办公室事务管理——小额现金管理.docVIP

教　　　案（课时数： 2 ） 　　　　　　　　　　　　　 授课授课 复 习 提 问 复　 问　 内 　 容 学生姓名 成绩 处理突发事件和临时任务的一般程序？ 作 业 及 预 习 要 求　　　　　　　　　　　 熟悉零用现金管理及商务报销知识。 预习 常规办公室工作——小额现金管理 教学目的：使学生理解、掌握小额现金管理的相关知识与技能。 教学重点：零用现金管理与商务费用报销。 教学难点：现金管理中的会计知识。 教学时数：2 教学内容与过程： 一、现金管理中的会计知识 （一）现金的收入和支出 一般地，具体的现金收支程序要根据每个单位业务的性质来制定，但是，在不同的现金管理活动中仍然有一些共同点基本规则。 1、现金的种类 大多数人认为现金仅仅指硬币和钞票。然而，从会计的观点来看，现金还包括支票、汇票和银行存款等。 支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据，分为现金支票和转账支票两种。现金支票可以从银行提取现金，也可以转账；转账支票只能转账，不能提取现金。 支票结算具有方便、灵活的特点，是同城结算中使用较多的一种结算方式，适用于单位、个体经济户和个人在同一城市或一定的区域范围内的商品交易和劳务供应及其他款项的结算。 采用支票结算方式，签发人必须在银行账户余额内按照规定向收款人签发支票，已经签发的现金支票遗失后，银行不受理挂失，可帮助收款人协助防范。支票一律记名，金额起点为100元，有效期为5天。对签发空头支票或印章与预留印鉴不符的支票，银行除退票外并按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款。 2、现金收入和支出 如今，收银机已经得到了普遍的使用。有些收银机用纸带记录销售和销售税金的资料。有些收银机和电子计算机连在一起，自动地提供现金总额和销货类别。为此，应当训练出纳人员正确使用收银机和正确地找零钱。必须设计每天从收银机收取现金的程序。通过信件收取的现金通常采用支票或者汇票的方式，偶尔也包括现钞和硬币。负责启封这些信件的人员要编制收款清单，用作存入银行存款和登记会计分录的依据。不管现金是放进收银机还是通过信件收到，所有经管现金的人员都应该记在现金收入日记账上，这种收入日记账可以是手写的账本，也可以是用于会计计算机的表格，或者电子计算机上的磁带或者磁盘。 除了很小的金额外，支出都是使用支票的。和现金收入一样，那些有权批准支出业务的人不应该在支票上签字。任何支票都应当具有说明支付原因的发票或者其他凭证。现金支出的记录反映在支出日记账上。这种日记账还可以称为“现金支出分录簿”或者“支票登记簿”。 3、现金超缺 收银机的繁忙工作，经常会使出纳员在找零时出错。每天活动终了时，经过与收银机纸带上的进款相比而发生的现金短缺数，就作为费用处理。如果发生超出，则列作收益。 4、现金制和应计制 许多小单位采用现金制来作为会计记录，也就是说，只有支付现金或者收到现金时，才作为费用和收益入账。大中型单位则采用应计制。也就是说，凡是在某一时期内发生的，都应该作为该期的费用和收益，而不管现金何时支付或者收到。 5、零用现金 由于用支票来支付小额费用难以实行，单位设立了零用现金来支付这种小额费用，诸入车费，邮资和少量的办公用品。为了设立零用现金，要开出一张支票并取得现金。这笔现金应当存放在上锁的办公室抽屉或保险柜中，由指定的人员（如秘书）保管和支出。 零用现金的金额根据单位的规模和小额支出发生的次数多少来确定。 零用现金的支出要在注明日期，收据编号，金额和支出用途的零用现金收据上登记。它还包括收款人的签字。收据要保存在零用现金保险箱内，在这样就史现金的金额加上收据的金额总是与最初的款项相当。当收到一张账单（发票）时，就要把它附在零用现金收据的后面。 此时，如果零用现金金额支付不足时，可以开出一张支票取得现金，使零用现金保持最初的数额。 零用现金收据应当交给会计部门，据以登入会计记录。 （二）旅行现金 秘书必须明确，要使上司们有足够的资金用于国内外旅行。所以事先要做好准备工作，访问银行和办事机关，取得代替现金的收据（如果去国外旅行，就应该是各种面额的外币）和各种文件。 信用卡和旅行支票 信用卡可以从银行取得，上面开列支款人的姓名和最高支款金额数。这笔金额要从单位存在银行的存款账户中扣除。当旅行者在国外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。一张信用卡通常包括一笔很大的金额。此外，旅行者可以在各家银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者必须在购买时在支票上签字