高效会议织.ppt

高效会议组织 团队学习公约 积极参与 积极回应 空杯心态 延迟评判 相互信赖 积极参加互动 保持秩序 准时集合 快速安静 如何落实? 课程主要内容 前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧 4小时/周 * 52周 = 208小时/年 208小时/年 * 45年 = 9360小时 9360小时 / 24 = 390天 超过一年的时间在开会！ 正常人1-20岁和60-80岁都无法工作，人的一生真正能用于工作的可能只有40年的时间，让我们看看我们的时间是如何分配的 以下是一个正常人的时间帐目表 项目　　　　　　　每天耗时　　　　　40年耗时　　　　结余 睡眠　　　　　　　　 8小时　　　　　　13.3年　　　 26.7年 一日三餐　　　　　 2.5小时　　　　　　 4.2年　　　 22.5年 交通　　　　　　　 1.5小时　　　　　　 2.5年　　　　 20年 电话　　　　　　　　 1小时　　　　　　 1.7年　　　 18.3年 看电视上网　　　　　 3小时　　　　　　　 5年　　　 13.3年 看报、聊天　　　　　 3小时　　　　　　　 5年　　　8.3年 刷牙、洗脸、洗澡　　 1小时　　　　 　　 1.7年　　　6.6年 白日梦、闹情绪、 　 2小时　　　　　　 3.3年　　　　3.3年身体不适 真正工作的时间只有3.3年！！！！！ 超过一年的时间在开会！ 前言__我们身边的会议： 培训前调查结果:问卷 份: 总平均分： （60—70总体低效；40—50比较低效；30—40尚可；15—20高效 ） 最高得分： （说明团队会议低效主要原因。） 最低得分： （说明团队会议高效主要原因。） 最高分数项目所占数量和比例：（说明企业总体会议文化中的低效因素） 最高分数项目所占 数量 和 比例： □权力会议 0 % □利益会议 0 % □观念会议 0 % □性格会议 0 % □心情会议 0 % □临时会议 0 % □失控会议 0 % 前言__会议低效的原因 前言 会议管理 有效会议操作 会议中的主要角色 会议中的常见问题 有效解决问题的技巧 会议的时机选择 1、时间安排 开会的时机选择 适于开会的情况 发起人想从参会者那里获取信息或建议 发起人想想让下属参与解决问题或制定决策 发起人有问题需向下属澄清 发起人有重要事情需要把下属集中到一起传达 大家自己要开会 有问题涉及多个部门而需协调解决 有问题情况不明或责任厘定不清。 开会的时机选择 不适于开会的情况 对会议的目标和主题没有考虑清晰 会议所需资料不全或会议准备不充分 所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围 发起人对要解决的问题已经作出决定 大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时间平静 会议类型的选择 问题解决会 决策会 计划会 情况报告会 反映评估会 其他类型 参会人员数量安排 参会人员角色安排 参会人员角色 明确角色是会议效率的重要保证 会议主席/领导 主持人 记录人 参会者 专家/知情人 旁听者 会议室的选择和布置 会议室大小要适当 桌椅摆放符合会议要求 门的位置不应影响与会注意力 挂会议记录的位置 合适的温度、光线 远离噪音 会议计划 必须涉及以下一些基本问题： 为什么开会？会议的目的和期望是什么？ 开一个什么类型的会？ 让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？ 要让大家作何种方式和程度的介入和参与？ 会议规模多大？与会人员多少？ 会议在哪儿开？会议室如何布置？ 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 会议开多长时间？ 如何填写议程表 其他 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员 同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放 会议组织者不要迟到！ 不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响与会人员