D3-02-01-50-采购部管理制度.docVIP

采购部管理制度 （ZDⅢ-D3/02/01-50） 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范材料采购流程（包括锅炉、压力容器和压力管道安装、改造、维修工程和其它工程所用材料、零部件），加强与各部门间的配合，特制定本制度。 请购及其规定 1．请购的定义 请购是指某人或者某项目部（部门）根据生产、管理需要确定一种或几种材料、设备，并按照规定的格式填写材料请购单（材料计划表）的整个过程。 2．材料请购单的要素 完整的材料请购单应包括以下要素（材料计划表格式见附表）： （1）请购的部门； （2）请购材料所属项目； （3）请购的用途； （4）请购的材料名； （5）请购的材料数量； （6）请购的材料规格； （7）请购材料的样品、图纸或技术资料等； （8）请购材料的要求时间； （9）请购如有特殊需要请备注； （10）材料请购单填写人； （11）请购部门（项目部）主管； （12）材料请购单审核人； 3．材料请购单及其提报规定 （1）材料请购单应按照要素填写完整、清晰，由项目部审核批准后报采购部； （2）固定资产申购（申请采购金额≥2000元时）按照程序文件ZDⅢ-J-10-01（固定 资产购置申请表）的格式进行填写提报； （3）其他材料设备及工程项目申购按照材料计划表的格式填写提报； （4）请购部门（项目部）在提报材料计划表时应要求采购部签字接收，请购部门（项 目部）备份； （5）请购数量以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并 提交； （6）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门（项目部）必须 做出书面说明。 （7）材料请购单的更改和补充应以书面形式由项目经理签字后报采购部。 4．材料请购单的提报部门 （1）公司经营生产的材料、劳务、固定资产、工程及其他项目由项目部提报； （2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由党群工作部提报； （3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、请购单的接收及分发规定 1．请购的接收要点 （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过项目经理（或者部门负责人）审批； （2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格、项目特征描述、技术要求等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的材料不采购的原则； （3）通知库房管理人员核查请购材料是否有库存； （4）项目材料采购清单变更：项目上的主要材料的清单变更原则上必须要附工程量的签证签单或图纸变更，项目部必须提供材料变更的理由，并报公司采购部和成本控制部审批。 （5）对于不符合规定和撤销的请购材料，采购部应及时通知请购部门（项目部）。 2．请购单的分发规定 （1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急请购项目应优先处理； （3）无法于请购部门需求日期办妥的应及时通知请购部门（项目部）； （4）重要的项目采购前要征求公司相关领导的意见。 3．采购周期的规定 （1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目可就地采购，材料采购周期不应超过7天； （2）单次采购金额预算在1万元以上，五万元以下的项目比价采购，采购周期不应超过20天； （3）单次采购金额预算在五万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过30天（设备类不应超过60天）； （4）请购部门（项目部）应按照以上规定的时间提前申报请购单，采购部如未能按时完成采购任务时应向项目部说明原因； （5）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。 三、询价及其规定 1．询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称、品牌要求，了解图纸及 其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门（项目部）沟通； 2．属于相同类型或属性近似的材料、设备应整理、归类集中打包采购； 3．所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种 中介机构询价； 4. 对工程用重要物资和锅炉、压力容器、压力管道工程用的物资，采购员凭审批后的采购计划在物资合格供方名册中进行采购，并与合格供方签订采购合同。”（D3-J-02-31）； 2．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 六、合同的签订及其规定（合同版本见附件） 1．合同正文应包含的要素 1）合同名称、编号、交货时间、地点及方式； 2）采购材料/设备的名称、规格、技术要求、数量、单价、总价及合同总额，采购清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分； 3）包装要求； 4）合同总额应含税，特殊情况应注明； 5）付款方式； 6）工期； 7）质量保证期； 8）质量要求及规范； 9）违约责任和解决纠纷的办法； 10）双方的公司信息； 11）其他约定。 2．