原始档案信息资源。由于信息化工作都由“云”提供服务，数字档案管理工作大大简化，工作人员有更多的精力和时间专注档案专业，专业水平会更高。对于内控部分的档案文件，各地档案部门一个地方搞一套系统，一是浪费非常大，二是数据共享不方便，三是安防工作量大。在“云”计算技术里，档案部门完全可以按省一级的行政区划组建一套管理系统，把省、直辖市、自治区一级的内控档案集中于一个档案“云”中。既节约经费，方便共享，也加强了管理，减少了安防工作量。 2.降低工作成本。档案部门使用“云”计算技术后，对开放的档案文件管理不需要再购置昂贵的服务器、大容量的存储设备、也不需要那么多IT维护人员进行系统维护。这将大大降低管理成本。查档人员通过电脑、手机等各种终端通讯设备上网查找利用档案，降低了档案部门的服务成本。对于内控的档案文件，“云”计算可以把所有数字档案管理规划到省一级，用一套系统代替原来的几十上百套系统，节约了经费，减少了开支。 3.提高工作效率。档案部门在利用“云”计算技术后，开放的档案文件信息化技术全部外包，软硬件故障由“云”服务商提供，不需要大量的IT维护人员。国家内控的档案文件集中于一个或数个系统中，维护人数将大大少于原来的几十、几百个系统。数据被复制到多台计算机中，一台电脑出故障不影响档案的管理和利用。显然工作效率和质量都提高了。 三、利用云计算加强数字档案文件的管理工作 多年来，很多的行业和部门实现了无纸化办公，各地档案部门进行了大量的档案数字化工作，手里积累许多数字档案文件。云计算技术的出现为我们提供了一个经济、高效的管理平台，我们应该尽快利用云计算技术加强数字档案文件的管理工作。 对于大型、重要的档案部门，可以建立自己的“档案云”。由于“云”中的信息共享可能产生知识产权等一系列问题，应该加强这方面的研究，制定出切实可行的工作方案，从制度上对工作进行规范。对于各个加入进来的档案馆需要签订协议，共享彼此的档案资源。