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《CIMS应用工程案例》课程论文 基于SharePoint知识密集型企业OA解决方案 学院： 机械电气工程学院 班级： 16级机制（2）班 姓名： X X 学号： 摘 要 本文讨论了知识密集型企业的形态特征、典型的业务流程以及经常面临的问题，然后通过分析SharePoint Portal Server 2003 (简称SPS2003)强大的文档管理功能、权限控制功能、信息集成功能，提出了基于SharePoint的知识密集型企业OA解决方案。基于SharePoint的知识密集型企业OA解决方案主要包括以下几个方面的内容：个人站点空间的创建与管理、团队协作空间的创建与管理、企业知识库管理、智能搜索与文档定位工程。最后，文章结合一个实际案例给出了新方案的分析过程与设计过程的详细描述，为今后的知识密集型企业实施OA系统提供了重要的参考价值。 关键字：SharePoint，文档管理，OA，知识 基于SharePoint的知识密集型企业OA解决方案 一、知识密集型企业概 知识密集型企业(knowledge-intensive enterprise)指的是以知识和信息为核心生产力的企业。通常，这类企业有如下几个特点：（1）、强调知识和信息的管理；（2）、强调团队协作，同时又注重知识产权的保护；（3）日常需要频繁处理大量文档和数据；（4）强调信息获取的正确性和高效性；（5）、强调文档流转流程上的柔性；（6）强调办公过程能够协调、高效地进行。典型的知识密集型企业或部门如：律师事务所，各种科研和行政单位。 知识密集型企业在实施信息化之前，一般都会面临如下一些问题： （1）由于企业内大量人为的办公，各种不可控因素造成文档管理比较混乱，企业各部门工作无法真正协同，因而企业整体工作效率低下，企业内人员以及企业与其客户都无法进行有效沟通。 （2）企业内的海量信息无法得到有效的管理和检索。 （3）团队协作过程中，每个人手上的文档的版本经常不一致，当需要交付最终版本时，才发现每个人其实都是在各自为战。 （4）个人信息和资源很难快速有效地共享出去，造成企业内大量的重复工作，人力资源被大量浪费。 （5）没有统一的新闻及公告发布平台。 近几年来，随着信息技术的快速发展，一些知识密集型企业开始实施自己的办公自动化系统（OA）应该说，大部分都取得了比较满意的结果。 二、 知识密集型企业的典型业务 图1一般科研项目的流程图 从图1我们可以看出，一个科研部门的人员，他进行课题研究的主要业务流程一般为：首先向上级申报一个课题，此申请会被发送到各级上级，经过一个审批流程，最后此课题按照一定顺序得到各个上级批准后，他会开始召集课题组成员，然后进行课题研究；在课题研究期间，课题组成员之间会频繁地交流和协作，查找各种知识资源，生成各类研究文档，到课题验收时，这些文档会集中归入各种知识库，以便日后的查询。因此，知识密集型企业的典型业务一般包括： （1）、人员管理：管理企业的各部门领导和人员，建立合理的企业组织结构。 （2）、团队协作：在项目进行或者课题研究期间，协调和管理整个团队。 （3）、办文流程管理：在项目审批或者课题申报期间，协调和管理整个审批流程或者申报流程能够有条不紊地进行。 （4）、文档管理：管理企业内的文档，此类文档一般是频繁变动的，比如各种研究文档。 （5）、知识库管理：管理企业的知识资源，使其能够适应快速检索和分类查询的要求。 三、案例分析 案例名称：ABC律师事务所基于SharePoint Server 2003 的办公自动化系统。 （1）需求分析 A）业务特征 ABC律师事务所是一家中型律师事务所（员工大概200人），主要办理各类民事诉讼案件，也包含少量大型案件（比如国家纺织品进出口贸易案等）。 B）组织结构 ABC律师事务所包含3个分所：北京分所、上海分所、广州分所，每个分所有一个主管，主管下有若干律师，有些律师有个人秘书，有些则没有。 图3：ABC律师事务所组织结构图 C)主要业务 1、接受民事诉讼案件； 2、审批案件； 3、处理案件； 4、提供客户咨询与服务； 5、结案。 D）存在的问题 1、案件审批流程慢，而且不能及时查看流程审批情况，无法快速响应客户的需求； 2、由于律师个体经常出差，集中讨论机会比较少，造成客户资源、案例档案、业务知识等无形资源的浪费； 3、纸介质业务文档名目繁杂，数量巨大，造成律师常常忙于查找文档，浪费大量时间。 （2）系统设计 A）系统目标 通过实施基于SharePoint Server 2003 的办公自动化系统，实现传统“单兵作战”的业务模式向“公司化”的协同工作模式转化。将原来分散在律师个体的客户资源、案例档案、业务知识等“无形”资源集中管理起来，并通过整合资源实现事务所效