完善信息时代高校会计档案工作思索.doc

完善信息时代高校会计档案工作思索摘要:结合信息时代会计电算化档案的特点和存在的问题,提出完善高校会计档案管理的具体措施。 关键词:信息时代;高校;会计档案;管理 会计电算化是信息时代的产物,随着近年来网络经济的蓬勃兴起,高校财务信息化取得了突破性的发展,高校的会计档案在内容、载体形式等方面发生了诸多变化。随着高校现代化进程的推进,高校内部对会计档案管理提出了新的要求。本文结合实际工作,探讨信息时代的高校会计档案管理问题。 一、信息时代会计档案工作的新特点 1.广泛性。高校会计电算化和财务信息化后,会计档案的内容有了新的扩展,会计档案不仅要求保留传统意义上的档案,还包括其它各种电子文档,如电脑硬盘、光盘中的磁性介质数据、会计系统程序说明书以及会计系统所涉及到的全套档案资料。 2.专业性。会计档案是在高校单位经济活动中形成的,是会计人员严格按照《会计法》的要求进行核算而得出的结果,电算化下的会计档案是一种现代化载体,较传统意义上的会计档案而言具备双重性的特点,即要求电子会计数据和纸质会计档案共存,这些内容使得当前高校会计档案具有专业性的特点。 3.规范性。实行会计电算化后,由于计算机存储性强,具备强大的检索功能,能同时调阅各个年度的会计信息,电算化会计档案一般采用统一标准的格式,以方便检索查阅,会计档案管理更加规范了。 二、信息时代会计档案工作中存在的问题 1.对电算化会计档案的重要性认识不足。会计档案工作是运用现代技术和方法管理的,学校领导应予以高度重视,但目前许多高校对此缺乏足够认识,管理意识滞后,对会计档案没有及时整理归档。高校管理者在思想上还未跟上形势,对会计电算化后的电子文件、程序文件、财务数据等没有定期备份,未及时形成磁介质的电子档案。会计档案的不完整使得财务数据的安全性得不到保障,一旦计算机及服务器出现故障,就会造成财务数据丢失,给学校带来无法挽回的经济损失。 2.会计档案管理现代化进程滞后。会计档案包括会计凭证、财务报告、会计账簿以及网络环境下的会计核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料等。信息时代,会计档案的数字化使得新型的磁介质档案管理方式取代了传统的纸质档案管理方式,磁介质对环境的要求较高,不仅要防尘、防磁,还要防水火,磁盘、光盘等受载体的质量、温度和存放环境的影响,从而增加了财务数据的脆弱性。许多高校在收集资料时没有考虑磁介质档案的环境需求,缺乏现代化管理意识,在数据安全方面疏于管理,缺乏有效的安全保密措施,降低了档案信息质量,阻碍了会计档案管理现代化进程。 3.会计档案管理体制不健全。目前,高校都实行了会计电算化,为了指导和规范各单位会计电算化工作,财政部制定了《会计电算化工作规范》,但许多高校没有结合《规范》制定具体的会计档案制度和实施细则,对已形成的电子档案缺乏行之有效的管理办法,使得一些档案资料不完整、未及时归档。高校缺乏科学有效的会计档案管理机制,造成一些电子档案丢失或残缺不全,未达到会计现代化的要求,影响了整个高校会计电算化事业的健康发展。 4.电算化会计档案存在安全风险。电算化会计档案的财务数据直接存储在磁介质上,电算化会计档案具有无纸化和操作无形化的特点,高校在信息资源实施财务管理时,也为自己带来了安全风险。一是工作人员对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹,包含对电子数据纂改、删除等人为破坏;二是工作人员缺乏会计电算化安全基本知识,不遵守单位的数据安全规则,将计算机病毒带入会计系统中;三是会计数据备份不及时,造成电子数据永久丢失。以上种种,都给电算化会计档案带来一系列的安全风险,给高校造成较大损失。 5.会计档案管理人员素质低下。会计档案管理是一种综合技术性强的工作,会计电算化后,要求会计档案管理人员既要懂财会和计算机专业知识,又要懂档案管理知识。当前高校财务部门没有配备专职的档案管理人员,已有的会计档案管理人员综合素质较差,对电算化档案不能进行日常的电脑维护,会计档案管理的具体办法还是按照传统的观念和做法来处理,对会计电子档案数据没有定期打印成纸质文本,本单位使用的会计系统的全套文档资料、软件程序以及电算化的数据磁盘、光盘没有得到妥善保管,加上一些高校的档案管理人员岗位更换频繁,影响了会计档案工作的专业性、完整性和持续性。 6.会计档案利用效益低。随着高校会计电算化和财务信息化建设进程的发展,会计信息资源的作用和地位日益突出,传统的会计档案工作方法难以适应高校现代化发展的需要,利用电子信息资源,高校可通过计算机强大的检索功能提高查找会计信息的速度,及时为学校领导提供决策依据。但目前大多数高校对会计档案的信息资源利用没有引起足够的重视,造成了高校会计档案资源的浪费。 三、加强信息时代会计档案工作的措施