竣工资料的归档整理.pptVIP

竣工资料的归档整理 一、前言 按照交通部《公路工程竣（交）工验收办法》的要求，公路工程建设项目交工前应完成竣工资料的编制工作（第八条的第五项），并且对竣工资料的编制内容提出了比较具体的要求，从目前大多数项目的实际情况看，到交工时能完全按此要求编制完成的可能性很小，其原因主要如下几点： 1、由于行政领导的干预，工程实际完工日期到交工日期的时间差太小，有些资料确实很难随工程完工而整理完资料。按《办法》要求，交工验收报告要提前15天提交给交通主管部门备案，要做到这点，工程完工到交工（交付使用）要20——30天的时间，现在看，比较难。 2、业主对竣工资料的要求不太明确，招投标文件中的要求不明确，项目执行过程中督促、检查不够。 二、资料编制的原则1、真实、全面、整洁； （有的认为“准确”也应是原则，我认为在整编时“真实”为主）2、对应统一，便于检索； 单位自己的各个部分，相应单位之间，编制顺序、内容统一，目录清晰，达到便于检索的保存目的。3、满足《办法》的规定要求。 三、资料编制说明 应当说按照《办法》规定的“目录”要求，对工程中所发生的资料进行分类整理、编制即可，但是，“目录”要求也不十分全面，也有一些应注意之处。首先说明的是，实际发生工程（工作）内容，而目录中没有列出的，按照资料类别放到相类似内容中或排列其后即可；另外，“目录”中有的条款实际是综合性的，实际编制时应拆分开编制，如：第一部分中第二——3款“环保工程验收文件”，应当包括绿化工程。 “目录”把所有资料按五部分进行了分类，按照档案验收的要求，一般按“卷”或“篇”、册、分册编制和装订，一般每册（本）不超过150—200页。 以下按“目录”的五部分进行说明。 第一部分：综合文件 本部分内容主要有业主单位编制，一般说不应该存在问题，而实际上存在的问题比较多，主要是原始的“真实性”不够和“全面性欠”缺。因为这部分内容文件型内容多，而施工过程中对文件的保管一般重视不够，并且对于工程的文件来自不同的部门，接受部门不仅是业主，从而原始文件容易丢失，有的是搜集不全，有的是没有原件（有的文件作为业主确实得不到原件，而此内容又非常重要，不可不要，那么就应在复印件上注明原件所在单位）。 为了保证齐全，工程开始后就应当对所要求内容进行专门的搜集管理，全部等到最后就很难搜集全面，工程中哪一个部门或哪一个人确实需要常用此文件的，应当使用复印件，非原件不可的，应通过借用手续限制时间退还。 ＊ 一——3款，“各参建单位总结报告”，按旧办法，对此内容有要求，但是拿出来单独编制的就是建设、设计、监理和一个施工单位的代表，现在就要所有的单位即各个合同段的承包单位都要写好编制在此，以往的项目情况看，这里容易出现的问题是内容不统一，工程规模、工程量、开工时间、合同价等等，同时考虑到竣工的汇报问题，仍须有一个单位对所有施工总结进行汇总总结，好在会上发言用。 ＊“二、单项工程验收文件”，再此均看为交工验收文件，按合同号进行交工；不可同类项目合并；环保工程中包括绿化工程；由此可见，新《办法》表面看交工验收简化了，实际上是工作量增加了很多或者说具体详细了很多。 机电工程和房建工程为单项验收,单独进行即可,而环保工程和档案为专项验收 ＊“二、建设依据及上级有关指示”，此部分内容主要是业主的搜集编制工作，前面说过，这部分内容的问题是不全面、无原件等，原因主要是项目文件来源多，主要收文单位并不是业主一家，况且我省目前情况是项目法人下还有一个项目执行单位。无原件的，在复印件中注明原件所在单位。  ＊“四、征地拆迁资料”，到竣工时应当办理好所有手续。 ＊“五、工程管理文件”，实际所容易存在的问题与“二”同。有一个项目，自己下发和上报待批的文件，档案中用的是草稿 第二部分、决算和审计文件 此部分内容是财务专业的内容，表格和内容均是统一的要求。第三部分、监理资料 “目录”把监理资料分为六部分，应当说这六部分很不全面，作为文件要求，又不好列全面，所以就列了一款“五、其他文件”，实际应叫“其他资料”更有概括性。 ＊“一、监理管理文件”：有关本项目的监理人员管理的各项制度、文件，按照时间顺序进行排列整理即可。 ＊“二、工程质量控制文件”:应当说按照“目录”，此部分内容所列缺项最多，如：监理指令、交工证书等都没有列出， 因此，建议把“2”分解重新编排如下： 二、工程质量控制文件1、有关质量控制的业主指令和往来文件； 按时间顺序排列。2、有关质量控制的措施、规定； 按单位或分部工程及时间顺序排列。