全院统一自动化系统采编用户手册-----外文图书采访.docVIP

全院统一自动化系统采编用户手册 外文图书采访 本手册专为全院统一自动化系统外文图书采访通用工作编制。如研究院、研究所有自己单独的采访工作流程和特点，可根据自己的工作特点使用本手册。 本手册以图书馆员订购外文单册图书为例，详尽介绍订购业务工作如何通过ALEPH系统操作完成。其它途径和方式的采访只是重复本手册中步骤的部分或全部。 目 录 ALEPH系统外文图书采访工作手册 1 1 工作流程图 1 2 操作步骤 2 2.1 登录图书采访拟订系统 2 2.2 书目上载 4 2.2.1 文件上传转换 5 2.2.2 拟订库查重 8 2.2.3 正式库查重导入 10 2.2.4 导入拟订库 14 2.3 采访拟订 15 2.3.1 普通手工拟订 15 2.3.2 普通批拟订 16 2.3.3 生成拟订单 16 2.4 采访审订 18 2.5 采访发订 18 2.6 输出正式订购报表 19 3 客户端服务 21 3.1 登陆客户端服务系统 21 3.2 图书验收登到 21 3.2.1 建立总发票 21 3.2.2 单本图书验收登到 22 3.3 输出财产账 23  工作流程图 操作步骤 ALEPH图书采访拟订系统，主要功能是完成书目的上载转换采访拟订、采访审订、采访发订、输出正式订购报表等工作在本模块完成。 点击客户端系统菜单栏中ALEPH，点击下拉菜单中WEB综合服务，进入【Aleph Web综合服务】界面； 进入【Aleph Web综合服务】界面，并选择APSM专著采访拟订系统，进入【ALEPH图书采访拟订系统】。 进入【ALEPH图书采访拟订系统】 先按规范的命名规则设置本次任务批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》）注意下面说明文字； 任务描述：简要描述一下本次任务的工作内容，如订单发订、订单查重等，注意下面说明文字。 书目上载 采访工作人员在书目上载模块中，完成文件上传转换、查重操作。 进入ALEPH图书拟订系统页面点击书目上载进入【书目上载】界面。 文件上传转换 文件上传前格式转换 将书商、出版社提供的外文书目按参数设定的Excel表格格式，或USMARC格式上载书目。 Excel上载书目标准格式见下表： 作者 ISBN 书名 丛书名 中文题名 出版社 出版时间 价格 学科分类 读者对象 图书获奖信息 内容简介 点击浏览键，选择拟上传书目文件，拟上传的文件大小不得超过10M，如果文件超过10M可拆分成两个以上的文件分别上传。 选择拟上传的文件类型： 系统允许上传的文件类型有：EXCEL2003、EXCEL2007、USMARC、CNMARC格式，根据本次上传的文件格式类型，选择上传文件类型框内相应的文件格式。EXCEL2003选择EXCEL文件(XLS)；EXCEL2007选择EXCEL文件（XLSX,OFFICE2007） 编写本批拟上传文件的书目批次号： 按参数设置中的书目批次号命名规则编写拟导入的书目批次号（命名规则详见《全院自动化系统参数设置》），长度为17位。 举例：a11001zs 国科图总馆张三2013年2月1日第二批。 转换过程： 在转换过程栏选择本批书的转换格式，上传的是EXCEL 2003或2007格式选择ECL_U8_U1外文EXCEL文件格式转换；上传USMARC或CNMARC格式，选择B_MRC_ GBKMARC文件格式转换。 上传文件语种： 在上传文件语种框选择外文； 书目状态框选择13内订； 在MARC扩展类型选择外文标准扩展。 以上七项都选择好后，点击确定进行数据转换 点击查看结果和日志，查看文件上传转换日志 点击查看日志和结果，系统弹出【文件上传日志】界面。 点击进行拟订库查重或直接正式库查重，进入下步拟订库查重。 拟订库查重 文件上传转换的书目数据在拟订库中进行查重，查重后的拟订书目数据待进入正式库。 点击左上方工具栏中的拟订库查重，进入拟订库查重界面 拟订库查重文件：选择已上传文件名称 说明：拟订库查重 拟订库匹配脚本：选择 查重结果EXCEL输出模版点击确定按钮执行查重 点击查看运行日志和结果查看“查重执行输出日志” 查看查重结果进入【查重执行输出日志界面，如果运行状态尚未完成，点击查重执行输出日志-刷新 查重日志可输出三种格式：①文本文件；②EXCEL(CSV)文件；③EXCEL（XLS） 正式库查重导入 进行拟订数据与正式库查重，并把查重后的数据导入拟订库。正式库查重导入文件：正式库匹配脚本：正式匹配库类型：查重结果EXCEL输出模版：有两条途径可选择查重执行输出日志界面点击左上方工具栏中的正式库查重导入，进入正式库查重”界面。 正式库查重导入文件：选择文件名称 正式库匹配脚本：选择查重匹配条件