电子邮件管理制度2010-5-18.docVIP

电子邮件? 一、目的 北京新创迪克系统集成技术有限公司（以下简称公司）电子邮件系统（以下简称邮件系统）是为方便本公司员工开展业务，提高工作效率而设立的办公软件系统。为规范该系统的使用，使公司有限的邮件系统资源能够发挥最大的效用，为公司提供最好的服务，特制定本管理规定。 适用范围 本规范适用于公司邮件系统中使用“”域名的所有用户，包括“北京新创迪克系统集成技术有限公司”以及其他已有或者可能新建的在中国的分支机构的全部员工。 三、职责 1、人事行政部负责公司电子邮件的管理。 2、人事行政部负责电子邮件的监督，根据规定处理违规事件。 四、规定 1 名词解释： 1.1内部邮件 内部邮件是指发件人和收件人地址均属于新创迪克邮件地址范围内的邮件，即发件人和收件人邮件帐号的域名均为“”。 1.2外部邮件 外部邮件是指发件人或收件人地址不属于新创迪克邮件地址范围内的邮件，也称Internet邮件，如: ***@163.net。 1.3垃圾邮件 本文中的垃圾邮件泛指与邮件接收人无关的，或不希望接收到的，不请自来的，未标明发信人的各种外部邮件，这种邮件经常是含有广告内容或反动信息，以及病毒程序、木马程序、间谍软件、广告软件、流氓软件等。 1.4关于邮件的收件人 1.4.1发邮件时应选择适当的接收者，不要发给不相关的人员，浪费他人时间。对于非直接相关者，应采用抄送方式。 1.4.2内部邮件无法确定接收者范围时，发给该部门的部门经理转给相关人员。 1.5关于邮件的主题 发送邮件时，邮件主题不得为空。必须用简洁、明确的语言填写主题，使邮件接收者在打开邮件前就能了解邮件的大致内容，提高工作效率，方便日后查询。 1.6关于邮件的追发 1.6.1由于送出的邮件无法撤回，所以发送邮件前应认真检查邮件内容和接收人的正确性、合理性，避免错发、追发邮件。 1.6.2发现错发邮件时，应立即追发邮件，同时需通知相关人员前一邮件作废。 1.7关于正式文件的发送 1.7.1正式文件须由各部门经理统一发布，未经许可，其他人员不得自行发送。发往整个部门的邮件，也须由各部门经理统一发布，但发给本部门的邮件除外。 1.7.2向全体员工发送的邮件必须经由公司人事行政部进行发送。 1.7.3发送正式文件的邮件主题必须和文件标题一致，此主题应准确、扼要的表明文件的主要内容，突出“关键字”，使收文人能一目了然。 1.8关于邮件客户端 1.8.1公司员工可以通过客户端软件和浏览器两种方式使用邮件系统。 1.8.2公司员工不在公司办公区内办公时，只要可以登录internet就能够通过浏览器方式使用公司邮件系统。 1.8.3公司员工在公司办公区内时办公时，一般通过客户端软件使用邮件系统。公司允许使用的客户端软件有两种：Microsoft Office Outlook （简称Outlook），和Foxmail。用这两款客户端软件时，不得设置自动登陆，应设置密码，每次应采用手工输入密码方式登陆。 1.8.4公司邮件系统不允许使用其他客户端软件。 1.9关于邮箱清理 1.9.1邮件系统收发邮件的存储位置默认是在服务器端，因为每个邮件在服务器上分配的空间是有限的，因此每个用户都应该下载重要邮件到本地硬盘，定期清理、删除服务器上的邮件，以免因为服务器端没有空间而导致无法收发邮件。 1.10关于邮件回执 1.10.1为了保证重要信息及时准确传达到位，凡认为重要的邮件发件人应当请求阅读回执，还可同时设置邮件优先级为高。 1.10.2所有员工不应设置所有发送的邮件都要求回执。 1.10.3所有员工在收到要求发送回执时，一律禁止选择发送回执。 1.11关于自动回复 1.11.1自动回复是对方发送邮件后，本人在没有阅读邮件的情况下，自动回复给发送邮件者的邮件。 1.11.2所有员工的邮件系统（包括服务器端和客户端）一律禁止设置自动回复功能。 1.12关于垃圾邮件 1.12.1由于邮件系统的开放性，各种含有病毒、反动信息、广告信息的垃圾邮件日益猖獗，严重危害者邮件系统的安全，因此所有员工都应当掌握判断垃圾邮件的基本知识，不主动传播垃圾邮件，如果多次接收到类似的垃圾邮件应及时向IT事业部举报。 1.12.2为减少病毒、木马的传播，所有员工应避免使用邮件发送与工作无关的各种小游戏、动画、贺卡等可执行附件。 1.13其他 1.13.1公司员工应自觉遵守国家法规，不得利用公司邮件从事非法活动和违反公司规章制度的行为。 1.13.2邮件使用者必须修改初始密码并定期更换，保证邮件的安全。 2、其他规定及处罚 2.1发送邮件规定 2.1.1员工在进行跨部门的工作沟通时，应将邮件抄送给相关部门负责人，抄送人可以不回复邮件，主要是起到证明和监督的作用； 2.1.2员工应每日及时收取邮件，避免因不及时收取而造成的工作延误，除特殊情