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浅谈如何加强行政事业单位的档案管理 　　摘 要：档案管理成为人力资源管理的重要组成部分，无论是企业还是行政单位都会涉及到繁重的档案管理任务，行政单位如今正经历新的一轮人力资源改革，其中的重要一环就是加强人事的管理，特别是应对快速的经济改革势头下的人才流动速度的加快，加强行政事业单位的档案管理是人力资源管理可持续发展的基础。在此背景下，本文重点探讨行政事业单位的档案管理的问题，充分重视档案管理的制度和管理手段的创新，通过标准化、制度化的改革，使得行政事业单位的档案管理能够满足当今时代人事改革的需要。 　　关键词：行政事业单位；档案管理；问题 　　1 前言 　　行政事业单位的档案管理工作如今变得日益重要，一方面其档案记录着单位成长的点点滴滴，其中包括行政事业单位在建立以来的每次改革与创新，另一方面反映了行政事业单位发展的各类议程和计划，也是行政事业单位从过去寻求问题和经验，避免再出现类似问题的经验总结，对于档案管理工作而言同时也需要照顾单位的秘密文件，在制度上防范这些重要文件的泄露，完善的数字化管理系统能够以数字化的形式对档案进行部分，这也对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求，能够熟悉掌握档案管理电子系统，能够对档案管理工作进行定期检查和分析，及时纠正工作中存在的错误，为档案管理工作改革的发展指引出路。 　　2 行政事业单位档案管理的现状及问题 　　2.1 缺乏对档案管理在人力资源管理重要性认识 　　行政单位的人力资源管理长期以来的发展是迟缓的，特别是档案管理往往只是被看作是对行政人员生平经历的记录，或只是资料的整理和抄写工作，没有看到档案管理质量与行政部门整体效率之间的必然联系，缺乏对档案管理在人力资源管理重要性充分重视，所以也会造成了档案管理工作的一些疏忽，比如档案资料因为人为的失误而流失，档案管理体系的不完备，这给人力资源管理的改革带来了诸多的限制和困扰。一些行政单位甚至没有设立专门的档案管理的岗位，忽视了在档案信息里充分挖掘人才的信息，没能反映人力资源发展的具体状况，也不利于对行政部门激励机制的建设。 　　2.2 档案管理的技术手段落后 　　数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。然而现实中档案管理的技术手段落后的问题日益突出，一方面行政事业单位硬件投入不足、档案管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业数字化档案管理的技能培训，所以整体上看档案管理的水平依然没有取得长足的提高，往往档案的登记和分类管理依然有过多的人为的痕迹，阻碍了人力资源档案管理的发展和有效利用。 　　2.3 档案分类管理体系的不完善 　　人力资源的档案材料的管理的基本要求是“全面、客观、完整、真实，能够在满足上述条件下反映一个人的生活经历、发展历史全貌，但是行政事业单位在实际管理过程中因为种种原因造成了原始材料的抽象和单一，并不能反映一个人的特色，这些不完整的档案资料难以为事业单位选拔人才、使用人才提供有益的参考，也会影响到潜在人才的挖掘和应用。同时，在档案分类管理的体系建设上不够重视，使得人力资源内容的不完整和不规范，失去了统一性，其分类管理没有机遇电子信息档案管理系统，操作受到很大的人为要素干扰，使得其管理效率并不高。 　　3 加强行政事业单位档案管理的对策 　　3.1 建立和完善标准化、科学规范的制度 　　行政事业单位档案管理的改善首先需要制定统一、标准化、科学的档案制度管理体系，这是加强行政事业单位档案管理的基础性工作，不仅能够通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，同时也能提高档案管理工作人员的积极性和责任感。能够在档案管理制度环节和工作程序上进行有效的监督，对于关键环节―档案的保存、信息资料的流转和管理的方法都能够统一规定，标准化的工作流程能够大大提高档案管理办事的效率，降低不必要的人力和物力的浪费。 　　3.2 加强数字化档案管理的建设 　　纵观二十年来我国档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在