组织会议应把握的六个基本环节.docVIP

组织会议应把握的六个基本环节 吴卫民 （根据录音整理） 组织会议（或者活动）是基层办公室的一项基本职责，会议组织得成功与否直接检验办公室工作人员的能力和水平。组织会议看似简单，其实不简单。组织得不够好，与会者就会有看法，也会给办公室工作带来一些负面影响。根据我多年从事办公室工作的经历和体会，今天重点与大家交流一下组织会议的基本程序、基本环节问题，希望能给大家的工作带来一些帮助和启示。 会议组织需要一个基本程序，这个程序一般是不变的，个中有多少环节，每个环节做什么，达到什么要求，都有一定的规范。我觉得，?要把会议组织好，至少应把握以下六个环节。 第一个环节，草拟通知。会议通知要在准确把握领导意图和会议主题的前提下，认真草拟。在拟定的会议通知中，何时开会，何地开会，哪些人员参加，这三个基本要素不可或缺。有些特殊会议的通知还要把相关的具体要求讲得更明确一些。如召开区委经济工作调度会，要求参加会议的乡镇街道和相关部门的“一把手”在会上发言，发言内容为前一阶段所做的工作，取得的成绩或呈现的特点特色，下一阶段工作思路、工作重点和工作举措，发言的时间不超过10分钟，等等。这些内容在草拟通知的时候就要写进去，让参会人员做好相应的准备工作，不然的话参会人员到了会场就会不知所措。细节问题如果注意得不好，容易引起参会人员的不满。所以，必须提前将相关参会要求在通知里面写清楚，便于与会人员做好准备。 第二个环节，呈报签批。通知（或活动方案）拟定后，需要呈送相关领导签批。如乡街、局级单位组织会议，承办的站所、股室负责人要先签具请办公室审核的意见，然后交由办公室主任签具给分管副职或“一把手”审签。审签必须严格按程序办理，不能随意，不得省事。如区综治办召开全区综治工作会议，区综治办主任要在拟定的通知上签出意见，交区委办、区政府办审核，“两办”主任再呈报给区委书记或区长审批。 第三个环节，印发通知。会议通知这个环节尤为重要，召开一个会议如果人员到得不齐或代会的较多，会议精神就难以及时贯彻落实，会议也难以达到预期效果。在会议通知落实方面，切记注意通知应当参会的相关领导，特别是主要领导。因为领导工作头绪多，有时候难免忽略或遗忘。尽管有时办公室人员已把会议通知放到领导办公室，如因领导外出开会或处理其他事情没有回办公室审阅通知，以致可能缺席会议。因此，办公室要在下发书面会议通知的同时，还要采取其他渠道把通知搞到位，或电话通知，或短信提示。总之，在通知的落实问题上，大家要不嫌麻烦，确保万无一失。 第四个环节，会场准备。一是要有会标。正规的会议一定要有会标，除非是临时召开的会议。二是要准备好会议资料，资料较多时要提前装袋。三是会场要有座位示意图，在座位背后贴上参会者（或参会单位）的名字，便于查到。要根据实际情况来编排座次，摆好领导牌、单位牌。四是要注意音响、茶水的准备。有些单位不够注意小的细节，开会使用的是些过时的茶叶，喝起来是苦涩味。建议开会的时候尽量用些新鲜茶叶，这样开会的人员喝得舒服，精神也饱满一些。音响在会前也要调试一下，听听效果怎样。 第五个环节，会间服务。一是开会前要签到，准备好专门的签到册，规模大的会议还要安排查到。如每年的区委经济工作会议，我们区委督查室就会派人查到，查到的结果及时在大会上通报。二是要提前把会议的议程告知主席台上的领导。参加会议的人员一般不需要知道会议议程，但主席台的领导就一定要知道议程。内容包括由某某主持、有几项内容、由某某来讲，要一目了然。现在区里的大小会议，我们都要求给主席台就座的领导发一份议程，让领导心里有数。三是正规的会议都要有主持词，主持词由会议组织者事先准备好，提前呈送给会议主持人熟悉。四是会议期间要注意搞好会议记录。记录些什么，我认为是记录好主要领导的讲话内容，力求准确、完整，因为主要领导一般在最后发言，多为归纳、总结、拍板性的，必须真实、全面的记录下来。 第六个环节，会后工作。会后有三个工作要做。一是清理会场的文件资料。现在办公条件比较好，资料、材料都在会上发给了大家，为的是保证与会人员能够把会议精神原原本本带回去传达、落实。但有些同志的习惯不够好，不作会议笔记，甚至把会议资料遗忘在会场。所以散会后，我们工作人员要对会场进行清理，把遗忘丢弃的文件清理好，这也是保密工作的一个基本要求。二是会后要按照会议或领导的要求及时整理好会议纪要，一般整理时间不能超过一周。三是要落实好领导交办的事情，一般会议开完后领导都有交代，或要求“两办”督查会议落实情况，或明确相关部门落实具体任务，办公室的同志不能让领导的要求成为一句空话，要严格督办，加以落实。 围绕会议的组织，还有其他几项工作，如宣传报道、车辆调度等，我在这里也简单的提及一下。比如营造宣传气氛，就要借助气球、拱门、盾牌、电子显示屏等进行宣传，像每年的区委经济工作会议，会议前、中、后