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涉密企业的档案信息化管理 　　摘 要 　　涉密企业的档案是企业生存与发展的核心，涉及企业商业安全。为保证涉密企业核心信息的安全，顺应信息发展形势、加强涉密企业档案信息化管理尤为关键。下面立足于加强涉密企业档案信息化管理的重要性，对具体的策略进行分析和探讨，旨在为涉密企业推进档案信息化管理进程提供借鉴。 　　【关键词】涉密企业 涉密档案 信息化管理 策略 　　涉密企业中存在大量密级不同的涉密档案，且随着企业不断扩大生产规模，涉密档案越来越多。在信息时代，计算机网络、先进的技术为各类档案信息的收集、使用提供便利，但同时也增加了管理涉密档案的难度，极易引发泄密事件，所以加强涉密企业档案信息化管理是重中之重。 　　1 加强涉密企业档案信息化管理的重要性 　　对企业信息化建设而言，档案信息化管理是重要组成部分，它依托计算机技术、网络技术，通过数字信息这一主要形式，对档案资源进行充分的利用、发掘，通过一系列操作使档案管理最大化服务于涉密企业的效益目标。档案是涉密企业最真实的缩影，它通过文字、图片、图表等形式涵盖涉密企业全面而详实的信息，包括企业管理、生产经营、运转决策、资金周转、技术档案、人事调动等，具体涉及文书档案、财会档案、人事档案、商标档案、专利档案、经济管理档案等。纸质档案由于保存时间长，加上经常被查阅，极易遗失、损坏，且温度、湿度、火灾、虫蚀等因素也影响纸质档案的长期保存，给涉密企业档案管理带来诸多不便。随着新时期里经济的高速发展，涉密企业对档案的需求也从传统的单一需求转化成综合需求，包括现行文件、图书、档案、情报检索等，因此，面对海量的、错综复杂的信息，为更好地为涉密企业的运作服务，加强档案信息化管理是必然趋势。涉密企业档案信息化管理的最终价值为：在科学创新的思想、现代化管理理念的指导下，通过先进的信息技术、网络技术，把涉密企业的档案、文件等综合信息加以整理、开发、归档和保存，并在技术处理之后实现档案管理的网络化、数字化、信息化，管理好、保护好涉密企业的核心秘密，实现最大化的档案利用率，使涉密企业的可持续发展获得强有力的保障。 　　2 加强涉密企业档案信息化管理的具体策略 　　2.1 做好基础性工作，推进信息化管理 　　涉密企业的涉密档案从传统的纸质文档、胶卷、图片过渡到现代信息化管理需要一个具体的过程，只有做好基础性工作，才能推进信息化管理的进程。档案管理的目的是服务于涉密企业的生产与经营，所以档案部门应针对企业涉密文件材料的形成、积累以及整理、归纳开展指导、检查、监督等工作，并积极和其他单位、部门相互协调，在转换、传输、存储档案信息的过程中确保档案的准确性、完整性、真实性，特别是在归档、管理电子文件的环节，档案部门务必要重视开展著录与标引工作，依据国家的数据标准，保持著录项目与检索语言的统一，从而使数据制作、标识检索等趋于规范，确保档案数据检索的完整与准确。同时，如果部分传统文档在过渡时期无法及时处理，切忌随意堆放，务必要做好整理、分类和编号工作，妥善保存原有纸质文档、胶卷和照片等，避免信息损坏、丢失。 　　2.2 对涉密档案数字化扫描要严格管控 　　最近几年，涉密企业开始对纸质档案开展数字化扫描的工作，但在该工作环节应注意：涉密企业严禁对涉及国家秘密的资料、档案实施数字化扫描，且一般情况下涉及商业秘密的资料、档案也不能实施数字化扫描，如果涉密企业需要扫描对商业秘密有所涉及的档案，就应在企业内部专门安排场所进行，严禁把涉密档案带离企业。同时，加工场地务必要安装好监控设备，对数字化扫描实施全程录像操作；保持加工场所网络与设备的独立性，严禁和企业的办公网络、互联网等连接、共享，禁止加工场所的任何计算机、网络连接互联网；采取必要的技术手段，拆封外接设备的信息出口，保证涉密数据没有接口，从而有效预防在数字化扫描中泄露信息。 　　2.3 落实涉密档案管理的两个平台建设 　　涉密企业档案的信息化管理是重点工作，而信息安全是系统性工程，要求企业档案部门从管理、技术两个层面着手，采取信息化管理策略，并尚未完善完善管理与技术条件的情况下将电子载体与纸质载体、保密与开放、集中与分散之间的关系处理好；在尚未完善管理档案的策略的情况下切忌太过强调数字化，杜绝资源共享的随意性。特别是针对涉密信息，务必要在信息化管理中纳入重点监控的范畴。涉密企业档案信息化管理的重点在于落实两个平台建设： 　　（1）建设数字档案库平台，使其与企业的PDM、OA等管理系统链接起来，采取信息手段、管理手段实现涉密企业科研、生产、管理、经营全过程的档案数字化、信息化。 　　（2）建设文档服务器安全平台，即涉密企业要建立文档综合服务器平台，把各个计算机里散落的文件上传到该服务器，以便集中管理、保存。相应的，在信息化环境里要重点控制涉密档案管理的上