读者服务规画.PPT

讀者服務規畫 2007年4月9日 規劃的意義 定義目標及目的 建立一個可達成這些標的之整體策略、以及發展一全面性的計畫層級體系以整合及協調活動。 規畫的定義 一個包括了對於未來評估的分析過程，一個未來渴望目標的決定，對於從行動到完成目標及選擇二選一行動的過程中所做選擇的發展。 規畫的方式 由下而上的規劃方式 由下而上的缺點是規劃人員視野不夠廣，不能從制高點往下看；由下而上要成立規劃團隊，由多層面人員參考，增大視野 由上而下的方法 由上而下缺點則是失敗沒人負責，導致計畫制定不會審慎思考，常是即興之作。故由上而下方式則需要下層沙盤推演，依其優缺來看是否執行，而不可固執己見一意孤行。 成功的規劃的要素 高階主管支持 合適規劃人員 事前資料詳細收集 計畫要有彈性 確實了解計畫任務與目標 規畫的程序 包含建立願景、任務、設定目標、激勵個人、人事和系統績效評估、評估結果，然後根據成果去調整經營方向 規畫是管理活動的心臟。 規畫的有效與否反應在組織發展過程的每個經營環節上。 規畫的程序(cont.) 為未來做評價 (願景) 為組織的未來決定有利的方向 設立目標 建立行動程序 再從中挑選出適當的優先順序，並能 持續進行 對於正式計畫的批評 計畫會造成僵化。? 在動態的環境下無法發展計畫。 正式計畫無法替代直覺與創造力。 計畫使管理者注意於今日的競爭，而非明日的生存。 正式的計畫增強成功，也可能導致失敗。 規畫概念 一份計畫不只是一份預備帶出去在特殊場合被欣賞的文件，而應該是一份活的計畫，包括 一些確定的想法 時間表 策略活動的說明 一個可被探索的理論或概念 一種行為和過程 規畫也是一種行為和過程 這個過程是在保證人力及物質資源，能配合組織達成目標。 最重要的哲學問題【為什麼】前加上基本的問題【誰，什麼，何時，那裡，如何】 規畫的類型 寬度 ? 策略性 ? 作業性 時間幅度 ? 短期 長期 明確度 ? 特定性 ? 方向性 使用頻率 ?單次使用 ?常設計畫 策略性計畫與作業性計畫 凡是應用於整體組織，建立組織整體目標，探尋組織在所處環境中之定位的計畫，謂之策略計畫（strategic plans）。 對於所有整體目標如何達成的細節計畫，則謂之為作業計畫（operational plans）。 短期計畫與長期計畫 短期指期間短於一年。 長期指期間長於五年。 特定性與方向性計畫 特定性計畫（Specific plans）具有清楚界定的目標，毫無含混，所以不容易誤解。 方向計畫（Directional plans）界定了一般指導原則。它指出焦點所在，但卻不會將管理者鎖死在特定目標或特定行動方向。 單一用途與經常性的計畫 單一用途計畫(single-use plan )是使用於符合特定需求或特殊情況。 經常性計畫(standing plan)是持續的。它們提供組織執行重複性行為的方針。 規畫的要素 時間、 蒐集與分析資料、 不同層次的規畫、 彈性 責任。 收集和分析資料 一個計畫愈能依據切合時宜的資訊，則制定計畫的過程便能愈順利。因此，制定計畫的第二個要素是收集和分析資料。 這個步驟包括有系統地收集影響組織想做的及運作方式的資料，如在一定期間圖書館或資訊中心的活動、成員運作和使用者，以及外界的環境。 如何收集資料？ 收集資料應注意 標準化 系統收集 常期收集 有效運用 規畫的層級 所有的管理者、協調者或是小組領導者，不論在圖書館裏負責什麼層級的責任，都應從事計畫工作 每一個規畫者應負起在個別單位或小組的計畫，而且也要和組織中的其他人合作發展整體計畫。 彈性 好計畫的基本要素是面對需求的改變，能具有彈性或是順應性。彈性應用於短期計畫和策略計畫過程。 任何規畫若太一成不變，會是無效的行動。 這就是為何要用規畫準則來檢閱規畫的重要，如在過去短期間修正的重點，以及確認目標是否達成。 一個規畫的過程永遠不會完成，因為它持續被檢視、修正、更新。 圖書館或資訊中心的規畫需和大型組織資訊單位維持相容，並能反映圖書館或資訊中心所處環境的變化。 責信(accountability) 責信是未來成功的關鍵。責信需要義務和主動去完成既定的計畫。一旦計畫制定，對管理者而言，代表職權和負起個人或小組責任來完成計畫的目標。最後，管理者負責行動(或不行動)朝原定的目標。 規畫的環境 規畫可提供圖書館，基於對未來的充分瞭解所需物力及人力資源。這需要有系統地組織需求來使用這些資源，且需評估計畫決定的結果，透過有系統的反饋使得期待的改變能發揮功效 環境評估（PEST） 政治 經濟 社會 技術 規畫技巧 發展標準與指南 預測 預測 這個專有名詞，如同注視水晶球所產生的洞悉力，基本上，預測