中学档案信息资源开发利用.docVIP

中学档案信息资源开发利用所谓“中学档案信息资源开发”，就是对中学档案信息资源以多种形式、多种渠道主动迅速、广泛准确地提供高质量的、系统的档案信息，包括档案的收集、整理、保管、利用等。科学管理中学档案资源，发挥档案信息的功效,更好地服务学校发展，是中学档案信息资源开发利用的最终目的。 1 中学档案信息资源开发利用的现状 表现在中学档案管理开发工作处于被动地位，中学档案信息资源开发的观念陈旧，学校档案管理开发工作机制不健全，中学档案管理人员从业素质亟待提高及现代化技术运用程度偏低等方面。 2 中学档案信息资源开发利用的途径 首先，要树立正确的档案资源观。作为档案管理部门和人员,必须清醒地认识到，学校档案管理和应用在学校发展中的重要性和必要性，充分发挥档案在档案资源建设中的主体地位，使各种档案资源合理流动、优化配置。更好地发挥档案信息资源的效能，为学校发展提供有效的服务,通过档案管理促进学校发展。其次，要树立科学的档案信息开发观。努力消除档案工作中的封闭观念，确立开放、整合、融入的新理念，最大限度地开发档案资源，满足学校的各种需要，服务学校的发展，更好地为教育教学服务。 2.1 创新中学档案信息资源开发的有效机制。学校领导对档案管理应当给予高度的重视，把学校档案工作纳入学校整体工作中通盘考虑，要建立档案运作机构，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展。 2.2 建立适合中学档案信息资源开发的模式。中学档案信息资源有其复杂性和多样性，信息资源开发存在困难。“双套制”管理方式是当前适合中学档案信息资源开发的模式，实现中学档案管理数据库管理与纸质档案管理互补、并存，确保档案信息的完整性和真实性。充分利用网络优势，建立校内档案管理数据库，实现校内教师对档案信息资源的共享。 2.2.1 健全中学档案信息资源开发的规章制度。健全档案管理制度，制定科学合理、简明实用、操作方便的档案工作规章制度，是中学档案信息资源开发的前提和基础，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。应制定一些如《档案工作领导小组职责》、《档案人员工作职责》、《档案室管理制度》、《档案保密制度》等规章制度。把档案工作纳入科室工作目标管理责任制的检查考核中，做到各部门、各科室职责明确，在细节上保证档案管理顺利开展。 2.2.2 完善中学档案信息资源开发的保障机制。首先，积极争取上级主管部门和学校领导的支持。其次，要积极争取学校财政支持，以财力立项、信息化资助项目等多种形式申请经费，确保此项工作健康、稳定、持续发展赢得经费保障。并充分利用学校人才聚集的优势，适时引进档案专业人才，为学校档案资源信息开发提供必要的人力资源、人才保障和智力支持。 2.3 完善中学档案信息资源开发的途径 2.3.1 注重中学档案信息资源收集的规范化。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，严重影响了系统整体水平的提高。档案标准和规范本身是一个系统工程，在中学档案信息资源的收集上，力求做到统一标准、分类科学、分组合理、编目清楚、管理有序，使档案案卷形成的全过程标准规范。首先，要明确学校各个部门各业务人员的责任和义务,明确各个不同时期档案工作的侧重点,明确档案材料收集归档范围,建立档案材料的收集标准，用科学的原则和方法管理档案，从实际出发，结合科学分类原则，整理出高质量的档案，科学设置档案类目，划分类目。处理好档案工作中的“接收”和“移交”，移交有手续，交接有清册。编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善的检索体系。 2.3.2 注重中学档案信息资源开发的有效化。档案工作者要根据学校档案管理工作的特点及时收集整理各类资料,做好建档工作，增强档案意识，普及档案知识，着眼于教育教学需要，找准课题，从一定量的档案信息中，挖掘蕴藏在档案信息中更深层次的信息，开发出更多有用的资源,服务学校的发展。 2.3.3 注重中学档案信息资源管理的信息化。加快中学档案信息资源的开发，把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化，提升中学档案工作的地位，使档案信息资源管理和开发达到新的层次。 2.3.4 注重中学档案服务方式的创新。中学档案工作者可通过及时收集档案信息，进行归档整理，供学校参考；通过建立档案室网页，提供网络档案服务；利用学校网站开发制作网页，及时更新上网数据和信息，实现档案信息网上检索；通过建立电子文件自动上传的工作路径，开展即时在线查询服务，提供真实可靠的档案材料；通过开展网上查询和资信服务，通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，信息需求者与档案部门通过电子邮件在网上进行