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关于前置扫描及后置扫描应用模式初步探索摘要：本文分析了常见档案信息化的两种模式——前置扫描和后置扫描——的优势与不足，根据行政事业单位业务档案的特点及日常工作流程，提出将前置扫描与后置扫描相结合，取长补短，提高档案管理水平。 关键词：档案数字化；前置扫描；后置扫描；优化模式 1、引言 随着电子计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案的管理、查询、保存等各个环节都出现了革命性的变化。通过扫描、OCR识别、数字摄影等高新技术将纸质档案转化为计算机可识别可处理、顺序固定的数字档案信息资源库，以实现资源共享，这就是档案数字化。数字化建设是信息化时代信息数字化发展的产物，是档案工作现代化在网络时代的必由之路，是提高档案管理水平的必然要求。 按照《全国档案事业发展“十二五”规划》要求，贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，推进档案信息化建设，传统载体档案必须数字化，配套建设电子档案接收系统，以实现便捷查阅。 在行政事业单位业务档案的管理中，结合日常工作的特点，一般采用前置扫描和后置扫描两种模式进行传统纸质档案的数字化。 2、后置扫描 目前，大多数国土资源局都采用年度归档的方式。流程为：各部门在规定时间之内，将相关文档汇总至档案管理机构。由档案管理机构组织，集中进行扫描入库。这种方式行业上一般称之为“后置扫描”。 年度将档案统一扫描录入系统，有利于最大限度的保存纸质文档，档案内容完整、排列有序，便于使用者查阅，为领导决策提供参考。后置扫描的优点如下： （1）档案齐全，不多不少 各部门都已经对档案进行了梳理和清理，保证了档案资料的齐全。同时，剔除了收件材料中不需要归档的资料，可以确保要扫描的材料都是要归档的。 （2）无需调序，一一对应 由于归档时都按照档案规定编好了页码，后置扫描的时候不用考虑调整案卷内顺序，只需要按照纸质材料的顺序扫描入库，提高了扫描的效率。 （3）服务外包，质量可靠 后置扫描可以委托外包，严格按照归档要求扫描、制图、质检入库，确保符合江苏省“特一级”规范。档案室可以集中精力检查质量，确保归档数字化成果合格。 然而，一年一度的集中扫描在实时性方面有所欠缺，无法给业务系统提供实时材料审批。 3、前置扫描 目前电子政务系统上，有很多单位提出在收件时即将相关材料进行扫描，进入办公自动化系统辅助审批审核，然后结合后期审批材料，或补扫，或自动生成影像文件，直接将电子件导入档案系统。这种方式行业上一般称之为“前置扫描”。 前置扫描在实时性上表现突出，在大厅收件时即扫描，可以提供给业务系统实时审批，是审批、办公流程中的重要环节。然而，受制于扫描设备等客观条件，前置扫描在图像的质量、扫描效率等方面仍然存在一定欠缺。 （1）影像质量难以保证 由于是大厅收件扫描或拍照，图像很难严格达到国标的200DPI，或能满足OCR的300DPI。为了提高收件效率，图像倾斜、去污等工作一般很难同步实施。扫描的材料既不美观，也无法作为合格的影像文件归档，容易形成“数字垃圾”。 （2）一次扫描不全，需要多次补扫，难以控制成本 由于仅是大厅收件扫描，整个审批发证环节中的补充材料以及审批材料无法扫描，都需要在后置时补扫。而如果补扫，又牵涉到收件文件顺序和档案编目不同的问题，需要花费很大精力和时间来调整页序，判断是否扫描过。 （3）需要频繁调整实体档案和电子档案的顺序，极易出错 工作人员还要同时调整纸质和扫描件的页序，极易发生错误。而类似将审批材料直接输出成JPG格式的图像文件，又不符合档案管理上要求的真实性，与原件直接扫描产生的文件有较大差异。 4、传统纸质档案数字化的优化模式 一般情况下，大家都认为，权源材料在窗口收件时扫描过了，为什么在档案归档时还要再扫描一次。应该根据业务流转逐渐形成材料，在事件办理完时，补扫描一下最后的材料就可以归档了。 但实际上，很多时候不能采用后置扫描的原因是因为有存在以下三个困难： 第一，真实的归档成本未必是“前置扫描”更低，也就是存不存在重复劳动的问题。收件的材料中，有很多是不必归档的；而归档的材料中，又一定要收件后审批的过程以及结论性的材料，这些都是收件时没有的。所以，无论前置扫描做不做，“二次扫描”都是必然的。只是针对收件收过的材料，是不是需要重复扫描的问题。 这里面真正的问题是：从收件的全部材料里，整理出真正档案上必要的材料，并按照档案的要求和排列顺序排列。然后还要等审批流程走完后，再把审批结论和过程材料插到总的待归档材料的前面，重编相关页码。如果前期扫描后，这里需要插入的就是纸质和影像两种，同时著录材料的顺序还要一并调整