文山社区大学校务行政运作之检讨.doc

文山社區大學校務行政運作之檢討 鄭秀娟 台北市文山社區大學主任秘書 台北市文山社區大學是全台灣第一所社區大學，座落於台北市南陲的文山區，與市立木柵國中共同使用校園、教室空間。自一九九八年創辦以來，文山社區大學已辦學達五個學期，並首先發展出辦理社區發展議題工作坊、學程制度、學員輔導、學員服務中心等經驗。就社區大學此一新興事務而言，檢討文山社區大學之校務行政經驗，可作為其他社區大學之參考，並希望於此社區大學開創階段，能成為各社區大學對校務運作方法之集思廣益基礎。 本文謹就文山社區大學辦學五學期來的行政目標與組織檢討、行政人力調度、行政作業專業化、預算管理制度、師生經營、與協辦國中之合作提出現況說明與檢討，並分述如下： 一、校務行政目標與組織現況 社區大學之辦學以十八歲以上之成人為對象，辦學理念在「解放知識，培育現代公民」。承此，社區大學校務核心有二：一為發展以知識為主的教學與學習；二為發展以公民能力培育為主的教與學，並發展公民之實踐場域（兩者不應相互拆離，但仍有其差異）。因此，文山社區大學之校務行政運作目標不僅僅在支援教學系統順利運作，如一般大學之教務、學務，更重要的是，在以涵養成人學員之知識與公民能力的目標下，積極協助教學系統經營良好的成人學習環境，建立新的成人學習模式，並協助社區培育成人之公民能力。 為了擴大經營力量，結合師生的共同參與，文山社區大學的組織架構簡分為二，一為教學系統，一為行政系統，而本文主題在以行政系統為主體，進行校務行政經驗之檢討。 目前文山社區大學的行政系統對主任、副主任負責，並由主任秘書統籌管理，其下分為課務、學務、社區、總務、資訊等四組。? 以八十九學年度第一學期為例，文山社區大學聘任人數為六名專職、三名兼職，其中主任及副主任為兼職（詳見下表）。以此人力編制要達成前述行政目標，實非易事。根據文山社區大學的經驗，理想的社區大學編制人數如下表所示，至少為十一名專職，始能順利推動校務工作。 文山社區大學校務處編制之行政人力與職掌 組　別 職 　 稱 理想編制人數 實際聘任人數 職 　 掌 主 任 1專 1兼 綜理校務，對外代表。 副 主 任 1專 1兼 協助主任綜理教學系統之學術性工作。 主任秘書 1專 1專 協助主任綜理校務、公關。 執行秘書 1專 0 協助主任秘書，綜理課務、學務。 課務組 課務專員 2專 2專 支援教學及教學研究會。 課程安排、教師聯繫、學員社團聯繫。 學務組 學務專員 2專 1專 支援學員服務中心之發展工作。 學員資料、成績登錄、證書、學員聯繫。 社區組 社區專員 1專 1專 支援與社區合作事務、社區聯繫。 資訊組 資訊專員 1專 1兼 資訊系統及網路建立。 總務組 總務專員 1專 1專 財務、會計、採購、庶務。 合 計 11專 6專3兼 註：1. 若主任為兼職，則宜有副主任襄助；若主任為專職，則副主任可從缺。 2. 理想編制人數為每學期上課學員人數略估1,500人、上課人次2,400人之規模所需之行政人力。 二、行政人力調度與行政專業化 一般大學之行政事務，舉凡教務、學務、總務，在社區大學均無法免除。但社區大學無專任教師、全職學員，師生來去匆匆，加上因借用國中場地，白天課程（主要對象為社區媽媽及自由業人士）學員在校外如圖書館等地上課，訊息傳達不易，增加不少行政連繫成本，師生之經營亦因無專屬空間場地而更加困難。加以行政經費受限，行政目標多元，所以行政人員之負擔較一般學校更為沈重，行政人員之流動性相對提高。因此，行政人力的調度、分工、合作以及行政作業之效率與專業化問題，亦較一般學校或非營利團體更具挑戰性。 是以，社區大學的行政運作必須與一般學校或非營利團體有所不同，而須建立新的模式。根據文山社區大學行政運作經驗，社區大學之行政運作模式重點有： 行政人員須與校務志工合作，以形成工作小組之共同經營管理模式；並製訂作業手冊，模組化作業流程，以利與志工、班代及學員社團充分合作。 強化目標管理，針對行政事務目標檢討必要業務，刪減次要業務。 行政人員以業務管理為主，庶務執行為次，並應考慮委外負責專業事務。 建立作業資訊系統，簡化文書作業，強化資訊流通。 建立預算管理制度，掌握業務經費收支情形，並與作業資訊系統共同分析形成決策資訊基礎。 以下分別就社區大學之行政人力調度與行政專業化所需特別關注之幾項要點以及文山社區大學之運作處理方式，詳細闡述、說明之。 （一）行政人員值班制度與人力調度 文山社區大學目前上課之主要時段為周一至周五晚上七點到九點五十分，周六下午二點到四點五十分，每個時段皆有十門以上課程同時進行；因此，課前、課後半小時內，有二百名以上的師生出入教室及辦公室，由商借教學設備、影印教材、學籍資料查詢、請假到各種突發狀況，如教學設備故障、教師遲到等事務皆集