9会议的筹划与管理.pptVIP

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* NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * 上茶时的七个程序 两手端茶盘,盘子高度位于胸部 敲门,并说:“对不起!”进入接待室 止步立正,轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面 * 桌上不能放盘时,则左手拿盘,右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底,用手从下方托住毛巾 上茶结束后,左手拿茶盘,使盘紧靠左腋下;走到门口时,再次向客人点头致意,退出接待室。 上茶时的七个程序 * 会间的组织服务 1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务 * 签到 签到形式 薄式 卡片式 代签 签到时的接待工作 * 安排就座 要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位 * 做好会议记录 会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作 * 小组讨论 设计会议记录表格(5分钟) * 会议名称 ? 时间 ? 主席 ? 会议目的 ? 出席人数 ? 缺席人数 ? 缺席理由 ? ? 会议内容 和决议事项 ? ? ? ? ? 决议事项 的实施 ? ? 实施项目 ? 负责人 或部门 ? 完成期限 ? ? ? ? ? ? 出席人 盖 章 ? ? ? ? ? 特别事项 ? ? ? ? ? * 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 * 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 * 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 * ??????? 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 * * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE * 第九讲 会议的筹划与管理 * 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 * 现在的企业会议有那些通病呢? 1、准备工作不充分 2、开会技巧不佳,经常主管一堂言 3、会议过于频繁 4、与会人员选择不当 5、常常把会议开成批判大会 6、时间安排不合理、随意延长会议时间 7、与会人员会议纪律不强,缺乏基本的礼仪 8、会议地点不合理 9、会而不议、议而不决,决而未果 10、会议的目的不明确 * 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 * 会前准备工作 1、??安排议题、议程、日程 2、? 拟订与会人员名单 3、??申请会议所需资金 4、? 会场布置 5、??安排食宿和茶水 6、 发出会议通知 * 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程 * 某某会议议程 7月6日上午9点 (花园酒店) 1、(9:00)开场白 2、(9:10)缺席致歉 3、(9:20)批准上次会议备忘录 4、(9:40)各部门销售情况报告 (10:30)会间休息 5、(10:40)分析产品滞销问题缘起 (12:00)午餐及午休时间 6、 (14:00)商讨并列出可能的应对之策 (15:30)会间休息 (15:40)评估应对策略,做最后决议 (17:00)特别事宜 (17:15)其他事宜 (17:30)会议结束 议程开头为会议日期、时间与地点。 清楚标示项目编号。 明确每一项目的的时间分配。 早上9点是个不错的开会时间,因为此刻人脑最清醒。 包括欢迎词、介绍、会议目标、宣布基本准则。 会议不宜持续太长时间、会间休息有利于精力的恢复。 午餐、午休时间不宜继续开会。 无人介意提早结束会议,但是会议超时肯定令人不快。 * 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 * 申请会议所需资金 确定会议规格 申请经费 口头 书面 * 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施

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