黄圃镇村社区档案整理参考-中山黄圃镇.DOCVIP

村（社区）档案整理参考指南 一、档案收集 （一）收集范围。 档案收集以本村（社区）自身形成为主，兼顾上级下发、下级上交与本村（社区）工作密切相关的，具有一定保存价值的材料。 重点收集：文书档案（A）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（J）、土地管理档案（H）、户籍人口档案（M）。 其他收集：基建档案（B）、设备档案（C）。 ［?注： 2003年后，村居不再形成婚姻登记档案（G）］ （二）如何收集。 1、参考《村级文件归档范围和保管期限表》，制定本村（社区）各个部门应提交档案的明细范围。每年度采用公文形式向村（社区）主任提请收集意见，以村（社区）主任的批示到各部门收集相关档案。收集过程严格对照明细范围收集，汇总收集不全的材料名单及责任部门，形成工作汇报，书面向村（社区）主任反映，并抄送镇档案馆一份。 2、设置部门资料盒（建议用蓝色的资料盒），把收集到的资料暂时存放到资料盒中（不同部门不放在同一盒）。 ① 办公室 资料 ② 共青团 资料 ③ 妇 联 资料 ④ 计 生 资料 ⑤ 社 保 资料 ⑥ 民兵民政 资料 ⑦ 综治维稳 资料 ⑧ 村民自治 资料 ⑨ 土地管理 资料 ⑩ 户籍管理 资料 3、对部门移交的资料，按资料盒分类存入（注：如合同、协议等重要文件务必接收正件，没有正件要求移交人签名备注复印件，及时理清责任，避免日后产生矛盾；日常办文人员形成的总结、汇报、会议纪要、请示、发言材料等要求打印多一份，及早存入资料盒，以备日后归档所需; 要存档的文件，不要用废纸打印）。 4、村（社区）应配备一台性能较好、工作稳定的计算机，用于专门管理档案的电子文档及档案软件的使用。在计算机硬盘下，建立如下图的相应文件夹，规范存放电子文档，避免电子文档分散存放，容易丢失。 5、到各办收集档案资料时，尽可能收集相关的电子文档，并存储到对应的电脑文件夹中，以便使用电子档案馆著录时，上传电子文档。二、文书档案整理 （一）2010年前采用案卷整理，2011年后采用单件整理方法。 （二）单件文档的理解：只有一个文件题名，若该文件有附件，连同附件作为单件文档。 （三）从每个资料盒中提取有保存价值的资料整理成为档案。（注：提取整理过程，建议按部门来完成，先完成第一盒办公室的，再完成第二盒共青团的，不要将不同部门的档案混合一起整理，一个部门的档案尽可能靠在一起，不要过于分散） （四）装订要求。 ①去钉除胶：有保存价值的文件全部文件去除金属钉或胶质的装订材料。 ②页面摆向：竖向排版的，文件页头向上；横向排版的，文件页头向左。 ③装订成件：单件文档多于2页以上的，用白乳胶或用绵线三孔一线两种方法装订成一份。首页竖向排版的，在竖向的左边装订；首页横向排版的，在横向的左边或上边装订。 ④打页码：文件没有页码的，要用打码机打流水号页码，注意有文件内容的才需打码，空白页无需打码，数码前不要添加不必要的“0”，如页码“1”打成“001”。 (符号标识：“”胶水粘贴位置，大小在1.5cm×1.5cm的三角形内；“”三孔一线装订位置；“”页码打码位置，及打码方向) 全部页面竖向排版 全部页面横向排版 首页竖向，内页有横向 首页横向，内页有竖向 （五）整理步骤。 1、在整理桌面上标识五大区域。 保存永久 保存30年 保存10年 其他年度 不存档 2、从各个部门收集到的资料中，逐个部门提取有保存价值的资料。提取过程，逐份过目，了解文件信息，判断其保存期限，放入对应区域。 3、提取完后形成多叠文件（注意：若部门日常形成文件较少时，不一定三种保管期限的文件都有，因此要做好日常收集工作）。 4、对相同保管期限的文件，以题名为主、内容为辅，相同类型的，合并成一项。 5、对每一合并的同类项进行按时间或按文件编号排序。 6、每个同类项排好序后，全部合并成一叠，注意把其他杂项的放在最后面。 7、每份文件盖档号章，盖在左上角装订附近的空白处，档号章不能遮挡原文内容，若空白位置不够，可以用白纸盖上档号章后贴在文件左上角。 　 　 　 　 　 全宗号 类别 期限 年度 件号 页数 　 　 115.** A 　 **** 　 * 年度 期限 件号 2011 永久（1）… 30年（4）… 10年（5）… 2012 永久（1）… 30年（4）… 10年（5）… “件号”编号规划：每个年度，每个保管期限，从“1”开始编流水号。 8、填写档号章基本信息。如上图，全宗号、类别、年度、页数可以先填写，期限与件号等著录完目录信息后再填写。 9、经整理完善后，装盒。不同期限不能装在同一盒；同一期限一盒装不完，开新一盒续装，不建议跨年度装盒。 黄圃镇××村 黄圃镇××村 黄圃镇××村 黄圃镇××村 文书档案 文书