文件管理制度(2008年第一版).pdfVIP

文件管理制度 为进一步加强公司行文管理，切实加强文书处理的时效性、正确性和严肃性， 结合公司实际情况，特制定本制度，望各部门认真贯彻执行。 一、目的和适用范围 1、 目的：统一公司各类日常文件的格式，使之规范化、制度化、程序化，提高办 文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、适用范围：适用于公司上报下发的各种文件资料，如：传真、函件、授权委托 书、证明以及其他日常文件。 二、职责要求 1、人事行政部负责制订公司级各类日常文件的模版，负责公司级重要管理文件的 收发、用印、立卷、归档和销毁；合约性文件由合同采购部负责收发、用印、立卷、 归档和销毁；技术性文件由投标技术部负责收发、用印、立卷、归档和销毁；项目 管理文件根据文件内容分别由工程管理部、项目经理部负责收发、用印、立卷、归 档和销毁。 2、文件的处理工作必须做到及时、准确、安全，并严格执行 《保密性资料借用管 理办法》相关规定。 三、格式规范 1、各要素划分为：页眉、标题、正文、日期、页脚。 2、页眉中插入带公司名称的司标，司标图片大小调整为：高度1.13 厘米，宽度8.26 厘米。如有其他标注可在页眉最右边标明，如××管理制度××年第×版等内容。 对外发文必须在页眉中标注公司司标。 3、页面设置为：上下边距为 2.54 厘米，左右边距为 3.17 厘米，如遇到表格，页 面设置可根据表格需要进行调整，其他文件性内容不应进行调整。 4 、文件主题应当简要、准确概括文件主要内容，标题一般不加书名号和其他标点 符号，采用二号字宋体加粗。 5、正文是文件的主体，叙述文件的主要内容，要求情况确实、观点明确、文字简 练；正文与标题之间空一行，首行缩进2 个字符，采用小四号宋体字，正文行间距 北京市朝阳区北辰西路69 号峻峰华亭D 座1203 室 邮编 100029 1/1 电话 01052/53/54 传真 010 为1.5倍。 6、文件如有附件，应当在正文之下、拟文日期之上加附加说明，标明附件顺序和 名称。 7、若需在文件末签署部门名称或姓名，需在日期上方签署；正式文函日期以大写 数字注明年、月、日 （例如，二零零八年四月三十日），位置建议距正文末（有附 件的距附件末）2 至3 行写日期。 8、文件中一般目录最多不超过四级，依次表示为：一级目录一、二、三、……， 二级目录1、2、3、……，三级目录1.1、1.2、1.3、……；四级目录1.1.1、1.1.2、 1.1.3、……；一级目录四号字体加粗，其余均采用小四号宋体加粗。 9 、文件中数字的写法，一般常用阿拉伯数字，亦可用汉字，但同一文体中数字的 使用应前后一致。 10、页脚处标注公司通讯地址，多页文件应在页脚处标识页码和总页数，如2/3 表 示第2 页共三页。 11、如有特殊需要，也可根据文件实际内容对格式进行适当调整。 四、文件签发、审核 1、发文一般包括拟稿、审核 （部门领导）、签发 （公司领导）、发送、归档等程序， 公司内部发文应注意：涉及几个部门的问题应由主办部门与会办部门协商一致后再 行文，如难以取得一致意见，应将不同意见如实上报。 2、审核 2.1 公司的文稿应按规定的格式进行起草，应经起草文件部门经理对文稿的内容进 行审核、确认无误后呈交签发人。 2.2 凡涉及两个以上部门工 的文件，由主办部门会同有关部门领导一并审阅和签 署意见。 2.3 部门经理阅、批文件应仔细认真；阅完后需要签署具体意见时，要明确、具体， 并签名、注明日期以明确责任。 2.4 紧急文件送审时应在文件中提出办理时限。 3、签发 3.1 决定类文件、涉及两个以上部门签发的日常管理文件、机密类日常管理文件或 其他需由总经理批准的文件，一律由总经理签发。 北京市朝阳区北辰西路69 号峻峰华亭D 座1203 室 邮编 100029 2/2 电话 01052/53/54 传真 010 3.2 受委托代签的，要注明“代签”二字；如认为需送其他部门负责人审阅，可注 明“请送XX 阅后再发”。 3.3 各部门内部日常管理文件由其部门经理签发。 3.4 签发后的文件不得再 任何修改，若确需修改，必须重新送签。 3.5 需盖印章的文件，印章应盖在公司名称与日期的中上方，上沿不压正文，下沿 略压日期，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方 标明 “此页无正文