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电子邮箱管理制度一、目的北京旗硕基业科技有限责任公司（以下简称公司）电子邮件系统（以下简称邮件系统）是为方便本公司员工开展业务，提高工作效率而设立的办公软件系统。为规范该系统的使用，使公司有限的邮件系统资源能够发挥最大的效用，为公司提供最好的服务，特制定本管理规定。 二、适用范围本规范适用于公司邮件系统中使用“”域名的所有用户，包括“北京旗硕基业科技有限责任公司”以及其他已有或者可能新建的在中国的分支机构的全部员工。三、职责1.人事行政部负责公司电子邮件的管理。2.人事行政部负责电子邮件的监督，根据规定处理违规事件。四、规定（一）邮箱的命名规则：邮箱地址：姓名的拼音@邮箱密码：hello123（登录后自行更改）备注：若有重名或者姓名拼音相同的情况，根据入职时间的前后，先入职的员工使用的邮箱地址为姓名拼音，后入职的员工邮箱地址为姓名拼音1；姓名拼音2；以此类推举例：工程部刘洪涛邮箱：liuhongtao@; 营销部刘洪涛邮箱：liuhongtao1@;网页版邮箱：登录地址：输入邮箱地址及密码即可操作客户端邮箱：公司允许使用的客户端软件有三种：Microsoft Office Outlook （简称Outlook），Foxmail、和Outlook Express。接收邮件服务器：发送邮件服务器：Outlook Express设置和使用的链接：/oe_help.htmlFoxmail设置和使用的链接：/fox_help.htmlOutlook设置和使用的链接：/microsoftoutlook_help.html（二）EA企业通讯录263企业通讯录（英文简称：263EA ）是一款专门针对outlook\express\foxmail等常用电子邮件客户端提供的方便用户发送邮件的插件程序；安装后就可以有公司内部所有人的电子邮件地址，而且会根据管理员的操作实时更新。下载地址：/additional.html（三）聊天软件263EM（邮箱自带）EM使用方法：下载263EM客户端，下载地址：/安装263EM用户名：邮箱地址密码：邮箱密码263EM其它使用：/download/263EM_Use%20Manual_chinesesimple.pdf任何关于电子邮箱的相关问题，可以拨打售后电8008朱小姐，或263客服电2（四）邮件签名：1、原则：为树立公司形象，并在电子邮件的签名中更全面、准确地标注个人及公司信息，公司将邮件签名统一格式标准。2、字体、字号及字色要求：邮件签名使用黑色宋体五号字。3、签名内容及要求：签名内容包含个性化区域、个人信息和公司信息三部分，签名内容具体要求：3.1个性化区域：所填内容须经部门主管同意，最多四行；3.2个人信息包括员工中文姓名、英文姓名（若无英文姓名可用拼音代替）、职位名称、职位英文翻译名称及员工的公司邮箱，没有职位名称的员工，则不需填写职位名称和职位英文翻译名称；3.3公司信息包括公司名称、公司英文名称、公司电话及分机号码、公司传真、网址（包括公司网址和产品网址）、公司地址及邮编等，没有分机的员工则不需填写分机号码。4、样例示范：以人事行政部经理刘伟的邮件签名举例如下：中国领先的无线传感器网络产品与现代农业解决方案提供商注释：（此处为个性化区域，所填写之内容须经部门主管同意，最多四行）刘伟Ada Liu注释：若没有英文名，可以用拼音代替，如：WeiLiu北京旗硕基业科技有限责任公司Beijing?Clesun?Science??Technology?Co.,?Ltd 注释：公司中文名称及英文名称人事行政部经理HRAdmin Manger注释：请将此处修改为自己的职位名称，若没有职位名称的员工，请删除此行电话: (010)817注释：若没有分机号码，只需填写（010真: (010)88邮箱: liuwei@注释：请将此处更改为自己的邮箱地址网址: 地址: 北京市海淀区学院路37号唯实大厦521室邮编: 100191设置签名方法：Outlook —工具 —选项 —邮件格式 —签名 —编辑签名（新邮件及答复邮件均需使用签名）— 确定五、邮件发送：1、关于邮件的收件人（1）发邮件时应选择适当的接收者，不要发给不相关的人员，浪费他人时间。对于非直接相关者，应采用抄送方式。邮件抄送要求：A、跨部门邮件抄送本部门负责人，同时抄送接收邮件者部门负责人。B、跨中心邮件抄送本部门、本中心负责人，同时抄送接受邮件者部门及中心负责人，同时抄送总经理。（2）内部邮件无法确定接收者范围时，发给该部门的部门经理转给相关人员。2、关于邮件的主题发送邮件时，邮件主题不得为空。必须用简洁、明确的语言填写主题，使邮件接收者在打开邮件