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浅谈实物档案的收集与有效利用 　　摘 要：实物档案即通过物质来作为载体，其为档案的重要组成部分，具有非常高的保存价值。但是对于实物档案来说，因为其形式的特殊性，在收集、管理以及利用方式上与常规档案资料相比，便具有一定差异。为充分发挥实物档案更直观且形式更多样的特点，需要总结以往管理经验，确定收集管理工作中存在的不足，并有针对性的采取措施进行优化，争取进一步提高其利用效率。 　　关键词：实物档案；收集；利用 　　针对实物档案特点，在对其收集和利用方式进行研究时，一方面要求可以充分发挥此类档案所具有的优势，另一方面也需要保证实物档案的安全性与保护性，避免为追求利用效果而造成档案损坏。面对常见的实物档案收集管理问题，需要有目的性的进行研究，本文以佛山城市展览馆为对象，对各类实物档案的收集和利用措施进行了简单分析。 　　1 实物档案特点分析 　　实物档案与纸质载体档案、电子载体档案相比，具有很大特殊性，其主要是以实物作为载体进行保存的档案，通过更直观的形式来反映城市发展状态的物品，如生活类（证章、钱币、商标广告，建筑构件，家具），鉴赏类（陶瓷，石刻，字画，木屏风，蚀刻玻璃）等。与其他载体的档案比较来说，实物档案具有品种多、载体丰富以及生动直观等特点，同时也因此使得实物档案在收集、管理以及利用过程中难度更大。实物档案载体作为实物，其并不受形状、材质、颜色以及大小等因素影响，且形式多种多样，可以根据需要确定信息记录形式。并且，实物档案可以利用自身质感、颜色以及形状等，通过视觉和触觉来向人们传递信息，与文字相比可以表达出更细微的内容，在理解与接受上具有更大的优势。 　　2 实物档案收集管理常见问题 　　2.1 收集范围不明确 　　因为对实物档案认识不足，导致在收集和管理上无法确认作业范围，并且因为实物档案数量多、种类杂，没有统一的管理体系，在确定收集范围时具有较大的难度。实物档案的收集范围制定不明确，对比其他类型档案，实物档案面对的受众不同，其所代表的意义上便也存在巨大的差异。对于城市展览馆所需的各类实物档案，需要具有明确的历史痕迹，可以代表所处时间的特点。但是现在随着人们对古代文物认识的提高，更多人将具有历史意义的实物档案看作经济物品，希望通过各种手段来获取一定经济效益，这无非增加了实物档案收集的难度。同时，因为对实物档案分类不明确，没有有效的体系来确定该物品是否具有收集管理价值，贸然收集不仅会加大工作量，同时还会影响后续使用效果。另外，档案管理部门为扩充馆藏，忽视了实物档案质量管理，一味追求数量，对实物档案所具有的保存价值、珍贵程度以及保管期限鉴定不全面，但是又担心造成重要实物档案遗失，只能将全部实物档案接收下来[3]。这样就造成整个馆藏质量降低，无法体现出高价值实物档案，导致馆藏毫无特色，为后期实物档案的管理以及利用增大了难度。 　　2.2 管理制度不全面 　　对于实物档案管理并没有统一的管理体系，尤其是随着实物档案数量的不断增多，一味的沿用原有管理体系，势必不能满足实际工作需求。而对于部分已经制定实物档案管理的单位，基本上也是流于形式，实际操作性比较低，大部分的规章制度成为一纸空文，导致众多的实物档案收集不当以及管理无序。另外，基于实物档案的特殊性，很多单位并未配置专门的管理人员，大部分由档案工作人员到部门兼职档案员，各类规章制度无法有效应用到实际工作中，收集管理工作带有很强的工作人员个人特色，使得整个实物档案收集工作呈现一种混乱的状态。 　　城市展览馆所需实物档案在历史文化研究上具有更大的意义，无论是收集、管理还是应用，均对工作的执行效果有着更为严格的要求。随着城市建设进程的加快，想要有效收集具有代表意义的各类实物档案，就需要出台具有针对性的规章制度，一方面可以提高广大群众对实物档案的认知，积极配合档案收集工作；另一方面也可以对展览馆自身工作行为进行约束和改进，优化工作流程，确保可以按照要求合理收集各类实物档案，并进行科学管理和应用。现在城市展览馆并未认识到管理制度优化的必要性，还未建立专门的实物档案管理体系，导致实物档案收集管理工作进程缓慢，无法灵活应对各种实际问题，收集应用效果十分有限。 　　3 实物档案收集与利用优化措施 　　3.1 实物档案有效收集 　　对于佛山市规划城建档案馆，实物档案主要服务于一个城市展览馆，包括古代部分的场景还原、陶瓷、证章、字画以及生活类等，这样实物档案收集与管理效果，将在根本上决定了最终展览利用质量。为满足实际工作需求，首先要建立完善的管理制度，确定实物档案收集范围，主要以满足展览馆应用为目的，对任何满足应用要求的实物档案进行收集与管理。要求制度内详细写明收集方向、要求与方式，以及严禁出现的行为，提高工作操作的可行性。同时还要确定实物档案移交、保管、利用等整个流程内的各