14文件控制程序.docVIP

文件控制程序 1、目的 使环境管理系统所使用之文件迅速、正确，以确保各相关部门都能适时获得适当且有效之最新文件，避免不适用文件与资料之误用。 2、适用范围 适用于全厂或厂区直属部门范围内生效的文件管理，分厂范围内生效使用的文件，依分厂有关管理规定进行管理，不适用于本程序。 3、定义 3.1一级文件：指环境管理手册 3.2二级文件：指程序文件 3.3三级文件：指工作指导文件，包括作业标准、技术文件、检验标准等。 3.4四级文件：指包括检验记录、矫正记录、测试记录/报告、熟练记录等。 3.5外来文件：相关法律法规、外来标准、环境投诉等。 3.6受控文件：对环境管理体系运作起指导作用的文件，在公司内，受控文件通常加盖“受控文本”印章。 3.7文件控制：文件的发放、接收、修改、回收、版本更新、保存等管理活动。 4、职责 4.1文件之审批：环境管理手册―――总经理或共同服务委员会。 程序文件―――总经理或共同服务委员会 标准指导书―――厂区直属部门负责人。 各项表单―――部门主管。 4.2 ISO执行小级负责草拟全厂区环境管理手册及环境管理程序，总环境管理委员会负责审查，最高管理层负责审批核准。 4.3文件之分发、回收、销毁及管理：文控中心。 4.4文件制订、修订及废止：原制订部门主管。 4.5文件的分发单位设定：由该文件的最终核准人决定，该分发的单位。 5、程序 5.1文件控制作业流程：（如附件一） 5.2文件编号系统：各类文件之制订、修订均需由文件控制中心依文件编码系统编号管理。 5.2.1文件编码原则： （1）E表示环境管理系统之文件。 （2）X为个位数字，表示文件类别（“1”表示一级文件，“2”表示二级文件，以此类推）。 （3）一级、二级文件，YY为流水号，表示不同文件；三级、四级文件，YY为部门名。 （4）对于一级、二级文件不用ZZ，对于三级、四级文件，ZZ为流水号表示不同文件。 5.2.2版本制订：第一次制定为第一版，以1.0表示，修订时代码递增1，即1.01.11.2 1.3……，增减页次或大幅度修改时可用2.0 3.0作为版本更新。 5.2.3表单编码原则： （1）E表示环境管理系统使用表单记录； （2）ABB表示对应程序文件编号，A为文件类别，BB为流水号。 （3）CC为流水号表示不同表单。 （4）DD表示版本。 5.2.4表单版本之制订：第一次制定为第一版，以01表示，修订版本时代码递增1，即0102，以此类推。 5.3文件制订、修订、废止作业： 5.3.1文件制订作业由拟案单位依本程序权限送审查无异议后，按文件编码系统编号并文件分发单位，呈权责人员核准后，由文控中心发行；文件审查、核准、颁布发行等阶段，若有任何异议由原拟案单位修改之。 5.3.2文件修订作业：文件若有需要修改、增订者，得由提议单位提出，并填写《文件制定/修订/废止申请单》交原拟单位会审，修改完成后之文件审查、核准、颁布发行作业内容，同文件制订作业。 5.3.3文件废止作业： （1）文件废止之申请、审查、核准、颁布作业同文件修订作业。 （2）文件废止后，原文件编号应列管，不可再重复使用。 5.4文件分发、收回作业： 5.4.1经颁布发行之文件、表单，应由文件控制中心以“文件总览表”及表单总览表列帐管理，经颁布发行之文件、表单加盖“文控”章后，依拟案单位所列分发给相关单位，并请收文者于《文件分发回收记录表》上签名。 5.4.2修订及废止时，应由文件控制中心依分发记录回收旧版之文件，回收时应注意数量及内容之完整性，并于《文件分发回收记录表》上签名；抽换时，以修订及废止页数更换之，全数更换时以版本之制定5.2.2作业之。 5.4.3修订及废止时，旧版失效文件应于新版文件颁布发行后即刻收回。 5.4.4对外文件分发，得由适当对外部单位代签收，失效或作废之文件则不予回收。 5.5文件保存、销毁作业： 5.5.1文件保存 5.5.1.1各文件类别之保管 （1）经核定颁布发行之文件，原稿均由文件控制中心列账保管。 （2）对外文件由与外部接洽之各主办单位保管。 （3）记录则各相关单位保管。 5.5.1.2文件之分发、保存 旧版文件废止回收时，文件控制中心及单位需注记回收情形，各单位不得保留有旧版文件，但文件控制中心须对历次版本变更之原案予以保存并加盖作废章，与有效文件分开保存。 5.5.2文件销毁作业 自各单位回收之旧版文件由文件控制中心销毁（文件控制中心需保留原案文件）。 5.6文件之档案管理 5.6.1现场使用之文件须放置于作业场所。 5.6.2非现场使用之文件须由各使用单位，指派专人自行集中管理。 5.6.3文件若发现有缺页、模糊、毁损时，应填写“文件申请表”，经部门主管审核，管理者代表核准后，向文件控制中心申请补发，但已损毁、