关于档案管理中保密问题几点认识.doc

关于档案管理中保密问题几点认识摘要：随着时代的发展，档案的管理与保密工作已经越来越受到社会的重视了。无论是国家机构的相关档案资料，还是个人档案，都应该得到应有的法律保护和合理有效的管理。档案作为一种重要的信息资源，在社会平稳、有序的向前发展中占有不可忽视的重要地位。所以必须大力改善档案的管现状，档案保密的工作尤其应该受到更多的保护。我们只有将档案的保密工作做好，才能使每一份档案内的信息在一定期限内保有使用价值，才能为个人发展、社会发展和国家壮大作出一点贡献。 关键词：档案管理；保密问题 在现代社会中，个人档案是每个人必不可少的一项重要资料。作为一个合法的中国公民，每个人都应该有自己的一份档案。档案是集中一个人生平所经历事件的完整记录。所以，档案的管理工作自然也应该引起重视。个人档案属于国家机密，不能私自拆封，也不能随身携带。要做好档案的规范化管理，就应该建立健全的档案管理机制，制定相应的法律法规，加强档案保密工作的大力推行。 档案管理的工作主要是保持档案的完整性，便于检索，从而实现档案的最大利用价值。努力做好档案保密的管理工作，加强国家绝密档案、机密档案、非绝密档案的日常管理工作，从而能更好的保证档案的使用过程，是对每一位档案管理工作人员的首要要求。本文在此对目前档案保密工作的现状和如何继续做好档案管理中的保密工作进行分析，做出一些总结。 一、档案管理中保密工作的必要 由于档案的内容和性质各有不同，重要程度也是千差万别，有些档案是属于国家绝密文件，涉及到一些国家利益能不能够得到保障的关键问题，管理人员必须做好档案的保密工作。还有一些机密级别低一些的档案文件也需要管理人员妥善管理，做好相应的保密工作，防止一些非法份子从中投机取巧、窃取我们国家的机密文件，从而避免我国公民和国家利益受到巨大损失。个人档案中的内容大都是由个人生平所在单位给予的身份证明，是记录一个人在各个时期的所有经历。所以个人档案的有效管理对于一个人在将来各个工作岗位的发展和将来的各种手续的办理来说是非常重要的。各个单位必须做好所有员工的档案管理工作，并将档案的保密工作也纳入管理范畴中来。 二、保密工作中遇到的实际问题 （一）档案内容不完整 由于许多单位并没有正规存放档案的库房，没有配备相应的档案管理软件，导致员工的档案在多年的存放过程中会出现档案袋磨损、档案内容缺失不完整的情况发生。也有一些单位在档案管理的工作上不够尽职尽责，档案外借归还不及时等造成档案遗失的情况时有发生。 （二）档案管理制度不健全 随着社会的高速发展，传统的档案管理制度已经不能适应现在分类细化的档案文件的管理需求。一些档案实体在保管上的信息并不明确，有许多机密性文件并没有按照档案的密级进行保管，而是按照档案实体的有效期限进行管理，这样就会将一些机密档案置于不安全的环境之下。传统的档案管理制度也并不适用于现代档案管理人员的工作范围，许多档案管理人员还是按照传统的管理制度去工作，根本无法达到现代管理制度的高水平要求，没有有力的管理制度进行约束，管理人员无法在最大程度上发挥出其应有的水平。这对于档案管理工作是一种极其不负责任的行为，对于管理人员自身的发展也是极为不利的。 （三）信息化时代的保密困扰 传统的档案管理是相对封闭而独立的，档案的保密工作做得相对较好。但是随着信息化时代的迅速普及，电子档案的建立，工作人员在享受网络所带来的方便快捷的同时，对于互联网上的各个节点和终端都能够自由搜索到相应的档案内容，随时都可能造成档案内容的外泄的事实也成为一种困扰。在这样一个开放的互联网环境里，要做好档案保密工作，不仅需要解决来自软件系统带来的无限威胁，还要仔细做好档案的备份工作，防止档案的遗失为档案管理工作带来的不便。 三、如何做好档案的保密工作 （一）建立健全的档案保密管理制度 要想做好档案的保密工作，领导人员应该给予高度重视，积极推动完善档案管理机制的工作，建立健全的档案管理制度。单独建立存放档案的库房，将档案合理有序的进行存放，并写明标签，便于日后查找。在存放档案时，尽量不要将档案存放在容易丢失档案的较低楼层，而应该将档案存放在二楼以上，并且对一楼的门窗进行加固围栏处理，以保障档案的安全。 对于一些机密文件，应该单独存放，并及时跟进档案保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移，对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。对于一些失去保密必要的文件应该及时整理出来，重新存放并做好标记和记录。在进行这些管理程序的过程中，应该全程都有两个以上的工作人员共同完成，以实现互相监督的目的，在档案所在的楼层，应该安装全方位的监控装置，以便日后进行相关调查。 (二)提高档案管理人员业务水平 各单位应该经常组织专门人员进行档案管理工作的培训，增