第八章节 会计报表子系统的分析(删节).docVIP

第八章 会计报表子系统功能及程序设计 第一节 会计报表子系统的分析 电算会计信息系统的基本目标是提供有助于使用者经济决策的会计信息。随着会计行业的发展，所提供的会计报表必然更适合使用者的各种需要，是更为详尽、及时、真实、准确的信息，而这样的会计信息又离不开计算机的帮助，随着电算会计的深入开展，会计报表子系统的功能必将越来越强。 编制并提供会计报表是会计核算系统输出阶段的会计确认。作为第二次的会计确认，它主要解决会计账簿中的哪些信息应当列入会计报表，或者在会计报表上应揭示多少会计信息和何种会计信息的问题。反映在会计报表上的信息，既不是单个账户数据的位移，也不是若干单个数据的简单合并，而是把许多数据有效地组合起来，不断压缩会计数据的多余度，使之形成一个可以发挥会计信息整体功能的信息群体。 与第二次会计确认直接相关的第一次确认，是对有关原始凭证加以识别、评判、筛选，从中接收含有会计信息的经济数据，并按预定账户分类归属，运用复式记账做成分录，正确填制记账凭证，把数据中含有的信息提取出来。一句话，第一次的会计确认是对应予输入复式簿记系统的经济数据的初始确认，是会计核算系统输入与处理阶段的会计确认。如果说，第一次的会计确认是以对账之后正确的账簿数据告终，那么，根据正确的账簿数据确定哪些数据应当列入会计报表，则是第二次确认的开始。在手工会计之中，直接根据书面记载的账簿数据来编制会计报表，使第一次与第二次的会计确认天衣无缝地衔接。而在电算会计信息系统中，由于账簿数据的载体已由纸介质转换为磁性介质，由于账务处理与会计报表往往分为两个独立子系统，这便使第一次与第二次的会计确认难以自然吻合。这是因为，在一个期间的账务处理之后与报表编制之前的时空之中，给不法分子提供了一个从容的不留痕迹的账簿修改机会。尽管在会计核算系统输入与处理后的账簿数据正确无误，尽管会计报表子系统的运行安全可靠，但却不能断言，所编制的会计报表就一定真实可靠。因此，在报表编制之前，首先面临着一个如何对账簿数据进行检查验证的关键问题，严格地经过这一步骤，才能保证两次会计确认安全衔接。 为了确保报表编制前账簿数据的检查验证工作快速便捷，就必须尽量减少账簿数据文件的个数。在许多会计核算软件的设计中，往往只设置单一账簿文件为报表提供数据，例如，设置明细分类汇总表文件或总账明细库文件，为会计报表提供静态或动态数据。由于这类数据库文件数据齐全，既有每一明细科目的期初、期末余额，又有本期借、贷方发生额的合计数和累计数；既有数量数据，又有外币金额，因此，可满足一般会计报表的编制需要。在实际工作中，人们往往还根据报表上项目填列的要求，适当设置一些明细科目，例如反映利润总额时，可在“本年利润”之下，分别设置“产品销售收入”、“产品销售成本”等明细科目，用于收入、费用的结转，以便利润表的方便编制。又如，在“长期借款”之下，增设“一年内到期的长期借款”、“一年以上的长期借款”明细科目；在“长期投资”之下，增设“一年内到期的长期投资”和“一年以上的长期投资”等明细科目，就使资产负债表中相应项目的填列垂手可得。总之，账户是加工财务信息的主要工具，它的设置，应该为编制会计报表服务。随着市场经济的发展，为企业内部分析使用的会计报表必然越来越多，因而灵活地设置相应的明细账户，无疑对报表的编制十分有益。 会计报表子系统一般可分为报表数据处理、报表格式的确定以及报表查询、报表打印、维护等部分。 会计报表的数据处理，是会计报表子系统的核心模块，所处理的数据主要来自于账簿，如根据某一科目的期末余额，或根据某一科目的本期发生额计算填列。第二类是来自其他报表数据，比如工业企业资产负债表的“未分配利润”的期末数，在采用“表结法”反映企业利润净额的方法下，应根据损益表中“利润净额”项目的“本年累计数”栏以及利润分配等账户金额计算填列。除了这两个主要来源外，会计报表尚有少部分数据通过键盘输入，如资产负债表中的补充资料等。 来自于账簿的数据，必须待月末结账之后方能作为报表的数据处理对象。所谓结账，是用于终结某月的账务处理，它往往通过编制一些结账的有关凭证，来完成企业的结转损益等工作。结账又分为月度结账和年度结账，在采用“表结法”结转企业当期损益时，月度结账比较简单，而采用“账结法”结账则要将各收入、成本、费用类账户的当期发生额合计数予以结转。只有当结账工作完成之后，系统才能进行报表的数据处理。 来自于其他报表的数据，则通过事先规定的报表编制顺序予以处理，例如先编制损益表，再编制资产负债表，最后再编制现金流量表。 通用的报表数据处理系统，对于数据处理，一般都为每一项目确定一个传递公式。利用这一数据传递公式，便可在运行时得到报表的各数据。使用数据传递公式，完全模仿了会计人员