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5 与“Crab螃蟹(跑题者)”相遇 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 2 参会者的守则与责任 3 如何处理会议中的冲突 1 主持人的守则与责任 1 主持人的守则与责任 1.1 具体的守则与责任 1.2 主持人作为矛盾调停者的失败表现 2 参会者的守则与责任 2.1 参会者10大守则 2.2 参会者的责任 时间 参会者的责任 开会前 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量表达的心理准备 开会中 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 开会后 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成 3 如何处理会议中的冲突 3.1 冲突的二维模式 坐标系反映了面对冲突时人们各种各样的反应。这个图的纵坐标分为决断和不决断，横坐标则是合作与不合作。它反映了冲突发生时，个人的选择情况。个人是选择满足自己还是满足别人，也就是选择决断还是选择合作。 3.2 5种处理冲突的方法 ◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 ◆迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 ◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 ◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 ◆妥协型。 妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。 ? 第九部分 会议记录及会后跟进 1 会议记录 2 会后跟进 3 怎样提高下次会议的质量 1）会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主持人名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 2）重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 3）分派工作的详细情形及完成日期。 4）会议记录尽可能维持在一页的长度。 5）使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点。 6）将此份会议记录发送给与会者。 1 会议记录 2 会后跟进 2.1 参会者的跟进 2.2 作为主持人的会后跟进 具体表现 是否存在以下问题 （1）别的员工曾误会我的意思 有□ 无□ （2）与别人谈话时我经常离开话题本意跳到别的话题 有□ 无□ （3）如果主持一个会议，我会让参会人员先了解会议内容 有□ 无□ （4）面对一些人说话时我很紧张 有□ 无□ （5）在会上，总是只有我一个人说话，没有成员参与 有□ 无□ （6）谈话结束时，我会问员工是否明白我的意思 有□ 无□ （7）我分派工作后他们从不提问 有□ 无□ （8）我总是把一件事的前因后果澄清给别人 有□ 无□ （9）如果我表达的意思很复杂，令人难以明白，我会事先考虑 有□ 无□ （10）我总是会问：大家还有什么问题吗？ 有□ 无□ 2.3 主持人及参会者自我评定单 只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 制订出色的会议议程并事先分发。 时间是宝贵的，开会是要花钱的;准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。 会议记录应阐明最后的结论。 会议成功只有用结果来衡量。 注重结果，但更强调实施所有的决定。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。 2.4 怎样提高下次会议的质量 谢谢！ * 2 准备工作的作用 当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有以上4种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。 3 1H 5W 温馨提醒 根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人。当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。 4 准备工作核对单 1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料 2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 1